إدارة التوقعات

هناك الكثير من التوقعات التي يتوقعها المحيطين بالمشروع منه والقصد هنا على الكاتب والقراء والجمهور والشركاء والعملاء وبالتالي على فريق المشروع أن يكون قادرا على إدارة وتحقيق التوقعات والخوض في العملية الإبداعية مع توقعات عالية وواقعية وقابلة للتحقق ومزمنة وقابلة للتمويل حتى تصبح حقيقة واقعة وليست مجرد خيال والعمل على إدارة وتحقيقا لتوقعات من خلال ضمان الإنجاز المستمر وتقبل النقد والتعديلات والملاحظات والتنبؤ بالتوقعات وتلبيتها ومعرفة معايير الصناعة الإبداعية وتجاوز تلك المعايير وتلبية أقصى التوقعات والعمل على الحصول على الكمال وتوقع العيوب وخوض التجربة والاستمتاع بها ومعرفة الأسئلة التي تحتاج إلى العثور على إجابات والعمل على تحقيق الأهداف ومعرفة درجة احترافيته وما هي التوقعات المطلوبة من الآخرين من المطلعين والمهتمين والمتخصصين في الصناعة الإبداعية في محيطه ودرجة مشاركاته في الفعاليات ووضعه أهدافا قابلة للتحقق وتحقق التوقعات والقدرة على المنافسة أو المشاركة في النشاط الإبداعي في محيط المشروع واحترام القوانين والقواعد والإرشادات والمبادئ التوجيهية و التوقعات والالتزام بها ضمن المشروع الإبداعي.  ومن المهم أن يعمل المشروع وفريقه على تلبية التوقعات حتى لو كانت عالية وتحقيقها على المدى الطويل والتحلي بالمثابرة والثبات والفعل والتوازن والجرأة والشموخ والطاقة والإثارة وتحقيق التوقعات بطريقة إيجابية ونشطة ومنتجة وسريعة وغير مكلفة والاستثمار في تحقيق تلك التوقعات لتساهم في نجاح التوزيع والمبيعات وعدم التسويف والمماطلة والتشتت والانغماس وإدراك الفجوة بين التوقعات وحلها في فترة زمنية وتميزها بالشمولية وتعطي فريق العمل الإحساس بالنصر ضمن مشروعهم الإبداعي.

إدارة الموارد

تحتاج الموارد التي يطلبها المشروع عند تخطيطها إلى تحديد مجموعة من المعايير والشروط التي تضمن جودة التخطيط للحصول على تلك الموارد ومنها تحديد الأهداف الخاص بها ومدى أهميته وأهمية تلك الموارد، وتحديد الشركاء أو الرعاة أو المانحين المقترحين لتوفير تلك الموارد، والتفكير بشكل استراتيجي في كيفية الحصول عليها بنجاح، والتفاوض لأجل الحصول عليها، والعمل على وضع خطط مستقبلية لزيادتها وزيادة عدد المؤمنين بالمشروع الإبداعي من الأفراد والمؤسسات المختلفة، والتفكير أيضا في زيادة الموارد من خلال المنتج الإبداعي نفسه و استثمار النجاح والشهرة الخاصة في بيع المنتج الإبداعي واستثمار الأرباح في تمويل المشاريع الإبداعية المستقبلية فالتخطيط الاستراتيجي ينظر إلى المشروع الإبداعي ككيان كلي يحتوي مجموعة من التفاصيل المهمة والتي تحتاج كل تفصيله منها لخطة إستراتيجية متكاملة تهتم بالتفاصيل التنظيمية والثقافية والقيمية والفنية والهيكلية والإجرائية والسلوكية والممارسات العملية والتفاصيل الاتصالية والمعلوماتية والبيانية والتشاركية والريادية والإعلامية والجماهيرية والإدارية والأسلوبية والإبداعية والتنفيذية.

