السابع عشر: القدرة على كتابة التقارير

هناك الكثير من التقارير المختلفة في أنواعها وأشكالها ومواعيد تقديمها وخطواتها وأهدافها وبحسب مواعيد تقديمها.

وأول التقارير هناك التقرير اليومي والذي يوضح أهم الأنشطة التي يتم تنفيذها خلال اليوم وتكون تفصيلية مثل تقارير المبيعات، وتقارير حضور وانصراف الموظفين اليومي، وتكون عادة روتينية لا تحمل مؤشرات.

وهناك التقرير الأسبوعي والذي يوضح أهم الأنشطة التي يتم تنفيذها خلال الأسبوع في المؤسسة وتكون تفصيلية مثل تقارير دوائر وأقسام المؤسسة الإنتاجية أو الخدمية اليومي، وتكون عادة روتينية لا تحمل مؤشرات.

وهناك التقرير الشهري والذي يوضح أهم الأنشطة التي يتم تنفيذها الشهر في أقسام المؤسسة ويكون أقل تفصيلاً مثل تقارير إجمالي الإنتاج أو الخدمات في المؤسسة وتكون روتينية ولها دلالات مؤشرات.

وهناك التقرير الربعي والذي يوجز أنشطة المؤسسة خلال فترة ثلاث شهور ويعكس في طياته الإنجازات والأداء والمعوقات ويشير إلى دلالات ومؤشرات تساعد في اتخاذ القرار.

وهناك التقرير النصفي والذي يوضح أنشطة ويعرض مجمل أداء المؤسسة بمكوناتها المالية والإدارية والفنية وتستخدم به وسائل شرح مثل الرسوم البيانية والجداول والأشكال التي تدعم حقائق وأرقام ويحتوي على توصيات.

وهناك التقرير السنوي والذي يظهر نتائج أعمال المؤسسة خلال العام في كافة أقسامها ويوصف الحالة الإدارية والفنية والمالية باستخدام وسائل شرح متعددة ويحدد توصيات.

والتقرير عرض كتابي أو شفوي للحقائق والبيانات الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً بطريقة مبسطة مع ذكر المقترحات التي تتناسب مع النتائج التي يتم التوصل إليها من خلال التحليل ويهدف إلى تبليغ المستقبل بمعلومات والتأثير عليه وإقناعه لتغيير خطوات أو خطط أو ممارسات أو الإبقاء عليها بسبب نجاحها و يتضمن قدراً من الحقائق والمعلومات حول موضوع أو شخص معين، أو حالة معينة، بناءً على طلب محدد، أو وفقاً لغرض مقصود، وتحليلها وذكر الاقتراحات والتوصيات ووسيلة اتصال خاصة بوصف موضوع معين، ويتضمن حقائق وبيانات ومعلومات تعرض على القارئ، من أجل اتخاذ توصية، أو قرار.

وأنواع التقرير أما أن تكون شفهية، أو تحريرية، ووثيقة إدارية للاتصال الكتابي أو الشفوي بين مختلف المستويات الإدارية تتضمن عرضاً وافياً للمعلومات المتعلقة بموضوع معين، وقد يكون مكتوباً أو شفوياً، وقد يتضمن حقائق ومعلومات ومقترحات وتوجيهات، وقد يكون وسيلة اتصال بين شخصين أو جهتين، وتتنوع ما بين تقارير مالية أو محاسبية أو إدارية أو تسويقية أو رسمية أو غير رسمية أو دورية أو طارئة أو طويلة أو قصيرة أو داخلية أو خارجية، شفوية أو كتابية، أو دولية أو وطنية أو قطاعية، وتتميز التقارير بعضها عن الأخرى بحسب طبيعة إعدادها، طولها وقصرها، ومجالاتها وموضوعاتها، وأسلوب تقديمها وعرضها، وهل هي تلخيصيه أو اختيارية أو تأليفية أو تكوينية، وهل تقدم من باب استطلاع أو طرح رأي معين أو مقالة علمية أو صحفية أم أنها تكتب عن فرد أو جماعة أو مؤسسة أو عن دورة دراسية أو ظاهرة أو كتاب أو محاضرة أو مؤتمر أو تكتب خطة الدراسات والأبحاث العليا أو تقارير ذات طابع مهني مثل التقارير الهندسية أو الطبية أو تقارير عامة تنشر و تذاع أو أنها تقارير تحليلية تعمل على نقل الحقائق أو تقييمها، وتحليل الحقائق و تفسيرها والتوصية باتخاذ إجراءات ما بشأنها.

