إدارة الاجتماعات

ومن الجيد أن يكون المشروع ناجحا في إدارة الاجتماعات وتنظيم وإدارة ورش العمل بشكل ناجح ومثمر وصناعة ورش عمل لتطوير النص أو الاتفاق حول بعض تفاصيل المشروع الإبداعي للخروج بخطط واتفاقيات تصب في صالح المشروع الإبداعي. وتعتبر الاجتماعات من أهم طرق التواصل في المشاريع وأكثرها جدوى سواء في مواضيع تنمية وتحقيق الشراكات أو التنسيق للأعمال المشتركة بين الشركاء أو في المواضيع الخاصة بإعطاء المعلومات وتسليم المهام للمهتمين والعاملين في المشروع الإبداعي ومراقبة أدائهم في تنفيذ هذه المهام وتحتاج إلى الكثير من الجهود لصنع اجتماع ناجح ومثمر ويخرج بنتائج مفيدة.  وإن الأسس الخاصة بصنع اجتماع ناجح هي وجود قائد لهذا الاجتماع يعمل على تسهيل أنشطته والتيسير لسير الاجتماع بالشكل المخطط له وخروجه بالنتائج المرجوة منه، والتحكم في سير الاجتماع ليخرج بالهدف الذي صنع من أجله، ومن الأسس الناجحة لصناعة اجتماع ناجح المشاركة الفاعلة للحاضرين في الاجتماع والرغبة الجماعية في نجاحه، والمشاركة الفاعلة من قبلهم لأجل تحقيق النتائج التي من أجلها تم العمل على صنع هذا الاجتماع.  ومن المهم للمشروع العمل على مجموعة من الأسس والمهارات والمعايير ومنها الممارسات الجيدة لإدارة الاجتماعات بطرق فعالة والتأكد من توفر المعلومات حول القضية التي يناقشها الاجتماع، والتأكد من القدرة على أخاذ القرارات خلاله وتأهب المدعوين لحضوره، ووضوح الغرض منه، وتوفر الأجندة الخاصة به، ومساهمة الجميع في الحفاظ على إيقاع الاجتماع الإيجابي والمثمر واحترام توقيت الاجتماع منذ بدايته حتى نهايته، وضمان تفاعل الحاضرين بجدية من كل تفاصيله ومناقشاته، وإرساء قواعد للاجتماع والحرص على تطبيقها من قبل الحاضرين وتشجيع التصرفات والسلوكيات الجيدة من الحاضرين وبناء الثقة معهم وتعزيز مشاركتهم الإيجابية وإصغائهم لبعضهم البعض، وتشجيع مناقشاتهم المفتوحة والمثمرة ضمن أجندة الاجتماع، والعمل على تحسين إدارة الاجتماعات مع كل اجتماع يتم القيام به والخروج بدروس مستفادة منه لتطوير الاجتماع اللاحق.

