الثامن عشر: محترفة في أعمالها

محترفة في تصميم العمليات

إن تصميم العمليات جزء من تصميم التخطيط الاستراتيجي والخطط العملية والمشاريع والتي تحتاج أن تفكر المؤسسة في نوع العمليات اللازمة لتنفيذها، وفي برمجتها زمنيا على مراحل قريبة أو بعيدة المدى، مع مراعاة أن برمجة العمليات تختلف من حيث المدة الزمنية حسب أهميتها ودرجة تعقدها.

وترتبط العمليات بالأهداف المخططة، وتتصل بها اتصالا وثيقا، وتأتي في صيغ أعمال وأساليب وأنشطة، ويتيح تصميم العمليات إمكانية التواصل بين مختلف الأطراف المعنية بالمشروع، وتقويم مدى التقدم الحاصل، وترشيد الأعمال وتتبعها، لذلك يلزم أن تكون مصوغة بقة، وأن تترجم فعليا ما سيقوم به فريق العمل.

ومن الأمثلة العملية على العمليات تلك التي تتعلق بتدريب فئة مستفيدة أو إدماج أدوات معية في مشروع أو تحقيق الأهداف العملياتية التنفيذية الصغيرة والكبيرة مع ملاحظة أن العمليات قد لا تشير بدقة على ما سيتم إنجازه فعليا, وتجب الإشارة أن كل عملية يمكن أن تفصل وتجزأ حسب المهام التي ستنجز، كما يمكن ربط كل عملية بالفئات المعنية سواء كانت منجزة لهان أو مستفيدة منها، وفي هذا السياق، يمكن توظيف عدة أساليب لبرمجة العمليات، ومنها انتقاء الوسائل وتحديدها والاتفاق حول العمليات اللازمة للتنفيذ إلى التفكير في الوسائل، والوسائط والمعينات التي يعتمدها لتنفيذ العمليات.

ناجحة في تنسيق الجهود

إن العمل في مؤسسات المجتمع المدني هو عبارة عن تنسيق الجهود ما بين الموظفين والمتطوعين والشركاء والمؤسسات الغير حكومية والحكومية والممولين العاملين في المجتمع وبالتالي يجب على المؤسسة أن تكون ناجحة في تنسيق كافة الجهود ما بين الحلفاء والأفراد، والمؤسسات، والمؤسسات والذين يعملون لمساعدتها وحمايتها ودعمها ونجاحها ومساعدتها على تصميم الأهداف المشتركة والاستراتيجية المنسقة لتحقيقها بينها وبين جميع الشركاء والحلفاء والموظفين والمناصرين لأعمالها واعضاءها وإدارتها.

ومن الشروط المهمة للنجاح في تنسيق الجهود العمل على التزام متبادل بالائتلاف يستند إلى جود القيم والرؤية المشتركة، وأدوار ومسؤوليات واضحة لكل شريك، وهيكلية محددة بدقة لاتخاذ القرارات، والعمل على اتصال مفتوح وشفافية مفتوحة، يجب التفاهم بشكل واضح حول المعلومات التي يتبادلونها والتي لن يتبادلونها، وكيف يتبادلونها، مثلاً، من خلال البريد الإلكتروني المنتظم، أو المكالمات الهاتفية، أو الاجتماعات، والعمل على عملية متفق عليها للتعامل مع الخلافات والاختلافات في الرأي.

ومن أدلة نجاح المؤسسة على تنسيق الجهود نجاحها في القدرة على التشبيك والتواصل الفعال، وتعزيز مفهوم وتطبيق الشراكة من خلال العمل على اتفاق حول أهداف مشتركة ووسائل محددة لبلوغها، وتوزيع المسئوليات والأدوار، وتعظيم المزايا النسبية، وقدرة أكبر على الوصول للقواعد الشعبية وتلمس احتياجاتها، وصنع علاقة قائمة على الثقة والشفافية وتدفق المعلومات بمساواة للجميع، وصنع شراكة بين طرفين أو أكثر تسعى لتحقيق النفع العام أو مصلحة المجتمع.

تمتلك المؤسسة القدرات البشرية والمؤسسية والمالية

يجب على المؤسسة التي ترغب بأن تصبح فاعلة في المجتمع أن تمتلك القدرات البشرية والمؤسسية والمالية والبداية مع القدرات البشرية المتوافرة للمؤسسة، وهي تضم فريق العمل مقابل أجر، ومجلس الإدارة، والجمعية العمومية، بالإضافة إلى توافر متطوعين لديهم مهارات وكفاءات للتخطيط للبرامج والمشروعات، ثم تنفيذها، ومتابعتها وتقييمها، ومن ثم توفر القدرات المؤسسية أو التنظيمية المتوافرة، وأبرزها توزيع الأدوار والمسئوليات، والعمل في إطار جماعي، واحترام قواعد القانون، وتوافر الحوار والمناقشة بين الفاعلين داخل المؤسسة، والممارسة الديمقراطية، وتدفق المعلومات بشفافية داخل المؤسسة، وبينها وبين المؤسسات الأخرى والرأي العام.

ويجب على المؤسسة التي ترغب بامتلاك القدرات البشرية والمؤسسية والمالية العمل على توافر قدرات مالية جيدة لها، وقدرة المؤسسة على تدبير التمويل والهبات والتبرعات والدعم الفني والمادي والبشري وتبني مشروعات تنموية جادة ومؤثرة في نوعية الحياة، وهي جميعها يمكن أن تسهم في توفير البيئة لدور أكثر فاعلية للمؤسسة.

وتعني القدرات البشرية العاملين مقابل أجر، أو المتطوعين، ومؤشر تواجد مدير تنفيذي للعمل، ومدى ملاءمة هذه القدرات البشرية من حيث العدد والنوعية مع المشروعات التي تضطلع بها المؤسسة، كذلك تلمس نقاط الضعف في أداء العاملين، أو فريق العمل، وطبيعة المشكلات التي تواجههم، وتوثيق كل ما يتعلق بالمؤسسة من قواعد بيانات وتواجد إصدارات للمؤسسة، وهو مؤشر عملي للقدرة المادية والبشرية, وتعني القدرات المادية للمؤسسة، الآليات والمعدات والمقرات والمصادر والتكنولوجيا، والقدرة الاتصالية للمؤسسة، ومؤشر الإدارة المالية، والقدرات التنظيمية والسياسات والبرامج، والإدارات بشكل عام.