ومن سمات التقارير الجيدة أنها تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع، ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة، وطويلة قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة، ولا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ، ومُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته، وتستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة، ومكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة.

إن التقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن القارئ من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وتُمكنه من فهم الموضوع وبالتالي تُساعدنا على اتخاذ القرارات السليمة، وكذلك فإن الأخطاء في كتابة التقارير تؤدي إلى مشاكل عديدة مثل الحاجة إلى طلب معلومات إضافية أو طلب إعادة كتابة التقرير أو إضاعة وقت كبير في قراءة أو فهم التقرير أو فهم الموضوع بشكل خاطئ.

ومن المهم عند كتابة التقرير التفكير في بعض الأسئلة من قبيل لمن التقرير، وموجه لمن، ولأي مستوى إداري، وطبيعة عقلية قارئ التقرير، وثقافته وتوجهاته، وقدرة الكاتب على توفير معلومات يحتاجها قارئ التقرير ليبني عليه في اتخاذ قراراته، وكيف سيتم نقل التقرير من الكاتب إلى القارئ وكيف سيستقبل القارئ التقرير ويحلل بياناته ويشتق المعلومات منه وكيف يستطيع كاتب التقرير التأثير في الأشخاص الآخرين وتوجيههم.

إن التقرير أداة إقناع من خلال المعلومات وفن الكتابة وتحويل أو تطويع آراء الآخرين نحو رأي مستهدف، وتحتاج عملية الاقتناع ليس إلى مهارة القائم بالحديث والمسئول عن الإقناع فقط ولكن إلى وجود بعض الاستعداد لدى المستهدف، أو مساعدته على إيجاد هذا الاستعداد لدية.

إن التقارير هي الوسيلة لإقناع القائد أو المدير نحو اختيار بديل أو اتخاذ قرار، ومن أهم وسائل الإقناع وجود معلومات صحيحة ومؤشرات جيدة وذات دلالة تعبر عن ظاهرة ايجابية أو سلبية يعكسها التقرير وتساعد على إظهار أرقام أو حقائق تسعى إدارة المؤسسة للوصول إليها مثل خطط عمل المؤسسة وبرامج العمل فيها والأهداف التي تم تحديدها والانجازات والمعوقات وما الذي تم تحقيقه، وتساعد المؤشرات والدلالات في اتخاذ القرار وتحديد الرؤية المستقبلية للمؤسسة كيف ومتى وأين كذلك تصنف أولويات سلم العمل.

وهناك عدد من العناصر التي يجب أن تتوفر في التقارير مثل صفحة العنوان والملخص والمقدمة وجدول المحتويات وقائمة الأشكال وقائمة الجداول وشرح المصطلحات والرموز ثم المقدمة ثم قلب التقرير أي المحتوى الأساسي للتقرير ثم الاستنتاج أو التوصيات ثم المراجع ثم المرفقات، التقارير القصيرة المكونة من ورقة أو بضعة أوراق يقل فيها عدد العناصر الرئيسية فلا يكون هناك حاجة لقائمة الأشكال ولا قائمة الجداول ولا جدول المحتويات، وتُعد التقارير وسيلة فعالة للاتصال ونقل المعلومات بين المستويات الإدارية ووحدات النشاط المختلفة داخل المنشأة.

إن أهم أهداف التقارير مساعدة الإدارة في توفير الحقائق والمعلومات، والإسهام في حل المشكلات القائمة، والعمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة، وتحليل ظاهرة معينة، وعرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان، وتحليل البيانات والحقائق المطلوب معرفتها بالتفصيل، وتحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع، وإرشاد المسئولين لاتخاذ القرارات، والاحاطة والعلم بما يحدث في المؤسسة، وتحليل مواطن القوة والضعف في المؤسسة، والرد على التساؤلات وتقديم الأفكار الجديدة، و توفير المعلومات المرجعية، والتنسيق بين المشروعات، التوثيق و التسجيل، وإصدار القرارات بناءً على المعطيات الميدانية، وإعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل، وتفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل، و عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.

