للمشروع مهمة واضحة ومفهومة وقابلة للتنفيذ

إن الصورة الشاملة تعني معرفة كل تفاصيل المشروع الإبداعي حتى الوصول إلى نهايته وتعزيزه لتجربة الكاتب، وتحقيقه للتغيير الإيجابي، ويفترض بالمشروع الجيد أن يكون له مهمة واضحة ومفهومة وقابلة للتنفيذ وأن يسعى المشروع لتنفيذها وإيصالها إلى الجمهور من القراء والمهتمين بالتجارب الإبداعية أو المستثمرين للمشاريع الإبداعية، وتعني وجود مهمة أن يملك المشروع وفريقه الطاقة للتنفيذ وإحداث الفرق الذي يرغب المشروع بأن يصنعه والذي يحتوي على مهمة واضحة ومفهومة ومحددة وقابلة للتنفيذ ويسهم في مساعده الكاتب بالخروج بإبداعاته ومشاركاته ورؤيته للتغيير والتطوير والأفكار وتحقيق الإنجاز لصالح الكاتب والمشروع الإبداعي.

يحتوي المشروع على رؤية جيدة وشمولية وقابلة للتحقق

أن من صفات المشروع الجيد أن يحتوي على رؤية جيدة وشمولية وقابلة للتحقق فالرؤية هي الحلم الذي يسعى الكاتب إلى تحقيقه من العمل المرهق الذي يقوم به وإذ لم توجد رؤية لدى المشروع الإبداعي فهذا يعني الفشل ومن المهم للرؤية أن تكون مكتوبة وتشاركية ومقنعة للمعجبين والقراء والداعمين له والمستثمرين فيه وأن تكون رؤية إبداعية وجيدة وقابلة للتحقق وقادرة على جمع الآخرين حول الكاتب والمشروع الإبداعي ليساعدوه في هذا المشروع للوصول لتلك الرؤية التي يحلم بتحقيقها. وإن تركيز المشروع على تصميم رؤيته الجيدة وكتابتها هي الطريقة الأمثل للوصول إلى الأهداف التي سوف تساعد على تحديد أطره ونتائجه بشكل أكثر تفصيلا وجودة وقابلية للتنفيذ وسوف تساعد الرؤية كثيرا عند تخطيط المشروع لمعرفة الأنشطة والعمليات والإجراءات التي يجب أن يقوم بها. وإن طرح المشروع لرؤيته ومهمته أمام الجميع سيمكنه من التخيل والإبداع للجهود التي سوف تصل به إلى تحقيقها و تقديم المشروع بشكل أكثر احترافا أمام المحيطين وتسهم في زيادة ثقتهم بأهميته. فالمشروع الناجح هو من صممت رؤيته ومهمته وأهدافه وخطته العملية التي تفصل وأنشطته ومساهمات المحيطين به من الأشخاص والمؤسسات في تحقيقه. وإن الرؤية هي صورة المكان الذي يرغب المشروع بالوصول إليه وهي التي تحدد شكل مساهمته في تشكيل ذلك العالم الذي يساهم في صناعته، ويمكن للرؤية أن تكون كبيرة وجريئة ومحفزة ومقنعة وحقيقية وواقعية وجديدة.

يحتوي المشروع على الرسالة الواضحة والسهلة الفهم والوصول للجمهور والقابلة للتنفيذ والتحقق