إدارة ورش العمل

من المواضيع التي تساهم في نجاح التواصل هناك ورش العمل والتي تعتبر من الأنشطة التفاعلية والممتعة لصنع تواصل فعال ومثمر بين جميع شركاء تنفيذ المشروع الإبداعي، وتفيد في تحليل المشكلات، وتصميم الاستراتيجيات للعمل، ووضع الخطط التنفيذية له، واكتساب الجدد من المشاركين مهارات جديدة من خلال الاحتكاك بذوي الخبرة وتبادل الخبرات معهم بما يساعد في تطورهم في العمل وحصولهم على مهارات جديدة في التنظيم والتفكير الإبداعي واحترام الرأي والرأي الآخر والطرق الفضلى لبناء التصورات والمشاريع والخطط والشراكات، وضمان التأكد من بعض المعايير والمهام التي تجيب على أسئلة خاصة بالورشة من قبيل لماذا تتم إقامة الورشة في الأساس، وما هي الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، وما هي المشكلات التي تناقشها، وما هي المخرجات المؤمل الخروج بها، ومن المستهدف بالحضور، وما الذي سيجنيه المشاركون من الحضور، وكم تكلفة القيام بالورشة، وهل الموارد الخاصة بإقامتها متوفرة أم لا، وما هو التاريخ الأفضل لإقامتها، وما هو المكان المفضل لإقامتها فيه، وما هو الوقت المحدد لها، وما هي لغة الاجتماع التي ستضمن مشاركة الحاضرين الفاعلة، وهل هناك أي موضوعات خلافية ستتضمنها الورشة، وكيف ستتم إدارة النقاش. ووضع الإجراءات العملية التي يجب أن تتقيد بها الورشة والحاضرون فيها والاختيار الدقيق لأنشطة ورشة العمل ضمن الأهداف التي أقيمت لها وتسهيل العاملين في ورشة العمل لعمليات إدارتها، ووضوح أهدافها ومراحلها وتفاصيلها وجداول فعالياتها وتركيزها على الخروج بنتائج تصب في فائد الموضوع الذي أقيمت لأجله، وتميز جميع الحاضرين بالموضوعية والحياد، والعمل بجدية لضمان مشاركة الجميع في مناقشة الأفكار التي تحتويها الورشة والحرص على تهيئة المكان وجعله أكثر راحة للحاضرين، والعمل على إدارة مجموعات العمل وتحفيز الجميع على المشاركة والحفاظ على جدول ورشة العمل من ناحية أوقات الاستراحة وأوقات المناقشة بدقة حتى لا ينسحب الوقت ولا يتم النقاش في المواضيع الأخرى التي تحتويها ورشة العمل وخصوصا تلك ذات الأهمية والمتعلقة بإنشاء ورشة العمل في الأساس.

إدارة الاتصال

من المهم أن يكون لدى المشروع وإدارته قدرة على التواصل الإيجابي والمثمر، نقل المعلومات والمعاني والأفكار من شخص لأخر، واستثمار أدوات الاتصال في إيصال الأهداف الخاصة بها إلى جمهور وشركاء ومانحي المشروع. ويهدف الاتصال الناجح إلى جعل طرفي الاتصال متكاملين بدرجة تسمح بفهم مشترك للرسالة بينهما، وهو ضروري لصنع علاقات مع الآخر، ويقوم بعملية الإبلاغ أو الأخبار ونقل المعلومات والمشاعر والسلوكيات والتصرفات بين طرفيه عبر قناة تواصل محددة توضح طبيعة التفاعلات والاستجابة بينهما للوصول لحل مشترك بينهما تميزه علاقتهما الإنسانية وطبيعة التواصل اللفظي أو غير اللفظي وما هي وسيلة الاتصال المستخدمة بينهما لتحقيق تفهم الرسالة وتحقيقها الغاية التي أرسلت لأجلها وارتباطها بالمرسل إليه وطريقة تفهمه لها والرد عليها واستجابته لها ومدى توافق هذه الاستجابة مع الهدف الذي تم تحديده من قبل المرسل، وتحتاج الرسالة الجيدة للنجاح إلى توفر مهارات الاتصال والتواصل من قبل المرسل وقدرته على صياغة الرسالة بالشكل المناسب والتي تمكن المستقبل من فهم موقف أو سلوك المرسل والقضية التي تحتويها الرسالة.  وتنجح العملية التواصلية أو تفشل تبعا لعدد من المعايير والتفاعلات والمتغيرات مثل المرسل ونوعه وجنسه ومركزه الإداري وثقافته وتعليمه ومعارفه وأفكاره والمعلومات التي طرحها في الرسالة ومضمونها والقيم والمواقف والتكوين المعرفي أو الشخصي التي يرغب المرسل بإثارتها لدى المستقبل سواء كان فردا أو جمهورا وما يتعلق بالمهارات ورغبة المرسل بتنميتها لدى المستقبل وهو الشخص أو الجهة أو الجمهور ممن قد يكون هناك العديد من المعايير والتفاعلات والمتغيرات لديه أو لديهم مثل مواقفهم تجاه الآخرين وتجاربهم الحياتية وشخصياتهم ومزاجهم وعلاقاتهم الإنسانية بالمرسل كالحب أو الكراهية، الانجذاب أو النفور، اللامبالاة أو الاهتمام، وكذا تلك المعايير التي تتعلق بالإرسال نفسه كأن يكون تم بشكل عرضي أو استهلاكي أو يعمل على إحداث أثر  ومن العوامل التي تساعد في نجاح العملية الاتصالية الإنصات والاهتمام برسائل المرسل لفهم مضمون الرسالة وتفهم ما يرغب المرسل بتوصيله، وتفادي الحكم على المرسل بأحكام سلبية وفهم قنوات الاتصال والقدرة على التعامل معها للرد، والتعرف بشكل جيد على المرسل والمستقبل من ناحية العمر والجنس والأفكار والخلفية الثقافية والمجتمعية ولغته وطريقته في التواصل وخصائصه الاجتماعية والاقتصادية وربما معرفة أسلوب حياة المرسل أو المستقبل والتقاليد والقيم والعادات والمعتقدات والسلوكيات والاتجاهات والمعارف التي يملكها كل منهم، وفي حالات الاتصال الفعال والثري والمستمر تمكن معرفة الوضعية المالية لهما وتسهم في انتقال الرسالة بينهما بشكل سلس وفعال ودون خلل بحيث تحقق الهدف منه فالتواصل هو طريقة مهمة للفهم والشراكة لتحقيق الأهداف ما بين الفرد المرسل أو المستقبل، و تفعيل أنشطة التواصل مع كل المحيطين ليكونوا مساهمين مثمرين في نجاح المشروع الإبداعي.

