إن الموارد المالية من أهم التفاصيل التي يمكن أن يحتويها المشروع أو يجب أن يحتويها ليصنف كمشروع حقيقي قابل للتفعيل وتنفيذ أنشطته وتحقيق أهدافه، ومن ضمن أسباب النجاح في تمويل المشروع وتوفير احتياجاته المالية ما يلي:

المشروع قادر على تقييم الاحتياجات والأصول المادية

إن المشروع القادر على النجاح هو المشروع القادر على تقييم الاحتياجات والأصول المادية، وهناك جزئيتين في هذا الجانب يفترض بالمشروع الإبداعي أن يكون على بينة منهما قبل الدخول في الجانب التنفيذي للمشروع وأول هاتين الجزئيتين تلك المتعلقة بتقييم الاحتياجات التي يحتاجها الكاتب للاستمرار في الكتابة والعمل الإبداعي ضمن المشروع الخاص به وتقييم الأصول المادية التي يملكها ويمكنها أن تشكل المعين له في هذا العمل ينبغي على المشروع الإبداعي الخاص بالكاتب أن يكون لديه معرفة بالاحتياجات والأصول المادية التي يجب أن يمتلكها لكي يكون هناك تفعيل للمشروع دون تأخير أو حذف بعض أنشطته المهمة جراء عدم معرفة ما هي الاحتياجات التي يحتاجها المشروع لكي تتحقق أنشطته بالشكل الملائم، وما هي الأصول المادية التي يمتلكها الكاتب والتي يمكنها أن تساعده على تنفيذ أنشطة المشروع بسلاسة ودون تأخير أو تناس أو تغاض عن بعض هذه الأنشطة والجزئية الثانية هي المتعلقة باحتياجات المجتمع من حوله من الإبداع، وهل يحتاجه في الأصل ويراقبه ويستفيد منه ام لا.

لدى المشروع معرفة الاحتياجات والأصول اللازمة للتنفيذ

ينبغي على المشروع الإبداعي معرفة الاحتياجات والأصول اللازمة لتنفيذ المشروع بالشكل الجيد من حلال بيانات ومعلومات وخبرات متوفرة لديهم تجعلهم قادرين على تحديد تلك الاحتياجات بشكل دقيق، وتحديد الأولويات الخاصة بالمشروع الإبداعي وإثرائه بالآراء والمقترحات والمداخلات والخطط التي تضمن نجاحه ضمن استراتيجيات عملية ورؤى مشتركة ومعرفة بالفرص والمخاطر والتهديدات والبيئة الثقافية والإبداعية والسياسية والمجتمعية التي يعمل فيها المشروع الإبداعي.

للمشروع قدرة على التعامل مع الأموال بشكل رشيد

إن أهم أسباب نجاح المشروع مع المال هو أن يكون قادر على التعامل مع الأموال بشكل رشيد فالتعامل الحكيم مع الأموال هي الطريق الرئيسي لنجاح المشروع عبر ضمان وجود وتفعيل الإدارة المالية والحكم الرشيد في جميع تفاصيل المشروع المالية والتحلي بقيم النزاهة والشفافية والمكاشفة في الإدارة المالية ابتداء من الإعلان عن مصادر التمويل وأوجه النفقات جميعها في المشروع واعتماد الشفافية المالية والوضوح والإعلان عن أنشطة المشروع الإبداعي وموارده ومصادر تمويلاته والالتزام بقواعد المساءلة.

الإدارة المالية الجيدة لجميع الإجراءات المالية

إن أهم أسباب نجاح أي مشروع هو الإدارة المالية الجيدة لجميع الإجراءات المالية والتأكد من سلامة الأوضاع المالية للمشروع ووجود العلاقة الجيدة بين الإدارة المالية للأموال والشفافية وممارساتها الفضلى والاهتمام الكامل بقواعد المساءلة والشفافية في المشروع والتعامل مع الموارد بشكل حكيم والتأكد من جودة التقارير المالية المطلوبة والتصرف الصارم مع أي موقف يتضمن الإخلال بالمسئولية والمساس بالأخلاقيات فيما يتعلق بالتعامل مع الأموال، وضمان تفعيل المحاسبية في كل تفاصيل المشروع والخضوع والالتزام لهما.