وتمثل الرسالة الواضحة والسهلة الفهم والوصول للجمهور والقابلة للتنفيذ والتحقق كصفة مميزة للمشروع الجيد، والرسالة هي الخريطة التي يمكن لأي مشروع النجاح من خلالها، ويصح هذا القول على المشاريع التي تنشئها الدول أو المجتمعات أو المنظمات غير الحكومية المحلية أو المنظمات الدولية، أو الأشخاص وخصوصا إذا كانوا أصحاب مشاريع شخصية سواء كانت مشاريع صغيرة خاصة بهم أو مشاريع كبيرة وسواء كانت مشاريع تنموية أو مشاريع إبداعية تساهم في صنع حياة أجمل وينطبق على الرسالة الخاصة بالمشروع الإبداعي نفس ما ينطبق على المهمة والرؤية حيث يجب أن تكون مصممة بشكل جيد وترتبط باحتياجات الكاتب وقدراته وموهبته وأن تكون مكتوبة لتشكل المرجع لجميع أنشطة المشروع الإبداعي ومن المعايير المهمة لنجاح الرسالة مشاركتها مع الآخرين ودعوتهم للمشاركة في تحقيقها و تصميمها بحسب خبراتهم وأعمالهم ودرجة ارتباطهم بالمشروع الإبداعي وإيمانهم به، وإن افتقاد المشروع للرسالة سيجعله يفتقر إلى القدرة على الرؤية الصحيحة للعمل الذي يقوم به وتفاصيله وأهميته القصوى. وقدرته على إقناع الآخرين بأهميته وتحفيزهم على مساعدته في تنفيذ أنشطته، وتساعد الرسالة على اختيار الأنشطة المركزة والذكية والتي تصب في صالح المشروع الإبداعي ويجب العمل على أن تكون رسالة المشروع الإبداعي فريدة ومركزة ومرغوبة ومتطورة ومحدثة ومقنعة ومحفزة وواثقة وتشرح المشروع والأنشطة والأدوات التي تحقق المشروع الإبداعي.

يحتوي المشروع على القيم الإيجابية

يجب أن يحتوي المشروع على القيم الإيجابية كقيم الحق والخير والجمال، والإبداع وحربة التفكير وحرية الرأي والتعبير و الصدق والنزاهة والشفافية والجودة والعمل على تنمية العلاقات الإيجابية ومعالجة العلاقات السلبية والاختلافات في وجهات النظر بتعقل وبرغبة في العمل وتحقيق مخرجات المشروع الإبداعي ووصوله لجمهوره المستهدف والمجتمع والمحيطين به وانجاح العمليات والأنشطة التي يحتويها المشروع وفهم كل قيمة من القيم الإيجابية والتأكد من أن جميع المحيطين بالمشروع لديهم نفس الفهم لكل قيمة من القيم الإيجابية والإنسانية لكل من يعمل في المشروع الإبداعي.

يحتوي المشروع على أهداف تعنون النقطة النهائية التي يرغب بالوصول إليها

يفترض بالمشروع الإبداعي أن يحتوي على أهداف تعنون النقطة النهائية التي يرغب بالوصول إليها، ومن أجل الوصول إلى أهداف ذكية وقابلة للتطبيق ولديها زمن ومكان لتحقيقها أن تكون ناتجة عن رؤية شاملة لمحيط الكاتب وموارده، وتحليل ذكي للواقع الذي يعيش فيه الكاتب بحسب الأسئلة التالية:

1. ما هي الجهات الفاعلة إيجابيا أو سلبيا في مشروع الكاتب الإبداعي؟
2. مَن هم شركاء الكاتب المحتملين في تنفيذ المشروع الإبداعي؟
3. ما هي نقاط القوة والضعف في المشروع؟
4. ما هي النقاط التي يفترض بالكاتب التركيز عليها عند تنفيذ المشروع الإبداعي؟
5. ما هو الهدف النهائي من المشروع؟
6. ما الذي يجب أن يقوم به الكاتب على نفس خطة المشروع؟ أو على نحو مختلف لخطة المشروع للوصول إلى المخرجات المأمولة؟
7. ما هي التغييرات طويلة ومتوسطة وقصيرة الأجل التي يسهم المشروع في تحقيقها؟
8. ما هي السلوكيات والمواقف والمعارف والعلاقات والمهارات التي سيحققها المشروع الإبداعي عند تحقيقه؟
9. ما هي النتائج النهائية التي ستتحقق من المشروع الإبداعي الخاص بالكاتب؟

ويحتاج المشروع لتحديد الأهداف العامة الخاصة به وأن تكون واضحة ومركزة ومعرفة احتمالات نجاحها من فشلها، والعمل على تطويرها والخطط التي تؤدي إليها بشكل مستمر ودوري وتشاركي فالأهداف لأي مشروع هي عبارة عن خارطة طريق لتحديد أولوياته، وتركيز طاقته، وجرس إنذار له في حال انجرار المشروع لمواضيع هامشية وغير مفيدة وتعمل على التنبيه في حال التركيز على مواضيع لا تهم المشروع ولا تسهم في نجاحه وتتميز الأهداف أنها شيء يمكن تحقيقه وإنجازه والسيطرة عليه والوصول إليه في فترة زمنية معقولة عبر موارد متاحة ومنطقية ومتوفرة،، وتلبي تطلعات المحيطين به من المهتمين أو الشركاء أو المستفيدين من هذا المشروع الإبداعي.