إدارة القضايا

يجب إدارة القضايا ضمن المشروع عبر اختيار القضايا والاولويات في القضايا المتعددة التي يهتم بها ويساعده على التعلم وزيادة كفاءته في تخصيص الموارد وعملية ترشيدها، وزيادة الفعالية في تحقيق أهدافه دون إهدار الوقت والجهد والمال وغيرها من الموارد وبنوعية عالية ورصد وتوثيق للممارسات التي قام بها للاستفادة من الممارسات الإيجابية والتعلم من الممارسات السلبية وزيادة تفاعله مع البيئة المجتمعية، وتعزيز قدراته في الاستجابة لقضاياها بما يطرحه من أفكار في النصوص الخاصة به والتي تضيف للمشروع الإبداعي وضمان مساهمة التخطيط الخاص بالمشروع في التغيير الإيجابي في المجتمع من خلال الاختيار الذكي للقضية التي يعمل عليها والتي تشكل أولوية مجتمعية، ومشاركة المجتمع بأفكاره حول التغيير وطرقه، وجمع المعلومات الخاصة بالقضية والفهم العميق لمشكلاتها واحتياجاتها للوصول إلى حل لها، ومعرفة كيف تم تعامل المشاريع الإبداعية الاخرى مع هذه القضية، وما هي الإضافة الجديدة التي سيقدمها المشروع، وهل لديه الخطة والموارد ليستطيع المساهمة الإيجابية في القضية التي اختارها، وهل قام بإشراك المحيطين به في وضع أفكار للتدخل لصالح القضية التي يهتم بها وساهم في وضع حلول لها بإبداع ووضوح وشفافية وضمن الوقت والموارد المتاحة أم لا.

إدارة المسائل

إن المسألة عبارة عن قرار معلق، أو وضع أو مشكلة ستؤثر بشكل كبير على المشروع ولا يكون بمقدور فريق المشروع حلها على الفور، وفي الحقيقة فحياة المشروع محفوفة بالمخاطر، ومعقدة وأحيانا مجرد فوضى. وحتى عند وجود خطة شاملة ومفصلة، سيكون هناك مسائل تشكل تحديا للمشروع أثناء تنفيذه، ويجب على فريق المشروع تعلم كيفية إدارة المسائل، واستكشافها والتعامل مع التعقيد وتكييف الخطة لتعكس الواقع الجديد.  وإن عدم معالجة المسائل يمكن أن ينتج الآثار السلبية ومنها عدم القدرة على تلبية الجداول الزمنية للمشروع، التكلفة، الجدول الزمني، وجودة المشروع والحصول على سمعة مع الآخرين والوقوع في نزاعات ما بعد التنفيذ، ويحتاج المشروع إلى إدارة كافة عمليات إدارة المسائل من خلال تحديد المسألة وتعقبها وتحديد الأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها، والقرارات وغيرها من المشاكل قبل أن تؤثر سلبا على المشروع. وترتبط عملية تحديد المسألة وتعقبها ارتباطا وثيقا بموضوع إدارة المخاطر وبالتالي ترتبط بمرحلة التنفيذ و المراقبة، والتقييم والسيطرة والتحليل والنظر في العواقب المستقبلية ويرتبط حلها بالسيطرة والتهيئة و المراقبة والتقييم والتخطيط ووجود الأشكال التقنية، وقاعدة بیانات متكاملة والتوازن ما بين القيمة مقابل التكلفة، المنفعة، والمخاطر.

إدارة الأفراد

يجب أن يحتوي المشروع الإبداعي على معرفة بمدى أهمية الإدارة القوية للأفراد، كي يكونون قادرين على تحقيق أهدافهم فقط نتيجة للالتزام، وتعزيز تعاون ومساهمات فريق المشروع والتركيز على براعتهم، وتحفيزهم ورؤيتهم، وتمكينهم، والاعتراف بإنجازاتهم، والاستماع لهم، والقيادة بالقدوة، وحل النزاعات وبناء الثقة بينهم، وبناء قدراتهم ومهاراتهم وكفاءتهم وتعزيز قدرتهم على القيادة، التحفيز، الإلهام، التوسط، التواصل والتشجيع وضمان ادارتهم وقيادتهم وتوصيف مهامهم وأنظمة التعامل معهم وتطويرهم ومراقبتهم وتنظيمهم ومتابعتهم وتقييمهم وتحديد المشكلات، والحد من النزاعات بينهم وتحسين عمل الفريق، ووضع قواعد التواصل بينهم، والتفاعل الخلاق معهم من أجل إيجاد حلول لمشكلاتهم.