المشروع قادر على تصميم موازنات جيدة

ويكون المشروع مميزا في ماليته إن كان المشروع قادرا على تصميم موازنات جيدة فوجود موازنة جيدة وشاملة لجميع أنشطة المشروع الإبداعي الخاص بالكاتب تعني عدم توقف المشروع في أي وقت من أوقات تنفيذ أنشطته وبالتالي عدم فشل المشروع، وإن وضع موازنة جيدة يعني الإجابة على العديد من الأسئلة المتعلقة بالأموال وكيفية توفيرها وصرفها والتحكم فيها، وما هي الأنشطة التي سيتم تنفيذها، وكيف يمكن تحقيقها وما هي تكاليفها، وهل تحتاج الشراكة لتنفيذها، وهل يحتاج المشروع الإبداعي لتمويل إضافي، ومن أين سيتم الحصول على التمويل وكيف سيتم إنفاقه ومراقبة الانفاق ومن سيتخذ القرارات في الصرف، ومن سيعمل على تقييم عمليات الصرف وغير ذلك من الأسئلة المالية المتعلقة بتنفيذ أنشطة المشروع وأعماله وتكاليفه، ومن سيشارك في تغطية التكاليف، وكيف سيتم التعامل مع الأموال بشكل شفاف وصادق وشمولي يضيف إيجابيا للمشروع الإبداعي.

يضمن المشروع خضوع الموازنات للمعايير الناظمة

يفترض بالموازنة أن تخضع لبعض المعايير التي تحدد مدى نجاحها وجودتها من قبيل هل تتقيد الموازنة بجدول زمني لها وللأنشطة التي تحتويها، وهل تضم المسئولين عن إدارتها وتنفيذ الأنشطة التي تحتويها، وهل تم عرضها على شركاء المشروع الإبداعي، وهل هي دقيقة ومعيارية ومراعية للأوضاع الخاصة بالمشروع، وهل تعبر عن أهدافه، وهل تتم مراقبة تنفيذها، ومن المسئول عن إدارتها، وهل تحتوي على البنود الرئيسية والفرعية بحيث تكون شاملة لكل ما يحتاجه المشروع الإبداعي لتحقيق أنشطته أم لا.

ضمان معيار الشفافية المالية

من المهم الاهتمام بمعيار الشفافية في مدخلات الميزانية ومن أين جاءت، وتضم كافة النفقات، ومن جانب آخر يجب الاهتمام باحتياجات الأنشطة الاي يحتويها المشروع، وأن تكون تكاليف الأنشطة متوفرة ضمن الميزانية، ومن المهم عند تصميم الموازنة معرفة التأثيرات التي تسهم في زيادة المصروفات في الميزانية على المخطط له بما في ذلك أسعار المواد او الخدمات أو الأجور أو تكاليف الانتقال أو إيجارات الأماكن أو تكاليف الأنشطة فكل هذه المسئوليات والاعمال والأنشطة التي لن تتم التي دون وضع الموازنات بشكل متخصص ومحترف يقوم بها أشخاص محترفون ومحدد لهم ادوارهم ومسئولياتهم في تصميم الموازنات الجيدة ابتداء من التخطيط ووضع الموازنة التي تخدم الأهداف العامة والخاصة للكاتب والمشروع الإبداعي، واختيار الأنشطة التي تحقق تلك الأهداف باعتبار الموازنة هي الخطة المالية للمشروع الإبداعي ككل.

ضمان مشاركة الفريق في وضع ومراقبة الميزانية

يجب أن يقوم المختصين عند وضع الموازنة بإشراك الفريق في عملية وضع الموازنة، وأخذ كل العوامل الداخلية والخارجية في الاعتبار عند وضع الموازنة، استخدام المعلومات السابقة والحالية من أجل وضع تصورات واقعية للموازنة والحصول على الموافقة على استخدام الموازنة في إدارة العمليات الجارية، وادراك علاقة الموازنة بالخطة العامة للمشروع، وما الأنشطة التي سيتم القيام بها، والخدمات التي سيقدمها، وتكلفة الأنشطة. وكيف ومن أين ستحصل على هذه الموارد.

خضوع الموازنة لجدول زمني

إن إجراءات الموازنة تتم في شكل متتابع، ولهذا يجب أن يقوم الكاتب ومصممي موازنة المشروع بوضع جدول زمنى لإجراءات الموازنة، مع وضع مواعيد للانتهاء من تنفيذ كل نشاط، وكذلك تحديد الأشخاص المسئولين عن تنفيذ كل نشاط فيها وعرضها على جميع شركاء المشروع واعتماد جميع نفقاتها، والتأكد من توافر التمويل اللازم لتنفيذ أنشطتها، والتأكد من أن التقديرات الموجودة بالموازنة دقيقة بدرجة كبيرة، وتوضيح المعايير المستخدمة في وضع تلك التقديرات، والتأكد من أن الموازنة تعبر عن أهداف المشروع ككل، والعمل على مراقبة تنفيذ الموازنة بعد اعتمادها والحصول على تقارير مالية توضح مقارنات بين المخطط والفعلي، وتدرس أسباب الانحراف إن وجدت.