إن أهم معايير الهدف الجيد أنه يتجه إلى تحقيق شيء إيجابي ومثير ومحفز وعميق وواسع وله احتياج ويشكل أولوية ومن السهل شرحه وفهمه والترويج له لدى كل الأشخاص بغض النظر عن مستواهم التعليمي أو الثقافي أو الأدبي، ويعمل على توحيد الآخرين لتحقيقه بغض النظر عن اختلافاتهم السياسية والاجتماعية والدينية والثقافية وله قدرة على جذب حلفاء وداعمين ودافعين به إلى النجاح والخروج للمستفيدين من القراء والمهتمين، ويتماشى مع مهمة ورؤية ورسالة وقيم الكاتب والمشروع الإبداعي ككل، ومن أهم الأفكار والسبل لنجاح الأهداف في الوصول إلى جميع شركاء ومستفيدي المشروع الإبداعي.

وجود شراكات إيجابية للمشروع

أن النجاح الحقيقي ينبع من قدرة المشروع الإبداعي على خلق شراكات إيجابية في محيطه الإبداعي من الأدباء والنوادي الثقافية والمؤسسات غير الحكومية والمؤسسات الإقليمية والدولية ودور النشر ووسائل الاعلام والتي تهتم بالعمل الإبداعي وتدعمه وتبحث عن المشاريع الإبداعية المخطط لها بشكل احترافي وذكي ومبدع وقابل للتحقق، ويعزز وجود تجربة ممتدة ويساعد في وجود شراكات إيجابية ترويج الرسالة والرؤية والقيم والأهداف والمهام تناول تفاصيل المشروع بشكل احترافي ومقنع ومثير لدى الجميع ويجعل من الجميع يرغبون بالتعامل مع الكاتب ومشروعه الإبداعي.

وجود القيادة الملتزمة

يجب أن يتميز المشروع بوجود القيادة الملتزمة كإحدى الصفات الجيدة له بحيث تكون قيادته صاحبه الرأي الأخير في أهدافه وأنشطته ومخرجاته وتتميز بإيمان عميق بالمشروع وأهميته ومستعدا لتلبية مسئوليات ومهام إضافية ووصول الالتزام ليصبح موجودا لدى المحيطين من المؤثرين والمهتمين، وتدفعهم لتطوير وتنفيذ المشروع والايمان به، والتميز بالمسئولية والعدل والحزم والصدق والثقة وكسب ثقة المحيطين به، وتشجيعهم وتحفيزهم للعمل لتحقيق المشروع الإبداعي. ومن المهم أن يكون القائد ممتلكا لمهارات التحفيز والإقناع وإدارة الاجتماعات، وحل المشكلات والقدرة على جمع التبرعات وجذب أعضاء جدد، وقادر على تقديم حلول تشاركية وفعالة معهم لصالح المشروع، والقدرة على إدارة الوقت، والقدرة على التأثير، والنقاش الإيجابي، وتقبل الآراء، والإدارة المالية، وحل الأزمات، وإدارة فرق العمل، وإدارة الصراع، والتسويق، والاتصال والتواصل، وإدارة المخاطر، ووضع السياسات والمعايير والاستراتيجيات، وإدارة المشروع الإبداعي.

وجود تخطيط للمشروع

إن التخطيط عمل طويل المدى وهو يحدد الإطار العام والأهداف الشاملة بعيدة المدى للمشروع واضعا في الاعتبار العوامل المساعدة والعقبات التي قد تواجه التنفيذ، ويهتم التخطيط بوضع الخطط الخاصة بالأنشطة الدورية وتحديد مسار العمل وتطوير النتائج المرجوة، وتحسين نوعية القرارات ويزيد الوعي والحساسية للتغيير والتهديدات والفرص، ويضع أهدافا للتنفيذ ويدمج الأساليب للتأكد من عملية التقدم، ويرسم اتجاهات الخطط قصيرة المدى والمالية ووضع الميزانيات، ويوضح صورة للمشروع أمام الجميع. ويجيب التخطيط على سبب وجود المشروع، وإلى من يتوجه، وما نقطة البداية، وما التطور أو التغيير الإيجابي المنشود، وما الذي ينبغي فعله، وكيفية تحديد مدى نجاح الخطة، والتأكد من وجود الرؤية، والرسالة، والأهداف المحددة، والفئات المستهدفة، والنتائج المرجوة، والاستراتيجيات، والأنشطة، والمدخلات، والتقييم، والميزانية والتأكد من وجود مقومات النجاح والنضج، وسير المشروع على خير ما يرام ويقدم مردود إيجابي بالإضافة الى المخرجات والتسويق وزيادة الأموال وتفعيل الأنشطة وتطور المشروع الإبداعي ككل.