إدارة التفاوض

يفيد المشروع أن يكون لديه قدرة تفاوضية عالية فهناك العديد من المنعطفات في أي مشروع بشكل عام أم في المشروع الإبداعي تحتاج أن تكون له قدرة على التفاوض سواء في شروط العقد الخاص بالطباعة والنشر لكتابه أو التكاليف المالية المترتبة على الكاتب لطباعة ونشر كتابه أو بسبب بعض المفاهيم أو المشاهد أو الأفكار في النص الإبداعي الخاص به، وعلى صاحب المشروع الإبداعي بشكل خاص أن يكون هو ومشروعه قادرين على إدارة عمليات تفاوض عالية المستوى والتعقيد ضمن تفاصيل المشروع الإبداعي، وقد تكون عملية التفاوض الخاصة بالكاتب ضمن أشخاص أو مؤسسات في مجتمعه المحلي وقد تكون من خارج مجتمعه المحلي ولكنها ما تزال قريبة من ثقافته، وقد تكون أيضا ضمن مجتمعات يعيشون في سياقات ثقافية مختلفة وأن يكون المشروع قادرا على التفاوض ويمتلك ميزات تجعل من مشروع الكاتب الإبداعي صامدا أمام العملية التفاوضية ويحمل في تفاصيله جينات نجاحه من قبيل أن المشروع جيد بما فيه الكفاية ليشجع الآخرون على اعتماده أو دعمه وأن يكون فريدا بطريقة لتجعل المحيطين به راغبين بالتفاوض لأجل الحصول على المنتج الإبداعي بداخل المشروع والحصول على أفضل الصفقات الجيدة ضمن أجواء توافقية مشتركة مهما كانت المفاوضات أو المساومة صعبة ومعقدة وتستهلك الوقت والجهد والمال ضمن التفاوض على أساس المصلحة المشتركة والتفاوض الإيجابي والعمل على إنتاج الحلول المبتكرة للمشكلات وعدم التوجه إلى العنف أو الترهيب ضمن العملية التفاوضية وإن يتسم التفاوض بالفعالية والنجاح في تحقيق أهدافه والإنجاز والارتياح وتعزيز الاتصال والتواصل والنقاش والتفاوض وطرق حل الصراعات، وتقليل المنافسة وتعزيز العلاقات والمهارات القيادية وضمان الحصول على صفقة ناجحة ومربحة للمشروع الإبداعي.

إدارة المنافسة

من المهم العمل على أن تكون المنافسة المتوفرة حافزا للمشروع لمزيد من الإبداع والفرادة والجودة والأنشطة التي يقوم بها وادراك أن وجود المنافسة ستعمل على زيادة جودة ما يقدمه المشروع من إبداعات وتفعيل أفضل الممارسات في المنافسة وتعزيز الحكمة في التعامل والواقعية في الحلول والتراضي عند الوصول لحلول مشتركة، وإيلاء العلاقات الاهتمام للحفاظ عليها وتنميتها وتعزيز الجوانب الإيجابية في المشروع الإبداعي والعمل على تحقيق المصالح المشتركة والتعاطف والمصداقية ومعالجة سوء الفهم أو الاختلافات في الأفكار والرؤى. 