اتسام الموازنة بالمرونة والصحة والمصداقية

ويجب أن تتسم الموازنة بالمرونة من حيث إمكانية تعديلها طبقا للواقع الفعلي وطبقا للتمويل المتاح. ويجب مراعاة توزيع النفقات المباشرة وغير المباشرة فيها بقدر الإمكان، ومن جهة أخرى يجب على المشروع الإبداعي تصميم الموازنة الخاصة بمشروع الإبداعي التأكد من احتوائها على البنود الأساسية التي يحتاجها المشروع وموازنة الأنشطة التي يحتويها المشروع ككل بما في لك الإيرادات والمصروفات المتوقعة خلال تنفيذ المشروع الإبداعي وأنواع الإيرادات المتوقعة ومصادرها وأنواع المصروفات المتوقعة، وتوثيق كل تلك الإيرادات والمصروفات بشكل محترف وشفاف ونزيه ويومي في حال المكان ضمن كشوف محاسبية وأنظمة محاسبية معروفة ومضمونة الصحة والمصداقية.

وجود الخبرة المالية

ويسهم في نجاح كل ما سبق خبرة العمل ضمن مشاريع إبداعية سابقة احتوت على موازنات بداخلها وتجاربهم السابقة في التعامل مع الموازنات من قبل ويظل هناك إمكانية دائمة للتعاون وتسليم المهام لمتخصصين في التعامل مع الموازنات وإضافة الخدمات والجهود التطوعية الى الموازنة وأي أجهزة أو معدات تطوعية للموازنة بصفتها تمويلات للمشروع، وتثمين كل تبرع مالي أو جهد تطوعي مالي ضمن الموازنة.

امتثال الميزانية للقوانين والقواعد المالية والمحاسبية

يجب أن تكون الحركة المالية ممتثلة للقوانين المالية، والشروط المالية الخاصة بالمانح، والقوانين الوطنية والمحلية الخاصة بالدولة، وأن تعمل على الاحتفاظ بكافة الأوراق المالية التي تم العمل على أساسها في المشروع والاحتفاظ بسجلات دقيقة للحركة المالية في المشروع والعمل بشكل محترف مع الأنشطة والتفاصيل المالية، وتصميم أنظمة تحكم لحركة الأموال وحفظ وتخزين السيولة النقدية والتعامل مع السندات والشيكات والمدفوعات والمعدات والمخزون الخاص بالمالية ومن المهم لنجاح الإدارة المالية العمل على حماية الأوراق أو الأموال من سوء الاستخدام من قبل فريق التنفيذ، وحمايتها من السرقة أو التعامل بشكل شيء من التمويل، والقدرة على العمل مع الأوراق المالية بما في ذلك الفواتير وترتيبها وأرشفتها وتحديثها عند كل حركة مالية، وحفظها بصورة جيدة في حال رغبة المانح أو أي جهة ذات سلطة للنظر فيها أو عند تقديم التقارير المالية أو القيام بعمليات المراجعة والمتابعة والتقييم للحركة المالية في مقابل التنفيذ للمشروع وتحقيقه أهدافه.

امتثال الإدارة المالية للإجراءات التي تضمن جودة سير العمليات المالية

إن الإدارة المالية الجيدة هي مجموعة من الإجراءات التي تضمن جودة سير العمليات المالية بما يحقق أهداف المشروع، وثقة جميع المتعاملين معه، وتعكس الشفافية، وتعمل ضمن قواعد الحكم الرشيد والمساءلة والمحاسبة في المعاملات المالية التي تقوم بها وتمويلاتها والتي يجب أن تكون واضحة ومعروفة المصادر للجميع، وخضوع جميع المتعاملين مع المشروع للمحاسبة في أي موقف يشتبه فيه بالتعامل غير الجيد مع الأموال وشبهة الفساد أو التصرف الغير رشيد مع التمويلات.  وبشكل أوسع فالإدارة المالية التي تتقيد بالشفافية والوضوح والتقيد بالقوانين هي شكل من اشكال الممارسة الديمقراطية واحترام القوانين ومناهضة الفساد وهذا ما يدفع جميع شركاء المشروع الإبداعي الى التأثر بالمشروع والعمل على نجاحه بشكل جماعي فالإدارة المالية هي من تعمل على وضع الخطط المالية ووضع تصور للتمويلات والمصروفات والعمل على النظام المحاسبي والاحتفاظ بالسجلات المحاسبية، وترتيب الاعمال والأنشطة ضمن المشروع وتتعامل مع الجميع بقدر من المساءلة والمحاسبة، والخضوع للرقابة وتقديم المشروع ومنفذيه ككيان نزية أمام الشركاء والمانحين والحكومة والمستفيدين وكل المهتمين بأعمالها، وهي الإدارة التي تضمن أفضل التعاملات مع الموارد المالية، وعدم السعي لتحقيق مكاسب شخصية.