ويعمل التخطيط على ضمان الحصول على الموارد والمواد التي يحتاجها ومعالجة ضعف التمويل وضمان الإدارة الجيدة وعدم المرور بمراحل ركود أو أزمة والعجز وتهديد حياة المشروع الإبداعي وافتقاره إلى الاحتياطي المالي، وتعرضه لخطر الانقراض. ويعمل التخطيط على ضمان تطوير القدرات وبناء مجموعة عمل قادرة على الرؤية وقادرة أن تنهض من الأزمة ويمكنها أن تصبح ناجحة وحقيقية وتحقق إنجازات إبداعية والاتجاه نحو المؤسسية في العمل الإبداعي، وتطوير منتجات المشروع وضمان جودته وتحقيق موارد من تلك المنتجات وزيادة الجمهور المتابع والداعم للمنتجات الإبداعية ضمن المشروع، وتوسيع مناطقه الجغرافية، وزيادة التاريخ الإبداعي للكاتب ضمن المشروع الإبداعي الأكبر والمحيط بتجربته الإبداعية الكلية، ويمكن لعملية التخطيط الاستراتيجي أن تكتسب قوة تأثير كبيرة من خلال:

تحديد أولويات المشروع الإبداعي

وتعني تحديد أولويات المشروع والمنتفعون منه والقوى المؤثرة فيه، والمساهمين الرئيسيين فيه والموارد التي يحتاجها وطرق صياغة الخطط ومناقشتها وتفعيلها، والقدرات التي يجب أن تتوفر ليستطيع المشروع العمل بجوده وفعالية ونجاح وتميز ضمن المشاريع المشابهة والمنافسة المشروع الإبداعي.

تحليل الوضع الراهن

وتعني تحليل الوضع الراهن في محيط المشروع، وقدرته على تحديد المشاكل ووضع الحلول لها، وقدرته على وضع رؤية ورسالة ومبادئ وفئات مستهدفة، والقدرة على وضع الاستراتيجيات الخاصة به والمناسبة والمحددة الأهداف وكيفية تحقيقها ومتابعتها وتقييمها، وما هي أنواع المشاريع الإبداعية في محيطه وأهميتها وفوائدها وهياكلها وكياناتها وإداراتها وأهميتها في العمل الإبداعي واستدامته في أي بيئة محيطة به، وإدراكه للقوانين واللوائح المنظمة للعمل في المشروع وكيفية تحقيقه لغاياته.

فعالية العاملين في المشروع

وذلك لضمان فعالية العاملين فيه وقدرتهم على إدارته بشكل متميز وفاعل وناجح وقائم على نشر الاحترام المتبادل بينهم، وتفعيل الرقابة على أدائهم وتقييمه ووضع سياسات العمل معهم، ومشاركتهم في القرارات الفنية والتشغيلية ووضع الرؤية المالية، والمساهمة في التمويل والموارد الأخرى، وتمثيل المشروع أمام المستفيدين والمجتمع بصفة عامة، وتهيئة الأجواء المناسبة لعملية التخطيط ووضع خطة لسير عملية التخطيط وتلبية كافة متطلبات التخطيط الشامل من أشخاص وبيانات وتحليلات.

الحصول على الأموال

وتعني التخطيط لتخصيص الموارد، ووضع الجدول الزمني وتكاليف أنشطته، ووضع دراسات للتخطيط، والموارد المالية الخاصة به، والإطار الزمني المحتاج له، وضمان فعاليته وتطوره ومشاركة الجميع في تصميم الخطط والتخطيط وخصوصا من يتمتع بخبرات في تصميم التخطيط وعناصره وطرق تفعيله، وضمان توافق الجميع مع مخرجات التخطيط، وتوافر الوقت الكافي أو الخبرة الملائمة، والقدرة على جمع البيانات وتحليلها ووضع أطر الاستراتيجيات، وترشيد شتى نفقات التخطيط إلى الحد الأدنى، وضمان إجراءات جمع البيانات وتحليلها، ولإشراف على عملية وضع الاستراتيجية وتطويرها، وضمان وضع خطط واقعية تقبل التنفيذ.