إدارة الضوابط

ومن أجل إدارة الضوابط في المشروع بشكل جيد يجب العمل على مواجهة التحديات والإشراف ووضع نظم رقابة سيطرة داخلية لتقديم ضمانات معقولة بشأن الاستخدام المسؤول أصول المشروع وتصميم عمليات الرقابة الداخلية لتحقيق تعزيز فعالية وكفاءة العمليات، وزيادة مصداقية غايات المشروع، وتشجيع الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها، وحماية موارد المشروع، والحد من مخاطر الاحتيال والفساد وتوجیه موارد المشروع ومراقبتها وقياسها. ومنع واكتشاف الاحتيال وحماية موارد المشروع، وضمان مصداقية التقارير المالية، والتغذية الراجعة حول تحقيق الأهداف التشغيلية أو الاستراتيجية، وزيادة القدرة التنظيمية للمشروع ووضع الضوابط الداخلية وإجراءات الدعم، ومراقبة الالتزام بالأنشطة والسياسات والقوانين الخاصة بالمشروع ولوائحه ومعاييره في كل جوانب المشروع المتعلقة بالموارد البشرية وللجداول الزمنية، ومراجعات الأداء وانفصال الموظف، والتوريد، وإدارة الأموال النقدية، وإدارة المصاريف، والتقارير المالية، وإدارة العقود والاتفاقيات والمنح والعلاقات وأنظمة الاتصال والأمن، وإدارة المعلومات وإدارة الإنتاجية، والأنظمة، وتحقيق الأهداف وضمان كفاءة وفعالية العمليات وتعزيز النظم الإدارية واللوجستية اللازمة للتنفيذ الناجح للمشروع الإبداعي.

إدارة الإمداد

يجب أن يعمل المشروع في إدارة الامداد والخاصة بتدفق المنتجات والخدمات عبر وضع الجداول الزمنية للتسليم، شراء المعدات، تحديد مرافق لتخزين المواد، الحصول على تصاريح، تتبع حالة كافة المواد وضمان الوثوق بالموردين؟ وهل هناك فساد في نظام التوريد؟ وهل هناك أي آليات موجودة لنقل المواد؟ وهل توجد مسائل أمنية؟ هل تعد سلامة العاملين مصدر قلق؟ وما هي القيود المفروضة على الموارد؟ وهل إدارة الإمدادات قد تؤدي الى خلل في إدارة خط الإمداد إلى فقدان السيطرة على المشروع، وفقدان السمعة الجيدة ورضا المستفيد، وصعوبات إدارة سلسلة الإمداد للمشروع بفعالية وكفاءة قدر المستطاع بما في ذلك المواضيع الإدارية واللوجستية والوصول إلى السلع والخدمات وضمان التعاون والتنسيق في عمل سلسلة الإمداد لضمان النجاح.

إدارة التوريد

وتعمل إدارة التوريد على تحديد المواد والخدمات اللازمة، وقت الحاجة إليها، وتحديد كيفية الحصول عليها والجهة المخولة بذلك بحيث تتوافق مع كافة قرارات الشراء وموازنة المشروع، والتقويم، والجودة ومعايير المخاطر، ويشمل التوريد العملية الكاملة الخاصة بالحصول على السلع والخدمات من مرحلة الإعداد وتجهيز طلب الحصول عليها وحتى الاستلام والموافقة على فاتورة الدفع والتوريد الفعلي للخدمات أو المنتجات اللازمة التطوير وتنفيذ المشروع، وقد يكون هناك أثر كبير لأنشطة التوريد على موازنة المشروع وجدول الزمني، لذلك يجب أن يتم إدماجها في الخطة العامة للمشروع، والموازنة والجدول الزمني وقد تشمل مواد التوريد المنتجات التقليدية مثل الأثاث، الحاسوب الشخصي، أو المنتجات عالية التخصص للمشروع مثل المعدات وقد تكون مرتبطة بالخدمات أو المنتجات اللازمة لتطوير وتنفيذ المشروع أو عند الحاجة الى موارد إضافية لإنجاز المشروع في الوقت المحدد أو لتوفير بعض المهارات اللازمة، ويجب على المشروع الوصول إلى السلع والخدمات الصحيحة في الوقت المناسب لضمان نجاحه.

إدارة المخزون

ويمكن أن يمثل المخزون تكلفة كبيرة من القيمة الإجمالية للمشروع. تتكون هذه القيمة من تكلفة المخزون نفسه، بالإضافة إلى تكلفة نقل السلع، تكلفة إدارة السلع العمالة، التغليف، وغيرها وحفظ السلع في المستودعات يحتاج فريق المشروع إلى وضع إدارة مخزون تضمن توفر المخزون لتلبية احتياجات المشروع حسب المطلوب، وعند الطلب وتحقيقا لهذه الغاية يجب على المشروع التنسيق وفريقه العمل على إدارة المخزون، وربط متطلبات المخزون باستمرار للاحتياجات والأولويات المتغيرة للمشروع. يشمل هذا التحدي ضرورة قيام المشروع بتحقيق توازن بين العرض والطلب عن طريق وضع حد أدنى من رصيد المخزون لتغطية فترة الطلب والانتظار لوصول المخزون الجديد. وعند تحقيق فريق المشروع لهذا التوازن، يجب على مدير المشروع التأكد من وجود السياسات المناسبة لوضع معايير وضوابط إدارة كافة عناصر مراقبة المخزون والتخزين.