ضمان التدفق الجيد والحر للمعلومات المالية

إن الإدارة المالية تعمل على ضمان التدفق الجيد والحر للمعلومات المالية، وتهتم بنشر تقارير المشروع المالية الصادقة، وبطريقة أخرى في التفصيل فإن الإدارة المالية ذات أهمية للمشروع الإبداعي لأنها من الإدارات المهمة في توجيه صناعة القرار فيما يتعلق بالمشاريع والبرامج والأنشطة وهي الإدارة التي تقدم المعلومات عن العوائد والنفقات.

توقع المشاكل المالية واقتراح حلول لها

من المهم توقع المشاكل المالية واقتراح حلول لها، ووضع خطط واستراتيجيات للاستقرار المالي، وتحديد المواضيع التي تحتاج الى تحسينا في مواضيع التعامل مع الأموال، وتهتم بصناعة الاستراتيجيات المالية في تصميم الموازنات وتحديد الأهداف المالية، ودراسة والتعرف على أنظمة وشروط المانحين المالية والتوصية على تطبيق هذه الشروط عند تصميم البرامج والمشاريع المرسلة للتمويل، والتنبيه لمصادر التمويل المتوفرة.

استمرارية التخطيط والعمل للحصول على الاموال للمشروع

ومن الاعمال التي يمكن للإدارة المالية المحترفة القيام بها لصالح المشروع الإبداعي التخطيط للحصول على الأموال أو القرارات المختصة بصرفها ومراقتيها وتقييمها ومعرفة أثرها بشكل محاسبي متخصص، والتخطيط للتمويل وتصميم الموازنات على المدى الطويل والقصير وما هي الأنشطة التي سينفذها المشروع وكم تكلف وما هي السياسات المالية المتبعة وإقرارها، والعمل على اعتماد سياسة المشروع المالية، والاشراف على تنفيذ البرامج والمصاريف الإدارية ومعرفة الوضع المالي للمشروع وانشطته وتقييم جدوى أوجه الصرف والتأكد من تلبية السياسات والمعايير المتبعة في التعامل مع الأموال ومراجعة وإقرار الموازنات والمركز المالي والحسابات الختامية والتقارير المالية والتدقيق الحسابي الداخلي أو الخارجي ومراقبة تنفيذ الإجراءات المالية والتزامات المشروع الإبداعي أمام الغير، ومدى تحقيق الأموال للأهداف المالية للمشروع، وتعيين المسئولين عن الإدارة المالية له، والحفاظ على المشروع من خلال الإبقاء على الوضع المالي له مستقر ومتنام وكاف.

خضوع العمليات المالية للمراجعة والتدقيق

من المهم للمشروع العمل على المواضيع المالية باهتمام وتقدم توصيات بما يجب القيام به في التعامل مع الأموال، ومراجعة الموازنة ووضع السياسات المالية والمساهمة في اختيار الموظفين للحسابات وتقديم النصيحة بشأن الأولويات المالية ومراجعة وتعديل التقارير المالية ومراقبة الإدارة المالية وجودة أعمالها، ومراقبة الاتجاهات المالية والفرص المتوفرة للتمويل والمشروعات التي يتم تنفذها، والاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وكاملة والعمل على المستندات المالية، وكتابة التقارير المالية، وتسجيل المعلومات المالية، واستقبال وأرشفة المستندات، وعمل الحسابات المطلوبة ورقيا أو الكترونيا وتوفير هذه الأوراق للإدارة لضمان المراقبة والمحاسبة وتجنب الفساد.