فهم وتطبيق التخطيط بشكل جيد في المشروع

وتعني تبني إطار العمل الخاص بالمشروع، ووضع خريطة طريق ترشد المخططين خلال عملية التخطيط، واقتراح تحليلات يتعين إجراءها، ويكشف عن النتائج المترتبة عنها، ويصف الطريقة المثلى للاستفادة منها، والهدف من هذا الإطار، وضمان تطوير الخطة على وجه السرعة.

ضمان التنفيذ الجيد للخطط

وتعني ضمان التنفيذ الجيد لخطط المشروع بأعلى مستوى من الدقة والانضباط وأقل قدرا من احتمالات الإخفاق، ووضع الجدول الزمني لنشاطات الخطة لضمان التدفق المنطقي وتنفيذ كل خطوة من خطوات الخطة، والمخرجات المرجوة منها، ويحدد المشاركين في التنفيذ، وضمان توافر البيانات، وعمق التحليل، و التنسيق، وزيادة فرص النجاح في تنفيذ الخطة.

ضمان أن يترجم التخطيط رسالة المشروع

وتعني أن تتقاطع الرسالة مع تخطيط المشروع الإبداعي وأنشطته المقترحة، وأن تكون قصيرة وشاملة وتتسم بالجاذبية وواضحة المعنى ومتفق عليها، ومصممة، وألا تدعم وجود صراع أو نزاع بين فريق المشروع، وخصوصا عند القيام بعملية التخطيط.

ضمان التحليل الجيد للمشروع

تساهم خطوة التحليل في صناعة تخطيط جيد وشامل للمشروع الإبداعي وتحليل البيئة المحيطة به والحصول على المعلومات التي تفيد بفهم بيئة المشروع والأساليب و والأنشطة التي تساهم في نجاحه، والتعرف على التجارب الإبداعية المنافسة والحصول على الحقائق التي تسهم في فهم المشروع وإمكانات وضع تخطيط شامل ومتكامل وناجح وأن تكوين عملية التحليل منطقية ومفهومة وتقود العاملين حتى الوصول إلى الهدف الخاص بالمشروع مما يجعل من المهم التأكد من أن التحليل يتسم بالدقة والموثوقية والمصداقية والموضوعية والأمانة والوضوح، ويحتاجه المشروع الإبداعي ويسهم في نجاحه.

ضمان التصميم الجيد لخطط المشروع

وتعني مرحلة تصميم الخطة الخاصة بالمشروع ووضع الاستراتيجيات المتنوعة التي يحتاجها عند التنفيذ، ومن الجيد عند وضع الخطط العمل بشكل تشاركي بين فريق العمل لما يفيد التشارك من تنوع وجهات النظر في التخطيط والتنفيذ وإثراء الخطط بالرؤى المختلفة مع أهمية التركيز على ألا تكون خطوة تصميم ووضع الخطط والاستراتيجيات خطوة خالقة لمشكلات خاصة باختلاف وجهات النظر أو الوقوع في حفرة التخطيط والمكوث فيها إلى ما لا نهاية وشيوع العشوائية في التخطيط والابتعاد عن التركيز حول المشروع الإبداعي وأهدافه الرئيسية أو عدم ترابط الخطط بعضها ببعض أو عدم القدرة على تقسيم الأنشطة وتنفيذها على فريق العمل ويجب عند تصميم الخطط والاستراتيجيات الخاصة بالمشروع ضمان أن تكون شاملة ومفهومة وداعمة لبعضها البعض وملخصة ومقسمة وظيفيا ومناسبة لتجربة الكاتب الإبداعية، ومتكاملة، ومصممة لتنفيذ الأنشطة وقابلة للتنفيذ في الأساس ومتخصصة وكلية الاتجاه وتتسم بالفعالية والمصداقية والتشاركية والوضوح والجدية والحيوية.  ويجب أن تبدأ عملية التخطيط في وضع خطة تنفيذ مفصلة، تقترح كيفية تنفيذ الاستراتيجيات ووضع خطة تنفيذها من خلال تعيين المهام وتحديد زمن الانتهاء منها، ومعرفة من يقوم بها، وما يمكن إنجازه في إطار زمني واقعي، وما أن تكتمل الخطة حتى يصبح من اللازم العمل على معرفة التكلفة التي تحتاجها للتنفيذ، ومعرفة ما هو المتوفر من أموال لتنفيذ أنشطة المشروع وهل تكفي لاستكمال جميع مراحل المشروع أم لا، وهل يمكن أن تتوفر مساعدات أو تبرعات أو تمويلات أو بيع لمنتجات إبداعية لتضمن عدم توقف المشروع عن النشاط بسبب عدم كفاية الأموال، وما هي الحالة المالية الخاصة به، وهل هناك خطط لتدبير موارد إضافية أم لا، ومن سيقوم بالبحث عن تلك التمويلات والحصول عليها ومن المهم أن تكون الخطط الخاصة بالتمويل أو توفير الأموال الخاصة بالمشروع واقعية ومنطقية وقابلة للتحقق وألا تكون حالمة وغير قابلة للتحقق، وما أن تنتهي كل تلك الأعمال التحضيرية والتخطيطية حتى يجب على فريق العمل الدخول إلى المرحلة التنفيذية لأنشطة المشروع الإبداعي.