إدارة الصراع

قد يمر المشروع بمرحلة الصراع في فريقه أو شركائه و داعميه وبالتالي يجب العمل على إدارة الصراع لصالح المشروع الإبداعي وبالتالي على الجميع العمل على التنبؤ بالصراعات وتحليل أسبابها ورسم الخطوط العريضة لمخرجاتها المتوقعة، وفهم ما هي كينونة الصراع وكيفية تطوره ونموه ومعرفة إمكانات تحليله وفهمه وطبيعته ومكوناته وحجمه وإيجابياته وسلبياته وميزاته ومشكلاته وأسبابه وحيثياته والطرق الأفضل للتعامل معه وإدارته أو تحويله أو تجنبه أو إهماله أو تسويته أو إنهائه أو حله حتى لا يؤثر على اختلال التوازن الطبيعي بين الأشياء أو الأطراف المختلفة ومعرفة إن للصراع أوجها إيجابية فهو يساعد على التطور والمنافسة والتجدد والإبداع، ويساعد على إدراك المشكلة ، ويحفز على التفكير في طرق تحقيق التغيير المطلوب، وتحسين مستوى الأداء، وتحسين مستوى البحث عن الحلول المختلفة وغير التقليدية، وصقل الشخصية، وإكساب المهارات والخبرات، وزيادة الوعي بالذات، والارتقاء بالمستوى الأخلاقي والنفسي والاجتماعي، ومساهمته في الجدل الفكري وإحداث التغيير، وله أيضا سلبيات كان يكون مدمرا للشخص والآخر ممن يعيش مرحلة صراع معه، وقد يعزز التسلط والقمع، وقد يقود إلى العنف والحرب، وانعدام قنوات الاتصال والمخارج وانتشار الخوف والقمع، وانعدام الشعور بالعدل والأمان.

إدارة الحوار 

ويسهم فتح الحوار بشكل موضوعي ونزيه على اقتراح حلول وقوانين لعمل المشروع ويسهم في ثبات واستقرار الحلول والوصول لها، واستبدال الاختلافات بقواسم مشتركة وتفهم وجهات نظر الآخر، والخروج من حالة التمسك بوجهة النظر والتعنت في المواقف الخاصة، وبدء التفكير باتجاه وجود حلول وسط مشتركة وعادلة لجميع الأطراف والعمل على صنع حلول والوصول إلى تفاهم مستدام، والعمل على إيجاد طريقة للعمل قائمة على المساعدة والدعم والتعاون، وتعزيز التعاون وتشجيع الجميع عن البحث عن البدائل، وتخطي العقبات والتحديات وزيادة خبراتهم العملية والإبداعية وقدرتهم على إدارة الموارد بحكمة، وتفعيل العلاقات الطيبة والإيجابية، وتفاعلهم الإيجابي في تبادل المعلومات واستثمارها لصالح الجميع.

إدارة التغيير

إن التغيير مسار ضروري وإجباري في كل مشروع بما فيها المشاريع الإبداعية ويجب التعامل مع التغيير وقبوله والعمل على إدارته والحفاظ عليه والتكيف المستمر معه والعمل على تعديل أنشطته الحياتية واستراتيجياته ضمن مشروع الإبداعي مع كل تغيير بشكل منهجي ومنظم يضمن تنفيذ التغييرات بدقة وكفاءة وتحقيق الفوائد الدائمة. وهذا يعني التخطيط للتغيير وإدارته وتنفيذ أنشطته والتحكم به ومتابعته ومراقبته والتعلم منه وترسيخه كطريقة تعامل مع التأثيرات البيئية والإبداعية في حياة المشروع ويضمن التغيير إمكانات وفرص للتطور ولكنه قد يؤدي لمقاومة التغيير، وتأتي تلك المقاومة بسبب الفهم الخاطئ للتغيير، والخلل في التواصل لإظهار أهميته، والخوف من المجهول أو فقدان السيطرة عليه، وفقدان طرق الحياة المألوفة أو فقدان مكاسب يوفرها الوضع الحالي، وربما عدم توفر المهارة على إدارة وقيادة التغيير أو وجود تجارب فاشلة في الماضي أو تلك الخاصة بالتوقيت المقترح للتغيير.