ضمان جودة التقارير المالية

يجب على المشروع الإبداعي الاهتمام بكل التفاصيل المالية وتقديم التقارير المالية، والتعامل مع المعاملات المالية ومسك الدفاتر المحاسبية والإشراف على موارد المشروع ومصروفاته وإيصالاته وإيراداته وحساباته وأعماله المالية ككل، والاحتفاظ بالمستندات الدالة عليها ومراجعة السجلات واعتمادها وحفظها والتأكد أن جميع المصروفات مطابقة لبنود الميزانية ومرت بالمعاملات الإدارية المعمول بها، وإعداد التقارير الخاصة بها وخصوصا التقارير النهائية والحسابات الختامية.

اهتمام المشروع بجميع عناصر الإدارة المالية وتطبيقها

ومن المهم أن يهتم المشروع بجميع عناصر الإدارة المالية وتطبيقها فالمشروع الجيد هو من يهتم بجميع عناصر الإدارة المالية ويطبقها بالشكل الأمثل ابتداء بإعداد خطة مالية تعرف بالموازنة، وتتضمن تصورا لكل من الدخول والمصروفات المتوقعة، وعلى أساس هذه الموازنة يتم مقارنة الدخول والمصروفات الحقيقية، ويتم الحصول على المعلومات المالية من خلال النظام المحاسبي الذي يحتفظ بسجلات المعاملات المالية. ويخضع للرقابة واستخدام هذه المعلومات لتوجيه عمليات المشروع للوصول إلى أفضل استخدام للموارد المالية لتحقيق أهدافه، وتوجيه صنع القرار فيما يتعلق بأنشطة المشروع الإبداعي، ومعرفة عوائده ونفقاته، وعمل التعديلات طبقا للمصروفات. وتحديد المناطق التي تحتاج لتحسين في كفاءة الأداء، وتوقع المشاكل المالية، واقتراح استراتيجيات لتحقيق الاستقرار المالي، وتعزيز مصادر التمويل من المنظمات الحكومية والأفراد، والجمهور والمانحين.

ضمان الإدارة الرشيدة في التعامل مع الموارد المالية

إن أهداف الإدارة المالية الرشيدة التي نتحدث عنها تتمثل في الاستفادة القصوى من الموارد المالية. وتوقع المشاكل المالية. وضمان الالتزام بمتطلبات ولوائح الحكومة ومتطلبات الممولين. وضمان استخدام التمويلات بشكل مناسب. وتقديم معلومات دقيقة لجميع المستويات، والتخطيط ووضع الموازنة، والمعاملات المالية وحفظ السجلات. والإدارة المالية ككل، والقيام بالتحليل المالي ومراقبة الميزانية والتقارير معرفة كم الانفاق ، وفى أى الأوجه يتم الإنفاق؟ وهل يوجد دخل يكفي لمواجهة مصاريف المشروع الابداعي؟ وهل هناك سيولة مالية احتياطية لمواجهة الطوارئ؟ وهل يتم العمل في حدود الموازنة، وهل يتم الانفاق كما تم التخطيط أم لا ومعرفة كيف تتم إدارة التدفق النقدي وتحميل التكاليف وتحليل التكاليف والمراقبة وتوقع المشكلات وتجنبها، وتحمل التكاليف المباشرة وغير المباشرة، وتحليل التكاليف لضمان الكفاءة والفعالية ومراقبة الميزانية من خلال مجموعة الإجراءات المالية والسجلات والنماذج والملفات والدفاتر المساعدة لتتضمن إدارة مالية ذات كفاءة، وتؤكد صحة التعاملات المالية، وتعمل على تقليل نسبة الخطأ والتزوير وسوء الإدارة. وتضمن المراقبة الداخلية الجيدة متابعة أثر كل مبلغ من أول المصدر الرئيسي وحتى التسجيل النهائي.

ضمان السيطرة على الصرف من بنود الاموال المتاحة

ومن أسباب أهمية الإدارة المالية للمشروع الإبداعي أنها تعمل على معرفة هل تم الصرف على أحد البنود أكثر مما هو مقرر؟ وهل سيضطر المشروع للصرف على أحد البنود أكثر مما هو مقرر وبقراءة متأنية للسجلات والبيانات من الممكن توقع بعض المشاكل والعمل على تجنب حدوثها. وكذلك من حل بعض المشكلات بشكل سريع، والعمل على أنشطة المراقبة المالية والإشراف من خلال مقارنة الموازنة بالواقع الفعلي، ومقارنة الفترات المالية، وتحليل مؤشرات المتغيرات وكتابة التقارير المالية الداخلية والخارجية والتي تبين المصروفات، والوضع المالي للمنح المقدمة مقارنة بالخطط والتوقعات النقدية والتدفق النقدي وتحليل تكلفة أنشطة المشروع الإبداعي ككل.