إدارة الأصول

ينبغي اعتبار كافة معدات المشروع، واللوازم وغيرها من الممتلكات المحمولة أو المقدمة للمشروع أصولا للمشروع. وعليه، ينبغي أن يحدد المشروع سياسة إدارة أصول يمكن من خلالها مراقبة، صيانة والتخلص من المواد ذات القيمة لهذا المشروع بطريقة تنسجم مع متطلبات المنظمة وأو الجهات المانحة. ينبغي أن تشمل هذه السياسة تعريف الأصول، وتسجيل الأصول والاحتفاظ بسجلات كاملة ودقيقة لكافة عمليات اقتناء الأصول الثابتة. ينبغي تسجيل كافة الموجودات المكتسبة للمشروع عن طريق النقل، أو الشراء أو التبرع. وسم الأصول لصق رقعة- ينبغي وسم أصول المشروع لتسهيل الإشراف والسيطرة عليها.

إدارة الموازنات

تعد الموازنة وصفا للخطة المالية للمشروع والتي تشمل قائمة بتقديرات تكاليف المشروع. وكما هو الحال مع كافة مكونات خطة المشروع، يعتمد نجاح الموازنات على الشمولية والتفصيل، وتتنوع الموازنات إلى عدة أنواع ومنها الموازنات الشاملة والتي يجب فيها تضمين كافة بنود الموازنة المطلوبة لتقديم المنتجات والخدمات، ويحتاج فريق المشروع كخطوة أولى تحديد النفقات اللازمة لتسليم منتجات وخدمات المشروع، وتتعلق هذه النفقات بالعمل المباشر للمشروع، وكافة النفقات المتعلقة بالعمل غير المباشر للمشروع ومعرفة ما هي الموارد اللازمة للعمليات المساندة التي تعد حيوية لنجاح المشروع، وهل يشمل تلك الموارد المطلوبة للاتصالات، إدارة المخاطر، المراقبة، التقييم،  خدمات إدارة المشروع، إدارة الموارد البشرية، عمليات التوريد، تكامل المشروع والنفقات العامة للمشروع الإبداعي أم لا ويمكن وضع الموازنات بحسب ما تقوم عليه في المشروع كوضع الموازنة القائمة على والموازنة القائمة على تحديد تقديرات التكلفة وهناك متغيرات في المشروع قد تخرج عن سيطرة فريق المشروع ويمكن أن تكون التقديرات دقيقة بدرجة كافية لدعم قرارات جيدة في المشروع. وعلاوة على ذلك، هناك ممارسات فضلي تساعد فرق المشاريع على تحسين بقة تقديرات موازناتهم مع اختيار المقاربة الصحيحة لوضع والتقدير الصحيح لها سواء كانت تقديرات أعلى إلى أسفل أو تقديرات من أسفل إلى أعلى أو التقديرات المعيارية أو وضع تقديرات المراحل لأنشطة المشروع، وعلى مراقبة الأداء المالي للمشروع والمعرفة المستمرة بها تجاوز المشروع الموازنة أو قل عنها، ومراقبة تكاليف المشاريع من خلال تحليل القيمة المستحقة، ومراقبة تكلفة العمل المستكمل، ويعد تحليل القيمة المستحقة أداة تقارن التكلفة المخطط لها والفعلية لكل مهمة تم تنفيذها.

