الرابع عشر: ناجحة في إدارة الاجتماعات و ورش العمل

تعتبر الاجتماعات من أهم طرق التواصل في المؤسسات وأكثرها جدوى في مواضيع تنمية وتحقيق الشراكات أو التنسيق للأعمال المشتركة بين الشركاء أو في المواضيع الخاصة بإعطاء المعلومات للموظفين وتسليم المهام لهم ومراقبة أدائهم في تنفيذ هذه المهام.

وتحتاج الاجتماعات إلى الكثير من الجهود لصنع اجتماع ناجح يخرج بنتائج مفيدة بوجود قائد لهذا الاجتماع يعمل على تسهيل أنشطته والتيسير لسير الاجتماع بالشكل المخطط له وخروجه بالنتائج المرجوة منه، والتحكم في سيره ليخرج بالهدف الذي صنع من أجله، والمشاركة الفاعلة للحاضرين، والرغبة في نجاحه، وتحقيق نتائجه وأهدافه.

ويتميز الاجتماع الناجح بعدة أسس منها الممارسات الجيدة لإدارته بطرق فعالة والتأكد من توفر المعلومات حول القضية التي يناقشها الاجتماع، والتأكد من القدرة على اتخاذ القرارات خلاله وتأهب المدعوين لحضوره، ووضوح الغرض منه، وتوفر الأجندة الخاصة به، ومساهمة الجميع في الحفاظ على إيقاع الاجتماع الإيجابي والمثمر واحترام توقيت الاجتماع منذ بدايته حتى نهايته، وضمان تفاعل الحاضرين بجدية من كل تفاصيله ومناقشاته، وإرساء قواعد للاجتماع والحرص على تطبيقها من قبل الحاضرين وتشجيع التصرفات والسلوكيات الجيدة من الحاضرين وبناء الثقة معهم وتعزيز مشاركتهم الإيجابية وإصغائهم لبعضهم البعض، وتشجيع مناقشاتهم المفتوحة والمثمرة ضمن أجندة الاجتماع.

ومن المهم العمل على تحسين إدارة الاجتماعات مع كل اجتماع يتم القيام به والخروج بدروس مستفادة منه لتطويرها في الاجتماع اللاحق وأن يكون الاجتماع معروف الغرض منه بالنسبة للحاضرين وإدراكهم النتائج المتوقعة منه ومدى رغبتهم بالمشاركة بأفكار جديدة وإبداعية وإيجاد حلول للمشكلات والمساهمة في اتخاذ القرارات وتقديم المعلومات المفيدة للقضية التي يناقشها الاجتماع، والمشاركة بالتعليقات المثمرة لصالح الاجتماع، والمساهمة في وضع التقارير الخاصة بالاجتماعات ومشاركتها مع الحاضرين لتوثيق المخرجات الخاصة بالاجتماع.

إن من المهم للمؤسسة التي تقوم بتفعيل هذا الاجتماع العمل على تطوير وبناء الثقة ما بين الحاضرين وبناء العلاقات بينهم كفريق عمل واحد وشرح أهداف الاجتماع لهم ومعرفة من سيوافق عليها من الحاضرين وما الذي ينشده الحاضرين أنفسهم من حضور هذا الاجتماع وقدرة المؤسسة أو من يقوم بإدارة الاجتماع لتحقيق ما ينشده الحاضرين من حضورهم، ومعرفة الجميع هل هذا الاجتماع جزء من مشروع مستمر أم لا، وما هي الموضوعات الأساسية أو الفرعية المدرجة فيه وما هو الزمن المحدد لكل موضوع.

وبخصوص الحاضرين للاجتماع يفترض بالمؤسسة تصميم قائمة بن يجب أن يحضر وما هي أفضل وسيلة لدعوتهم للحضور، وإدراك إمكانية حضور الأشخاص المهم حضورهم وما هو أفضل موقع ملائم للحاضرين، وهل تمت دراسة المتطلبات الأمنية لضمان سلامتهم في الطريق أو في مكان الاجتماع، وما هي إمكانيات حضورهم بيسر إلى مكان الاجتماع، وما هي الصعوبات والعوائق التي يمكن أن تعيق حضورهم للاجتماع، وكم عدد الحاضرين، وما هي المساحة المطلوبة للاجتماع، وهل هناك أي تجهيزات أو خدمات مطلوبة لنجاح الاجتماع أم لا، وكذا بالنسبة للاجتماع نفسه فيجب على المؤسسة العمل على معرفة هل من الجيد اعتماد الاجتماع الرسمي أو غير الرسمي، وما هو التوقيت المناسب للجميع للحضور وما هو الوقت الكافي لمواضيع الاجتماع، وهل هناك حاجة لوضع استراحة أم لا، وهل يحتاج الحاضرين إلى خدمات الترجمة أم لا مع أهمية تخصيص المقاعد كل بحسب صفته ومكانته وأهمية حضوره في الاجتماع، وهذا بالنسبة للاجتماعات ودورها في تفعيل طرق التواصل بين المؤسسة وبين موظفيها أو شركائها أو مانحيها، ومن المواضيع الأخرى التي تساهم في نجاح التواصل هناك ورش العمل والتي سيتم العمل على معرفة تفاصيلها في الفقرة اللاحقة.

