إدارة أصحاب المصلحة

إن أي مشروع بما فيها المشاريع الإبداعية تعمل مع العديد من الأشخاص والمؤسسات والمنظمات والجهات الحكومية وغير الحكومية المحلية والوطنية والإقليمية والدولية ممن يمكن أن تتأثر مصالحهم سلبا أو إيجابا بسبب تنفيذ أو إنجاز المشروع. وتبين التجربة أنه عندما يتم إغفال أصحاب المصلحة أو عند إساءة فهمهم خلال تصميم المشروع، أو الإشراك الضعيف لمصالحهم أو استبعادها خلال تخطيط وتنفيذ المشاريع، ويحتمل أن يؤدي ذلك غالبا إلى نتائج غير متوقعة وغير مرغوب فيها، وتستفيد المشاريع التي تستغرق وقتا لتحديد وفهم أصحاب المصلحة من خلال فهم أوضح للأفراد، الجماعات والمؤسسات التي ستتأثر بأنشطة المشروع وينبغي أن تستفيد من تلك الأنشطة، ومؤشر أفضل على قدرات أصحاب المصلحة هذه، وفهم أكثر استنارة للجهات التي يمكن أن تؤثر وتسهم في مرحلة تخطيط وتنفيذ المشروع، ووجهة نظر محسنة عن بدائل تصميم تدخلات المشروع ومعالجة نزاعات المشروع.  ويحتاج فريق المشروع إلى تطوير فرع معرفي الإدارة علاقات أصحاب المصلحة لفهم واقع وتعقيد المصالح والعلاقات، وتقييم آثار المشروع والتنبؤ بها الآثار الإيجابية أو السلبية على كافة مجموعات أصحاب المصلحة، وتصميم وتنفيذ خطط المشاركة التي تشجع على انخراطهم في المشروع والتواصل القوي، ويمكن تحديد أصحاب المصلحة إلى عدة أنواع وهم المستخدمين هم الأشخاص الذين سيستفيدون مباشرة من منتجات وأو خدمات المشروع. وأصحاب المصلحة هم الناس أو مجموعات ممن لديهم اهتمام في التعرف المشروع. مثلا، يمكن أن تشمل هذه الفئة المجموعات الفرعية من قبيل مجالس المشروع، مجموعات التوجيه أو الرعاة الذين يديرون إطار حوكمة المشروع، والمدققين والمشرعين الذين يضعون متطلبات الامتثال والسياق التشريعي للمشروع، والممولين الأفراد أو المنظمات الذين يقدمون التمويل للمشروع، وقد يكون الممولون جهات خارجية في حال تقديم منظمة مانحة للتمويل أو داخلية عند تمويل المشروع من موارد داخلية وهناك مقدمو الخدمات هم الأفراد الذين يشاركون بفاعلية في أعمال المشروع. تشمل قائمة مقدمي الخدمات المديرين، أعضاء الفريق، المنظمات المنفذة، المقاولين والموردين، والمؤثرين هم الذين لديهم القدرة على تغيير اتجاه المشروع سلبا أو إيجابا وتشمل أمثلة المؤثرين وسائل الإعلام المحلية، المسؤولين الحكوميين والمصالح التجارية أو قادة المجتمع، والمعتمدين هم الذين يرغبون في الحصول على شيء ما من هذا المشروع غير المنتج النهائي أو الخدمة المخطط الها.، وداعمي الاستدامة هم مجموعات مسؤولة عن دعم المنتج بعد اكتمال المشروع. ويفترض بفريق المشروع العمل على تحليل أصحاب المصلحة للعمل استكشاف مصالح اهتمامات أصحاب المصلحة. ما الذي قد يكسبونه أو يخسرونه خلال المشروع؟ ما هي توقعاتهم إيجابية وأو سلبية؟ ما هي الموارد التي يمكن أن يلتزموا بها؟ ما هي الأدوار المحتملة لأصحاب المصلحة، وما هي قدراتهم؟ هل هم من أنصار أو معيقي المشروع، ورسم خريطة نفوذ أصحاب المصلحة- النفوذ يشير إلى قوة أصحاب المصلحة في المشروع، مثل سلطتهم على صنع القرار، أو قدرتهم في التأثير على أنشطة المشروع أو أصحاب مصلحة آخرين بطريقة إيجابية أو سلبية. وما هو مدى التعاون أو النزاع في العلاقات بين أصحاب المصلحة.  ومن المهم عند العمل مع أصحاب المصلحة العمل على توضيح طبيعة العلاقات بين مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسيين، وتحديد سبل إشراكهم بشكل مناسب كي يتمكنوا من المشاركة في كافة مراحل دورة حياة المشروع، وضمان إدراكهم للتهديدات الخاصة بالمشروع وكيفية تدخلهم في حلها، والتركيز على مصالح أصحاب المصلحة، ودعم قدرتهم على الانتظام والضغط، وتحديد وتطوير مصادر دخل بديلة للمشروع، وإدارتهم، وضمان وضوح أدوار، ومسؤوليات، وسلطة وتواصل أصحاب المصلحة مع المشروع وإشراكهم في أنشطة المشروع ومعرفة من المسؤول، ومن المسائل، ومن يجب استشارته، ومن الواجب إبلاغه، ومن هو الواجب إبلاغه الأمور المرتبطة بالمشروع للمساعدة على ضمان الفهم والتوقعات للأدوار والمسؤوليات في جميع تفاصيله ومراحله. ومن المهم للمشروع تفعيل عمليات التواصل مع أصحاب المصلحة، وإدارته والعمل على تحديد دقيق للاستراتيجية الخاصة بالاتصال المناسبة بما يتلاءم مع حجم المشروع والوضوح فيما يتعلق بأسئلة ما، لماذا، من، كيف ومتى الخاصة بالتواصل. وعند تحديد وسيلة التواصل، يلزم أن تلائم الآلية كلا من رسائل المشروع وأصحاب المصلحة، وما هي الآلية أو الوسيلة التي ستزيد من احتمال تلقي الرسالة فعلا، فهمها والتصرف بناء عليها، وما هو حجم المعلومات الذي سيتم تضمينه، وعلى أي مستوى من التفصيل، وما هي الآلية الأكثر ملاءمة لنوع الرسالة، وما هي الآلية التي يفضلها صاحب المصلحة، وما هو مستوى التفاعل المطلوب للوصول إلى الاستفادة الكاملة من جميع أصحاب المصلحة في نجاح الكاتب ومشروعه الإبداعي.