إدارة الأنشطة

وفي هذا الجانب يجب أن تكون الأنشطة هادفة وموجهة نحو تحقيق الأهداف فإن تصمیم الأنشطة يجب أن يكون مبنية مباشرة على ما تم تحديده في المرحلة السابقة مباشرة، وهي مرحلة وضع الأهداف المحددة، ويتم تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق كل هدف على حدة ثم الهدف المحدد الذي يليه، حتى الانتهاء من جميع الأهداف المحددة الخاصة بالمشروع. وتحديد الأنشطة بهذه الصورة يضمن أن تكون جميع الأنشطة التي تم اختيارها هي أنشطة لازمة التحقيق الأهداف، ولا تتضمن أية أنشطة غير لازمة لذلك وتعبر الأنشطة في مجملها عن الكيفية التي سيتم بها التصدي للمشكلة، ويتم تجميع الأنشطة المتشابهة في مكونات يطلق عليها مكونات الأنشطة أو مجالات الأنشطة، ومجالات الأنشطة هي عبارة عن الأقسام الرئيسية للأنشطة التي يتضمنها المشروع، وعملية تحديد الأنشطة عملية في غاية الأهمية حيث إنها تشمل الأدوات التي سيتم من خلالها تحقيق الأهداف، والجانب الآخر من الأهمية، والذي يجب أن يعكس زيادة في الاهتمام.  وأن عملية تحديد الأنشطة تتضمن اختيار أساليب التنفيذ، ويجب أن تكون المداخل والأساليب المقترحة في تنفيذ النشاط هي الأنسب لتحقيق أهداف المشروع بالنظر للمحددات التي تحكم تصميم وتنفيذ المشروع مثل: الوقت والجهد والتمويل، وهل العائد من تنفيذ هذه الأنشطة يتناسب مع تكلفة تنفيذها؟ وعلى هذا فإن اختيار مدخل ما أو طريقة تنفيذ بدلا من غيره يجب أن يكون له مبررات واضحة لاختياره ولاستكمال تصميم أنشطة المشروع و التأكد من أنه تم استيفاء بعض العناصر من قبيل هل تم تحديد مجالات الأنشطة، وهل تم تحديد الأنشطة داخل كل مجال، هل تم توضيح أساليب تنفيذها، وهل تم تحديد من سيقوم بالتنفيذ، وهل تم تحديد من سيقوم بالإشراف على التنفيذ.

إدارة المتابعة

تعتبر المتابعة من آليات الإدارة، وهي تعمل على مراقبة خطوات ومراحل تنفيذ المشروع، وهي عبارة عن نظام دوري للمراقبة بغرض التأكد من أن العمل يسير وفقا للخطة الموضوعة، بالإضافة إلى مراقبة مدى التطور الذي وصل إليه العمل بالمشروع ومعالجة أي قصور في عملية التنفيذ، وعلى ذلك فإن المتابعة هي عملية منظمة ومستمرة لتقدير مدى التقدم في العمل على مدى فترة زمنية محددة، وحيث إنها عملية رصد مستمر لحركة المشروع فهي تحتاج لمؤشرات ترشد على سير المشروع تتم صياغتها في مرحلة تصميم المشروع، والتأكد من أن المشروع يسير في الطريق الصحيح لتحقيق الأهداف والأغراض المحددة مسبقة ضمن الفترة الزمنية المحددة لكل نشاط من أنشطة المشروع، والتكلفة المخطط لها مع ضمان الجودة، وتقدم المتابعة معلومات مهمة تصب في نجاح المشروع عبر تحليل الموقف الحالي، وتحديد المشاكل وإيجاد الحلول، ولاكتشاف الميول والنماذج، وتنفيذ أنشطة المشروع كما هو مخطط، وقياس التقدم نحو إنجاز الأهداف، وتطوير الأهداف المستقبلية، ولاتخاذ القرارات المتعلقة بالمصادر المادية والمادية والبشرية، والمتابعة بذلك تواكب كل مراحل المشروع والتي تشمل المتابعة المالية والمتابعة الفنية للتأكد من حسن توظيف الموارد المخصصة للمشروع، ويقوم بها العاملون بالمشروع المشرفون: مسؤولون عن متابعة العاملين  معهم والمهام الموكلة إليهم. ومدير المشروع: مسؤول عن متابعة جميع جوانب المشروع، والممول الممولون من خلال التقارير والزيارات الميدانية حيث يقوم الممول بمتابعة التقدم وقياس الأداء، ومجلس الإدارة عبر التقارير، والزيارات الميدانية، والمقابلات الفردية، واللقاءات الجماعية، والملاحظة، وجمع البيانات، وتقوم إدارة المتابعة على وضع قائمة بالأنشطة المراد متابعتها ضمن خطة المتابعة، وتحديد مدة العمل بالمشروع والأنشطة والأفراد القائمين على العمل، وتحديد أساليب المتابعة والمؤشرات المستخدمة في ذلك، وتوضيح التطورات التي طرأت على الخطوات التي تم تنفيذها، وتوضيح العواقب والصعوبات التي تواجه المشروع إذا وجدت، واقتراح حل مناسب للتغلب على تلك الصعوبات، تحديد الموارد المطلوبة لتنفيذ خطة المتابعة وتحديد المتاح منها، وتحديد من سيتم استشارته أو تدريبه لتنفيذ خطة المتابعة.