مشاركة خطط المشروع

وتعني أن تكون الخطة المكتوبة سهلة القراءة وطولها مناسب ومفهومة وقابلة للدعم من الآخرين وقابلة للتطور ومرتبة ومعنونه وغير متحيزة ومنطقية وعميقة ومفصلة وقابلة للمتابعة والتقييم وقابلة للتنبؤ بالتغيرات وتحمل الصدمات التي يمكن أن تعوق المشروع من النجاح، وتلبي احتياج الكاتب وجمهوره ومجتمعه، وتتميز بالاستمرارية والاستدامة، وتقوم ببناء قدرات فريق العمل في فهم المشاريع الإبداعية وخصائصها وظروفها وتتوفر على تمويل كاف للتنفيذ، ومتسلسلة، ومتسقة، ومناسبة لظروف العمل، وسهلة التنفيذ وإبداعية وخلاقة وتقود لنتائج حقيقية، وتتسم بالفعالية والتماسك وتشمل الرسالة والرؤية والمهمة والأهداف والآثار الخاصة بالمشروع الإبداعي ككل. ومن الضروري الفهم لأبجديات تصميم الاستراتيجيات الخاصة بكل أنشطة المشروع والقيام بتصميمها وتفعيلها والتحقق من إسهاماتها في نجاح المشروع ككل والتأكد من أنها تتفق مع رؤية ورسالة وأهداف المشروع الإبداعي وتعمل على تعظيم واستثمار نقاط القوة والفرص وتقلل من التأثر بنقاط الضعف والتهديد.

ضمان احتواء التخطيط على أطر عمل واضحة.

ومن الضروري لتكوين خطة متماسكة ومتكاملة وجود إطار عمل واضح، وإتباع إطار عمل محدد يساعد على تركيز النقاش وتعظيم الكفاءة وتحديد المهمة وتحليل البيئة المحيطة والموارد المتاحة، وتصميم خطة تنفيذ، ومتابعة العمل بخطة مالية مناسبة يجعل تحقيق المهمة الهائلة للتخطيط الاستراتيجي أكثر يسرﹰا من خلال تقسيم العملية لمكونات يمكن إدارتها، وأن تكون عملية وضع الاستراتيجية عملية خلاقة ولكنها مرهقة وتتكون من خطط متماسكة متكاملة وفعالة.

تتميز الخطط بالشمولية لكل تفاصيل المشروع

من المهم عند تكوين الخطط الخاصة بالمشروع اختيار الاستراتيجيات التي يحتاجها وأن يدرك الفريق أسباب الاختيار سواء كانت استراتيجيات البرامج والأنشطة والتنويع وضمان انها تتميز بالتركيز وتحقيق الجودة، وقائمة على الخطة التنفيذية التي تنقل المشروع من التخطيط إلى التنفيذ عن طريق وضع الاستراتيجيات المتفق عليها في حيز التنفيذ.