إدارة التحليل

يفترض على فريق المشروع الإبداعي العمل على إدارة التحليل للبيانات والمعلومات التي تفيد المشروع وتساعده على استكشاف الإبداع والصناعات الإبداعية، وما هي المنتجات الإبداعية المتوفرة، ومن هم المنافسون، ومن هم مقدمو الخدمات، ومن هم المهتمون، ومن هم الجمهور المستفيدون، وما هي الفرص والتحديات والعقبات والمخاطر المحيطة بالمشروع، وما هو المنتج الإبداعي الخاص بالمشروع، وما هي الأسواق المتاحة لبيع المنتج الإبداعي، وما هي العناصر الضرورية لتحقيق النجاح، وما هي احتمالات أن يطرأ أي تغير على هذه الصناعة في المستقبل، واستعراض التجارب والمشاريع الإبداعية المنافسة والتنبؤ بكيفية منافستهم في المستقبل، والتنبؤ بالأفعال التنافسية المستقبلية ووضع خطط لزيادة جودة المنتج الإبداعي الخاص بالمشروع الإبداعي على المنافسة والكشف عن مواطن القوة والضعف في المشروع الإبداعي، وما هي الأنشطة التي يقوم بها، وما هي الاستراتيجيات التي يعمل على تحقيقها، ومعرفة مواطن قوة المشروع وضعفه، ومقومات النجاح والفشل فيه والحصول على بيانات التحليل وتفسيرها موضوعيا، وإجراء التدقيق المحاسبي بطريقة شفافة وموضوعية وواقعية وتوفير عرضا للبيانات الوصفية الخاصة بالبيئة التي يعمل فيها المشروع، وتوفير رؤى حيوية مهمة من شأنها إرشاد التحليل الداخلي، والمساهمة في التخطيط الاستراتيجي، ومعرفة مدى قوة المنافسة وضعفها والعمل على الإجابة على أسئلة من قبيل:

1.             ما هي بيئة العمل الإبداعي التي يعمل المشروع الإبداعي ضمنها؟

2.             ما الذي يتطلبه الأمر لتحقيق النجاح وسط هذه البيئة؟

3.             ما هي القيود التي تفرضها البيئة على المشروع؟

4.             ما هي متطلبات نجاحه؟

5.             كيف تجري عملية تطوره، والتعلم من تجارب المشاريع الإبداعية الأخرى؟

6.             ما هي المعايير الخاصة بنوعية الابداع الخاص بالمشروع الإبداعي؟

7.             ما هي البيانات التي يجب الحصول عليها للقيام بالتخطيط؟

8.             ما هي المصادر اللازمة للمشروع، والأنشطة والاحتياجات، والتخطيط للأنشطة المستقبلية؟

9.             ما هي التوقعات الخاصة بالمنتجات الإبداعية ضمن المشروع الإبداعي؟

10.           ما هي المصادر المرتبطة بدعم المشروع الإبداعي؟

11.           ما هي المناهج التخطيطية والتنفيذية والمالية والتسويقية الخاصة به؟

12.           هل تم فهم جمهور المنتج والمشروع الإبداعي؟

13.           كيف يمكن ضمان الاستمرارية في العمل ضمن المشروع الإبداعي؟

14.           ما مدى تلبية الخطط لحاجة الكاتب والمحيطين به وجمهور والمجتمع بشكل عام؟

15.           ما هي الأنشطة الجماهيرية التي يتضمنها المشروع الإبداعي؟ ومدى توفر التكاليف الخاصة بها، والفريق العامل لتحقيقها، والمنصات والفضاءات التي ستتم الاستفادة منها في مثل تلك الأنشطة، والاختيار الدقيق للوقت والمكان، وحجم الفعاليات والموارد اللازمة لتحقيقها؟

16.           هل تم معرفة خصائص تلك المنتجات الإبداعية؟ وهل هي جديدة؟ وهل تملك جمهور؟ وكم المدة التي سيتم العمل فيها لتلك الأنشطة؟

17.           هل تتناسب تلك المنصات والفضاءات التي تم اختيارها على تقديم المشروع الإبداعي بالشكل المناسب؟

18.           هل تم معرفة مدى حداثة وجدة المنتجات الإبداعية الخاصة بالمشروع بحيث تضيف الجديد للبيئة الإبداعية في المجتمع وتقدم للجمهور الجديد والنوعي والفريد من العمل الإبداعي؟

19.           ما مدى أهمية المشروع الإبداعي؟

20.           هل يعزز المشروع من تواجده كتجربة إبداعية فريدة ومؤثرة وناجحة، وإيجابية؟