ويفترض بكاتب التقرير أن يكون لديه قدرات التفكير الموضوعي، والاستنتاج المنطقي، والصياغة اللغوية السليمة، والقدرة على التعامل مع المعطيات والمعلومات، ومعرفة وفهم الاتجاهات الإنسانية في بيئة العمل، وتوقع ردود فعل القارئ على مضمون التقرير ليستطيع كتابة تقرير يتميز بالدقة والوضوح وقام بالعناية المناسبة بلغة التقرير وأسلوبه وأن يتميز التقرير بالموضوعية والتوثيق والمنهجية بغض النظر عن نوع التقارير، ويحدد نوع التقرير نوع الموضوع بداخله، ومدى بساطته أو تعقيده وسهولة معالجته أو صعوبتها، وقيمته لدى الجهة المسؤولة عن التقرير، ومدى الزمن اللازم لتنفيذه، مدى خطورة ما يترتب عليه.

ويجب أن يتميز التقرير بعدم الخوض في التفاصيل، وتنظيم الأفكار، وعرضها، وتلخيصها و دقتها وموضوعيتها ونزاهتها والصفات الأسلوبية، وجودة اللغة، ودقتها ووضوح دلالاتها، ومراعاة القواعد الإملائية و الإلمام بالأسس العلمية لإعداد التقرير، ومراعاة التخصص في مجال التقرير، وتوفير الخبرة اللازمة، وسعة الاطلاع لمتابعة كل جديد في مجال التخصص، و الإلمام بمختلف الطرق والأساليب لإجراء الدراسات النظرية، وهل لديه اقتناع بإعداده أم لا، وما المطلوب منه بالتحديد، وما الهدف من إجراء التقرير، وهل لدي القدرة الكافية لإنجازه، ومن القارئ أو الجهة الموجه إليها التقرير.

إن هناك عدة خطوات يجب أن يتبعها كاتب التقرير ومنها الشعور بالمشكلة وتحديدها وتحليلها وتعتمد هذه الخطوة على مهارة كاتب التقرير في تحديد المشكلة وهي من أهم مراحل كتابة التقرير، وتحديد هدف التقرير وهيكله العام، وتحديد الهدف من التقرير وهيكله العام بحيث يحقق العرض المنظم والمنطقي للأفكار، وإعطاء كل جزء في التقرير القدر المناسب من الاهتمام وفقاً لأهميته مقارنةً بالأجزاء الأخرى، وأن يقوم الكاتب بتحديد الوقت والجهد والموارد اللازمة للانتهاء من التقرير، وتنظيم البيانات والمعلومات وتحليلها ويقصد بها الحقائق والآراء التي تخدم التقرير أي التي تتعلق بموضوع التقرير مباشرة وتؤدي إلى استخلاص نتائج محددة،

ومن المهم للكاتب أن يراعى أساليب العرض، وتفسير البيانات وتحليلها يجب أن تكون منطقية واضحة، وغير متحيزة، وتحديد نوعية العمل في التقرير والزمن الذي يحتاجه والمعايير التي يتميز بها التقرير كالعنوان الذي يجب أن يكون واضحاً ومحققاً لهدف التقرير، وعرض المعلومات بصورة متسلسلة، وتحت عناوين رئيسية وفرعية وبيان النتائج التي تم التوصل إليها والمقترحات المقدمة واضحة، وأن يخضع التقرير للمراجعة، ومعرفة هل التقرير واضح، و هل هناك نقطة ما لم تتم تغطيتها بالصورة المناسبة مع أهمية العمل على التصميم واللمسات الجمالية لكتابة التقرير واستخدام الرسم البياني، وترقيم بنود التقرير لسهولة قراءة التقرير بناء على ترقيم فقرات التقرير، ووضع المؤشرات و الخرائط البيانية لاتجاه القطاعات والمؤشر العام، والاهتمام خلاصة التقرير بنتائجه و استنتاجاته.