إن تصميم الاستراتيجيات وحده لا يكفي، ولكن تصميم البرامج والمشروعات وخطط العمل والميزانيات سيمنح الحياة لهذه الاستراتيجيات ودراسة العوامل الداخلية والخارجية التي من شأنها إدارة عملية وضع الأهداف وتوزيع الموارد لتحقيق نتائج فعالة بمرور الوقت، والخطوات التنفيذية مرتبطة بجدول زمني. ماذا- کیف- من- متى – التكلفة. وتقوم الخطط على مجموعة من الأدوات ومنها المهمة الخاصة بالمشروع عبر معرفة بيان المهمة الخاصة به والتي تصفه وأهدافه ومجالات العمل التي يقوم بها ومن هم الجمهور والجغرافيا التي يعمل فيها، وهل يهدف إلى الربح أم لا، وهل تتناسب المهمة الخاصة بالمشروع مع المهمة الخاصة بالكاتب ورؤيته ورؤية الجمهور الخاص به والمجتمع المحيط به بشكل عام أم لا، وهل تضم الأنشطة عروضا خاصة بالكاتب ومنتجاته الإبداعية والمشروع الإبداعي، وكيف يعمل المشروع على تعزيز وجود الأموال، وما هي المنطقة الجغرافية التي يهتم بالتواجد فيها، وما هي الأعمال الإبداعية التي يقدمها، وما هي درجة تفاعل جمهوره ومحيطه الاجتماعي مع المشروع الإبداعي.

ضمان أن يترجم التخطيط مهمة المشروع ورؤيته ورسالته

إن بيان المهمة الخاصة بالمشروع مهمة للغاية في عملية التخطيط لما لها من تأثير على جميع القرارات البرامجية والإدارية وضمان أن تكون القرارات الخاصة به واضحة وتصب في مصلحة المشروع. ومن أجل أن يكون بيان المهمة أداة إدارية فعالة، يجب أن يفهم كل من يؤثر في المشروع وفريق العمل النتائج التي تترتب على بيان المهمة، وتحقيقها معايير الجودة كعنصر من عناصر مهمتها وتساعد على زيادة التمويل اللازم لتحقيق هذا الطموح، وإن عملية التخطيط إجراء يتسم بالوضوح والمراجعة، وتحديد إطار واسع النطاق لأهداف المشروع قبل البدء في وضع أي استراتيجيات فعالة، فدون هدف، لا يوجد معنى للاستراتيجية.

ومن الجيد أن يتضمن بيان المهمة المبادئ الإرشادية، وقائمة العناصر المحتملة، وملخص لجميع عناصر المشروع وأن تكون المهمة واضحة وموجزة وكاملة ومترابطة ومنطقية، ولا بد من أن يصل كل من يقرأ المهمة لنفس الاستنتاج، ومن السهل تذكرها، وتتناول كافة برامج المشروع، وأن تكمل العناصر بعضها البعض، وأن تهدف إلى زيادة عدد الأعمال التي يتم إنتاجها، وتطوير أعمال جديدة، واستغلال المتاح، ودعم مشاركة الجمهور، والاستمرارية والاستدامة وأن تكون عامة وشاملة وملهمة وترسم صورة لمستقبل المشروع، وتساعد على ترسيخ الانتماء والالتزام للمشروع، ومتوحدة مع بيان المهمة والرسالة والمبادئ، وتشكل المستقبل المرغوب، والإنجازات المطلوب تحقيقها فدون الرؤية، ليس هناك إلهام ولا منهج وتصبح المشاريع الإبداعية مجرد خاطر أو فكرة غير عملية.