ذات خبرة في تنظيم وإدارة ورش العمل

تعتبر ورش العمل من الأنشطة التفاعلية لصنع تواصل فعال ومثمر بين أعضاء وموظفي المؤسسة أو بينها وشركائها، وكونها تفاعلية وتستند على المناقشات بين المشاركين فيها فهي تعتبر من الأنشطة المهمة لتحليل المشكلات، وتصميم الاستراتيجيات للعمل، ووضع الخطط التنفيذية له، واكتساب الجدد من المشاركين مهارات جديدة من خلال الاحتكاك بذوي الخبرة وتبادل الخبرات معهم بما يساعد في تطورهم في العمل وحصولهم على مهارات جديدة في التنظيم والتفكير الإبداعي واحترام الرأي والرأي الآخر والطرق الفضلى لبناء التصورات والمشاريع والخطط والشراكات.

ومن المهم للمؤسسة التي تدير ورشة العمل التأكد من بعض المعايير والمهام التي تجيب على أسئلة خاصة بالورشة من قبيل لماذا يتم إقامة الورشة في الأساس، وما هي الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، وما هي المشكلات التي تناقشها، وما هي المخرجات المؤمل خروجها من الورشة، ومن المستهدف بالحضور، وما الذي ستجنيه المشاركين من الحضور، وكم تكلفة القيام بالورشة، وهل الموارد الخاصة بإقامتها متوفرة أم لا، وما هو التاريخ الأفضل لإقامتها، وما هو المكان المفضل لإقامتها فيه، وما هو الوقت المحدد لها، وما هي لغة الورشة التي ستتضمن مشاركة الحاضرين الفاعلة، وهل هناك أي موضوعات خلافية تتضمنها الورشة، وكيف سيتم إدارة النقاش في هذه المواضيع، وتوفير الأدوات التي تسهم في نجاحها، وتوفير كافة التجهيزات التي تحتاجها لتسير بالشكل الملائم والذي يسهم في نجاحها وتحقيق أهدافها بما في ذلك الغرف المخصصة للمشاركين ولوازم الإقامة الخاصة بهم وتوفر الوجبات والمشروبات والتجهيزات الورقية والترجمة في حال الاحتياج وتوفر الدعوات والمواصلات والمعدات التكنولوجية وميسري الجلسات.

ومن الجيد أن تقوم المؤسسة بتصميم التمارين والأنشطة داخل ورشة العمل لضمان استمتاع المشاركين في الورشة بتفاصيلها وأحداثها وعدم وقوعهم في الملل من ورشة العمل والقيام بدمج المشاركين في مجموعات عمل وإعطائهم مهام لمناقشتها وتزويدهم بالوسائل البصرية والوسائط المتعددة والتي تسهل فهمهم لموضوعات ورشة العمل وتساعدهم على التغلب على المعوقات التي يمكن أن يواجهونها ضمن مشاركتهم في أنشطة الورشة، والتي يسهم في نجاحها كونها تفاعلية وتعمل على طرح الأسئلة وإيجاد الإجابات أكثر من تحديد المهام والمسئوليات.

وفي الورش من المهم تشجيع الحاضرين على التفكير على نطاق واسع وبشكل إبداعي وتشاركي وتساعدهم على بناء مهاراتهم في النقاش والتواصل والمشاركة في تخطيط الأنشطة والمشاريع، وإن من المهم لضمان نجاح ورشة العمل أن تقوم المؤسسة بوضع الإجراءات العملية التي يجب أن تتقيد بها الورشة والحاضرين فيها والاختيار الدقيق لأنشطة ورشة العمل ضمن الأهداف التي أقيمت لها وتسهيل العاملين في ورشة العمل لعمليات إدارتها، ووضوح أهدافها ومراحلها وتفاصيلها وجداول فعالياتها وتركيزها على الخروج بنتائج تصب في فائد الموضوع الذي أقيمت لأجله، وتميز جميع الحاضرين بالموضوعية والحياد.

ومن المهم للمسئول أو المسئولين في ورشة العمل أن يعملوا بجدية لضمان مشاركة الجميع في مناقشة الأفكار التي تحتويها الورشة والحرض على تهيئة المكان وجعله أكثر راحة للحاضرين، والعمل على إدارة مجموعات العمل وتحفيز الجميع على المشاركة والحفاظ على جدول ورشة العمل من ناحية أوقات الاستراحة وأوقات المناقشة بدقة حتى لا ينسحب الوقت ولا يتم النقاش في المواضيع الأخرى التي تحتويها ورشة العمل وخصوصا تلك ذات الأهمية والمتعلقة بإنشاء ورشة العمل في الأساس.