ومن المهم أن يتحلى كاتب التقرير بمهارات الكتابة وأن يدرك ما هو موضوع الكتابة، وهل يقع في دائرة اهتمامه وهل لديه بعض المعرفة عنه وما هو طول الموضوع الذي يكتب عنه التقرير، وما نوع التقرير وهل هو شخصي أم بحثي، وهل يستطيع طرح أرائه الشخصية أم لا وهل التقرير استعراضيًا أو وصفيًا أو تحليلي وفي هذا النوع من التقارير يجب عليه تجنب الكتابة عن المشاعر الشخصية، والتركيز على الحقائق العلمية، والجوانب الاجتماعية والسياسية، وكيف يمكنه تقديم البراهين والحجج التي تسوِّغ موقفًا معينًا أو رواية الأحداث وسردها، أو عرض الحقائق العلمية حول موضوع ما، وأن يدرك أهمية الالتزام بالموعد النهائي لتسليم التقرير والصورة التي سيقدم بها التقرير للأخرين، وأن يقوم بمشاركة الأخرين فكرة التقرير والاستفادة من أفكارهم، والعمل على القراءة المكثفة حول موضوع التقرير للتزود بالمعلومات ذات الصلة التي يحتاجها عند كتابته للتقرير، وأن يضع خطة زمنية محكمة لكتابة التقرير وأن يلتزم بها.

وعند التركيز على التقرير سنجد أنه موضوع له بنية من بداية تتضمن الأفكار الرئيسية للموضوع ووسط يهتم بالمعلومات التفصيلية والمكثفة للموضوع، ونهاية تتضمن خاتمة ذكية ومحفزة للعمل على ما يدعو إليه، وتهتم مقدمة البحث بتقديم خلفية عن الموضوع، وفكرته الرئيسية، والنقاط الأساسية التي ستعرضها فيه، وتتضمن المقدمة وصف الموضوع أو ستقدم معلومات أو أدلة عليه، وتحليل أهميته ومغزاه، وعرض بعض النتائج وتطبيقاتها، ويعرض الوسط في التقرير النقاط الأساسية والتي تحتوي على الأدلة والبراهين التي تدعم كلاً منها، ويجب أن يكتب متن الموضوع في فقرات، تستقل كل فقرة منها بفكرة رئيسية، ويجب أن تكون الفقرات مترابطة بصورة منطقية واضحة، تساعد القارئ على استيعاب الأفكار وتسلسلها بسهولة، مع عدم الإسراف في ذكر التفاصيل، بصورة يعجز القارئ عن استيعابها، وألا تكون المعلومات التي تقدمها قليلة لا تقنع القارئ بينما تركز الخاتمة على إجمال مفيد، أو إعادة صياغة مكثفة وواضحة لما عرضت في المتن، ويمكن في الخاتمة أن يشير الكاتب لما يترتب على القرارات والمناقشات والنتائج، وربط ما تم اقتراحه بالأدلة والحجج التي وردت في متن التقرير.

إن الكتابة الجيدة تتطلب من كاتب التقرير تحليل الموضوع إلى نقاط رئيسية، و تحديد المنهج المناسب للكتابة، وتجميع البيانات والمعلومات للإجابة عن الأسئلة التي تغطي الموضوع، وإنجاز خطة مفصلة للكتابة، مع أهمية أن تكون الكتابة صحيحة نحويًا، مؤسسة منطقيًا، تعكس شخصية كاتبها، وتثير اهتمام القارئ بما تعبر عنه، وكيف عبرت عنه، وتتألف من كلمات مختارة، تؤلف جملاً تامة، تتكون منها فقرات مترابطة، وتتوالى فقراتها لتعبر كل واحدة منها عن فكرة في انسياب طبيعي من البداية إلى الخاتمة، وأن تكون الكتابة أصيلة وألفاظها وتراكيبها مختارة بعناية، وأن تكون الجمل في التقرير بسيطة و تامة المعنى ومتماسكة ومتكاملة مع ما قبلها ومؤدية لما بعدها في تسلسل منطقي.