ويلعب بيان الرسالة دورا هاما في تعريف وتحديد ماذا يعمل المشروع ولصالح من، ووصف المستفيدين والخدمات، وتشكيل الرؤية والهدف النهائي وتصميم الخطط الاستراتيجية وإدارتها بشكل ناجح، والعمل على استغلال الفرص ومواطن القوة وتحييد المهددات ونقاط الضعف ومن الخطوات العملية التي تسهم في نشوء التخطيط هناك في البداية العمل على معرفة عوامل القوة والضعف والفرص والتهديدات العوامل والداخلية والخارجية الخاصة بالمشروع الإبداعي ككل ومثل هذه الخطوة تعد أداة ضرورية في الإدارة الاستراتيجية،  والتي تقوم على استغلال الفرص ومواطن القوة وتحييد المهددات وتجنب نقاط الضعف. والتعرف عليها، وتحديد نقاط القوة في المشروع من كافة جوانبها مثل جودة البرامج، والموارد البشرية، والتقنية والمادية والمالية، وتقوم معرفة عوامل القوة والضعف والفرص والتهديدات الخاصة بالمشروع الإبداعي على عدد من التحليلات كالتحليل الخارجي لمعرفة المشروع ببيئته الخارجية كالظروف السياسية، والاجتماعية، والسياسات الثقافية والإبداعية، وهل هي تحت سيطرة المشروع أم لا، وما هي نقاط القوة والإمكانات الداخلية، وما هي قدرة المشروع على المنافسة؟ ما هي موارده؟ وما هي الفرص الظروف الخارجية التي تساعد في الوصول للهدف، وما هي نقاط الضعف، وما الذي يحتاج لتطوير وما هي التهديدات الخارجية التي تعوق الوصول للهدف سياسية- اقتصادية – قانونية.

إن نقاط القوة والضعف والبيئة الداخلية والخارجية والرؤية الرسالة والخطة الاستراتيجية والفرص والبيئة الخارجية والمخاطر والتهديدات والبيئة الخارجية والداخلية للمشروع وتحليلهما في المجال الإبداعي والثقافي والاجتماعي والإعلامي والسياسي والقوانين والتشريعات والمنافسين واي مجالات أخرى كالهيكل الإداري والتسويق وموارد المشروع، ومهارات العاملين، وقدرتهم على تحديد كل ما سبق، ووضع تصورات عنها هو ما ينجح المشروع الإبداعي.

ومن المهم العمل على التخطيط للوصول الى الفئات المستهدفة للمشروع ومنتجاته، وكيف يصل إليهم؟ وكيف التعامل معهم؟ وماذا يريدون من المشروع؟ وما الذي يمكن أن نقدمه لهم في الوقت الحالي؟ وماذا نستطيع أن نقدم لهم في المستقبل؟ وما صورة المشروع الإبداعي لديهم؟ وما صورتهم لدى المشروع الإبداعي؟ وما هي سمات الأهداف العامة بعيدة المدى للمشروع الإبداعي وهل هي شاملة ومن السهل قياسها وملاحظتها وملاحظة فائدتها، وما هي الأهداف الخاصة للمشروع وهل هي محددة وواضحة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها ولها نتائج ومحددة بزمن ومكان أم لا. ويجب معرفة المدخلات والمخرجات الخاصة بالمشروع، والمدخلات تضم الموارد وتكون مالية، وبشرية، ومعدات، وأدوات لتنفيذ المشروع، ومعونات أو تمويلات خاصة بالمشروع، والمخرجات والتي تكون عبارة عن منتجات إبداعية تتحقق من خلال أنشطة المشروع نتيجة استخدام المدخلات المتوفرة وتعبر النتائج عن مدى التغير الذي حدث على الفئة المستهدفة نتيجة تنفيذ المشروع.

وجود مؤشرات لتحقق أهداف خطط المشروع

ويتم تعريف المؤشرات بصفتها المقياس الذي يمكن بواسطته حديد كفاءة العمل بأنشطة المشروع. وجدول الميزانية والأنشطة والمهام الإجراءات والتكلفة التقديرية ومصادر التمويل المحتملة والمساهمات عبر وجهات مانحة للمشروع، والتعرف علي نقاط القوة ونقاط الضعف والبيئة الداخلية والرؤية الرسالة والخطة الاستراتيجية والفرص والبيئة الخارجية والمخاطر أو التهديدات والبيئة الخارجية والداخلية للمشروع وتحليل البيئة الخارجية والداخلية مما يقودنا خطوة في مجال التخطيط والقائمة على التوقعات المالية والميزانيات التي يحتاجها المشروع الإبداعي لكي يتحقق. ويجب أن يعمل المشروع والفريق العامل معه على ترجمة الخطط السابقة لنتائج مالية قابلة للقياس، والتنبؤ بالنتائج المالية، ومحاولة تحديد الآثار المالية لكل خطة قائمة وهل هي مقبولة أم لا والوصول لخطة مالية طويلة الأمد تضمن استمرار العمل في المشروع الإبداعي.