إدارة الجودة

إن تركيز المشروع على جودة كل تفاصيله من الأدوات المساهمة في نجاحه، عبر المحتوى الأدبي أو النص الأدبي الذي يقدمه الكاتب و هو المنتج الرئيسي له الذي ينتظره الجمهور الأوسع كقراء وصولا الى الخطط والأهداف والرسائل والاستراتيجيات والأنشطة التي تصل بالمنتج للقارئ كمستفيد نهائي فالعمل الإبداعي صناعة كبيرة تحتاج العمل الجاد وتسلق السلم للوصول إلى الهدف و المثابرة النقية والصلبة والمتواصلة، وتدفق الحماس والجهد والرغبة والعمل الشاق والموهبة والتضحية والتصميم وتشبيك العلاقات والتوقيت الجيد واستثمار الحظ وتأسيس شبكة اتصالات نافعة تخلق الفرص للنجاح وضمان الجودة.

إدارة المراقبة

ومع كل نشاط أو منتج إبداعي يحتاج المشروع أن يكون لديه القدرة على المراقبة، لمراقبة ما يدور حوله من تأثيرات فهذه التأثيرات هي من تعطينه البيانات الخاصة بمدى نجاحه وكيفية تطويره ومعرفة الجوانب السلبية منها والتخطيط لتفاديها ومعرفة الجوانب الإيجابية منها وتعظيمها وتعظيم أثرها وأن يكون على معرفة تامة يومية ومستمرة لكل ما يكتب عنه من ناحية الجمهور العام والقراء وكذا ما يكتب عنه أو ما تشاركه المؤسسات التي عمل معها المشروع الإبداعي.

إدارة التحليل

إن أي نشاط مراقبة يحتاج إلى التحليل بالضرورة فلا فائدة من المراقبة وتجميع البيانات الخاصة ومن ثم التخلص منها دون قراءتها وتحليلها والتعرف على الجوانب السلبية والإيجابية منها وكيف يتقبل أصحاب المصلحة والجمهور بشكل عام للمشروع الإبداعي مما يتوجب أن يكون لدى فريق المشروع مهارات وقدرة على التحليل تمكنه من تحليل هذه البيانات والتعرف على طرق تطوير تجربته الأدبية تبعا لما تم التعرف عليه من ردود الفعل المختلفة. وقدرة على التقييم لمعرفة قصص الفشل أو النجاح للمشروع ووضع خطط لتقليل حجم الضرر من الفشل، ووضع الخطط لاستثمار قصص النجاح إثراء المشروع بالدروس المستفادة من التجارب السابقة ودرجة تفاعل الجميع ممن حوله معها والخروج بمعلومات وقرارات تفيد أو تطور من المشاريع الابداعية اللاحقة.

إدارة الأولويات

على المشروع أن يكون قادرا على إدارة الأولويات القصوى لديه، والعمل عليها وانجازها بكل ثقة وأن يدافع عنها والتركيز على الأهداف وتحديد أولوياته بشكل أدق وابتداء من الأهم فالمهم بحسب سلسلة مهام ضمن أنشطته اليومية وتقسيمها لفئات ومهمات وأولويات وجدولتها وتضمينها وطرق التعامل مع المهام الطارئة أو العاجلة أو المنجزة للوصول إلى تحديد كامل للمهام ومن خلالها تحديد شامل للأولويات.