ومن المهم في التقرير أن تكون الجمل مختصرة وواضحة وتجنب الجمل الاعتراضية الكثيرة، وأن تكون الجمل بعيدة عن عبارات المبالغة والتهويل تحاشي الاستخدام المفرط للمبني للمجهول، والتأكد من صحة ما تحتويه الجملة من أسماء وتواريخ وأرقام، وأن تكون ألفاظ الكتابة بالتقرير فصيحة، وذات دلالات واضحة، وتجنب استعمال الجمل الاعتراضية، و أن تكون عبارات التقرير متوسطة الطول، والتخلص من التعقيد والغموض، و أن تختص كل فقرة بأسلوب أساسي واضح، و أن تكون العناوين الرئيسية دقيقة، وتحقيق الوحدة العضوية بين أجزاء التقرير، أي يكون التقرير مترابطا و متسلسلا، وتحقيق التعادل النسبي بين أجزاء الفقرات من حيث الحجم والتناول.

إن البداية بكتابة التقرير بتحديد الهدف منه ومن هو متلقيه، والمعلومات والأسلوب اللازم لتحقيق الهدف، وماهي الأفكار المتوفرة حول الموضوع، وكيف يمكن وضعها في صورة متسلسلة، وأن يكون محتوى التقرير مركز ومترابط ومرتب ومنسق، ومدعوم بالمعلومات الثابتة والحقائق، وأن يتميز التقرير بالتوازي والتناسق والتدرج والتقسيم الجيد, ومن المهم أن يتميز النص الخاص بالتقرير بترابط المقاطع، وترتيب المعلومات، وتدرج المعاني نحو الهدف، ومنع التكرار، و استخدام أقل عدد من الكلمات، عدم استخدام الحقائق المعروفة بدون هدف، السرد والتفاصيل، وأن تكون النتائج مبنية علي المقدمات بدون مبالغة أو قفز الي النتائج مع الاهتمام بطرق الربط والانتقال، وأن يضيف النص جديدا، وهناك أسباب لكتابته، وإخضاع النص للمراجعة والتدقيق الشامل لمراجعة الجمل والتأكد من كل جملة، وعدم التداخل بين أكثر من جملة، والاهتمام بعلامات النص مثل النقط والفواصل، وفي إجمالي النص، وقراءة المقاطع والتأكد أن كل مقطع يحتوي فكرة أساسية واحدة.

ويحتوي التقرير على عدة عناصر أولها الغلاف والذي يعرض بيانات التقرير الأساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير، و معرفة عنوان التقرير واسم الشخص أو الجهة التي أعدته وتاريخ إصداره أو إعداده، ومن ثم يحتوي التقرير على صفحة العنوان وهي أول صفحة من صفحات التقرير وتمكننا من معرفة معلومات أساسية عن التقرير بسرعة و تحتوي على عنوان التقرير وكاتبه ووظيفة الكاتب واسم المؤسسة التي صدر منها، ومن بعد صفحة العنوان يأتي الملخص لما يحتويه التقرير الإداري، ويعلم من خلاله قارئ التقرير إن كان يحتاج أن يقرأ هذا التقرير أم لا، وأن يعرف القارئ المعلومات الأساسية جداً في التقرير، وقد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير، والبعض يفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان وآخرون يفضلون وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول والأشكال والرموز أي وضعه قبل المقدمة, ومن الأفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة، ويأتي بعد الملخص جدول المحتويات وهو يوضح رقم الصفحة التي يبدأ بها كل قسم من أقسام التقرير، بحيث يكون من السهل الوصول إلى أقسام معينة مباشرة، ويوضح كذلك للقارئ الأقسام المختلفة للتقرير، ويحتوي أسماء أقسام أو فصول البحث أو التقرير كما هي مكتوبة داخل التقرير، ولا يستخدم عادةً في التقارير القصيرة لأنه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير أمراً سهلاً، وفي حال احتواء التقرير على عدد كبير من الأشكال التوضيحية يكون من المفضل وضع قائمة خاصة للأشكال، وكذا الأمر بالنسبة لقائمة الجداول أو قائمة الرموز أو قائمة المصطلحات أو قائمة الاختصارات.