إدارة التحفيز

إن قدرة المشروع على التحفيز لفريقه ومحيطه مهمة بشكل فارق ليستطيع البقاء بشكل دائم على أتم الاستعداد للعمل أو الإبداع، ويمكن أن يتم الحصول على التحفيز من مصادر داخلية ك الشغف والحب والمتعة والتحدي، والشعور بالإنجاز والرغبة بالنجاح أو من مصادر خارجية كالمنافسة أو الرغبة بالتطور ووجود الفرص والتعرف على تجارب ومشاريع إبداعية ناجحة من محيط الكاتب المجتمعي والإبداعي، والرغبة بالحصول على التقدير والشهرة والجوائز الإبداعية أو لمجرد إنهاء الكاتب المشروع الخاص به ومن المهم عند الحديث عن إدارة التحفيز ادراك هدف التحفيز، و تحقيق الهدف، وما هي الأسباب التي تدعو إلى تحقيق الهدف، وهل الهدف الخاص بالتحفيز واقعي وقابل للتحقق، وهل السبب الخاص بالتحفيز منطقي وقابل للإقناع، يخلق رغبة في إنجازه وتحقيقه، وهل سيؤثر على أهداف المشروع الإبداعي.

إدارة البحث

يجب على فريق المشروع العمل على البحث حول المواضيع التي ترتبط بالمشروع الإبداعي من أخبار أو معلومات أو كتب بحثية أو إبداعية سابقة والبحث عن الأشخاص الذين يودون قراءة منتج المشروع والبحث حول أفضل الأماكن التي يمكنها نشر النص وتقديمه إليها معرفة جوانب القصور في منتج المشروع وتطويره أكثر للوصول به إلى النجاح في الطباعة والنشر والوصول إلى القراء وهو المكان الذي يستمتع فيه الكاتب بمعرفة أن جهوده أثمرت وحصل على النجاح والبحث عن قضايا المشروع ومحيطه الجغرافي وتاريخه الاجتماعي والسياسي والديني والثقافي والحربي والأدبي والثقافي  والبحث عن المهتمين والشركاء والمانحين وأصحاب المهارة والبحث في عدد كبير من العناصر والتي يمكن ن تكون حول الأصول والفرضيات والطرق المختلفة للإبداع والأنواع المختلفة للكتابة والبحث عن طرق صناعة نصوص مثيرة والبحث عن الإلهام والأفكار والحوادث والممارسات والإحالات التي تسهم في نشوء فكرة النص الإبداعي والبحث عن المؤسسات والوكلاء ودور النشر والمتخصصين والمرشدين والخبرات والتجارب التي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي أو إيجابي في المشروع الإبداعي. ويمكن البحث عن الطرق الأفضل لتفعيل عمليات المشروع الإبداعية ومناقشاته وأحاديثه ووجهات نظره وبناء قدراته وتدريباته ومشاركاته وتطوراته وإصلاحاته والبحث عن الأفكار الجيدة في المشاريع والكتب والعناوين والمجلات والصحف ومتابعة الجديد في كل مكان حوله والبحث عن الأشخاص ذوي التأثير على المشروع الإبداعي والبحث عن طرق حماية المشروع لنفسه والبحث عن الأزمان والمواقع والمؤثرات التي قد تؤثر على المشروع والبحث عن الممارسات الفضلى في تطوير ممارسات المشروع الإبداعية والبحث حول طرق تخطي الصعوبات والعقبات والمشاكل التي يواجهها والبحث عن الخبرات والمواهب الإبداعية الأخرى في محيط المشروع المجتمعي أو الوطني أو الإقليمي أو العالمي.  ويفترض بالبحث أن يكون عميقا وشاملا ومفهوما وقابلا لاستعماله لصالح المشروع واستقطاب المعلومات من كل مكان عبر القراءة والاستماع والمقابلات والمواقف من كل من يقع في محيط المشروع وذلك لان البحث عملية مهمة للكاتب ويجب تنظيمه وفرزه ومعرفة طرق الاستفادة منه لضمان عدم الوقوع في الاختلافات والاختلالات البحثية والمعلوماتية أو الإضرار بعلاقات المشروع المختلفة أو مفاهيمه أو أسئلته أو إجاباته أو معلوماته أو داعميه ومموليه أو شركائه أو المتعاونين معه فلا يفترض بالبحث العبث بموثوقية ومصداقية المشروع الإبداعي وهذا يستدعي من المشروع وفريق العمل فيه معرفة طرق البحث عن فرص لإضافة النجاح للمشروع الإبداعي ككل.