عاشرا:  قدرة على إدارة المعلومات

تعتبر إدارة المعلومات في المؤسسة من الأعمال المهمة لتنظيم أعمالها وأنشطتها ومدارك موظفيها وترتيب أعمالهم ومعرفتهم بالجوانب المختلفة التي تحيط بهم وبمؤسستهم، والتجاوب معها والاستجابة لها لتحقيق أهداف المؤسسة التي يعملون فيها وتتعلق المعلومات التي تحتاجها المؤسسة بالمستفيدين منها وحالتهم وقدراتهم وكذا وضع البلد الذي تعمل فيه من نواحي الأمن والاستقرار والقدرة على العمل.

ويفترض بالمعلومات أن تتميز بالوضوح والدقة والشمولية والصحة لتستفيد منها المؤسسة بالشكل الملائم كما يجب على المؤسسة العمل على تحديث معلوماتها باستمرار حتى لا تصبح قديمة ومستهلكة وغير نافعة لها.

ومن الأساسيات التي يجب أن تركز عليها المؤسسة في مجال الحصول على المعلومات وتحديثها أو إنتاجها أن تعمل على بساطة العملية ككل وعدم تعقيدها ليستطيع موظفيها ومستفيديها الاستفادة من المعلومات واستخدامها، وأن تعمل على جمع المعلومات التي تحتاجها والتي تساعدها في اتخاذ القرارات للعمل أو للتنسيق للعمل مع الآخرين.

ويفترض بالمؤسسة أن لا تعتمد على وسيلة واحدة للحصول على المعلومات ولكنها يمكن أن تحصل عليها من الدراسات والأبحاث التي تنتجها المؤسسات الأخرى أو مراكز البحث والتطوير في مجال العمل الذي تتخصص فيه وكذا من خلال التقارير التي تنتجها المؤسسات الأخرى والشبكات العاملة في نفس المجال الذي تعمل فيه وأن تستثمر وجود الانترنت بما تحمله من معلومات كثيفة حول أي موضوع يمكن أن تهتم به المؤسسات من دراسات وأبحاث وتقارير وأدلة تدريبية وكتب خاصة بالمعايير والتجارب والقصص والنجاحات في التطبيق في مجتمعات أخرى وأن تستثمر المؤسسة تطبيقات الهاتف المشابهة لما تعطيه المواقع المتخصصة من معلومات وبيانات حول شتى المواضيع.

ومن الجيد أن لا تتعامل المؤسسة مع المعلومات بشكلها الذي حصلت عليه وعليها أن تخضع هذه المعلومات للدراسة والتحليل والمقارنة والتعرف على الطرق والأساليب التي يمكنها من خلالها الاستفادة من هذه المعلومات في أنشطتها ومشاريعها، وأن تنشط المؤسسة في صناعة العلاقات العامة مع المؤسسات الأخرى والتي يمكنها مشاركتها أبحاثها ودراساتها وتجاربها في العمل في المجتمع مع أهمية تصنيف وترتيب وتخزين وضمان أمان هذه المعلومات وأن تصبح سهلة الوصول إليها من جانب موظفي المؤسسة وسهلة الاستخدام بالنسبة لهم ليستطيعوا معالجتها والاستفادة منها في تحليل احتياجاتهم واحتياجات المؤسسة أو الفئات الإنسانية التي يخدمونها ومدى قدرتهم على العمل مع هذه الفئات وما هي المخرجات التي يمكنهم الخروج بها من المشروع وما هي الفجوات التي يحتاجون إلى ملئها لفهم العمل الذي يقومون به والآثار الخاص بهذا العمل أو النشاط.

ويمكن للمعلومات أن تحتوي على أعداد أو أرقام أو بيانات جغرافية أو إنسانية أو سياسية أو أمنية أو سياسات أو تقارير، وكذا جداول بيانات وخرائط ورسومات ومخططات بيانية وتكون مصادرها من التنبيهات والتحديثات التي تقووم بها المؤسسات الأخرى وكذا النشرات التي تصدرها المؤسسات أو وسائل الاخبار المحلية والدولية والتقارير المتخصصة بالاحتياجات لدى الفئات المستهدفة والمخاطر الأمنية التي تحيط بعملها والقدرات المطلوبة للعمل والفجوات في العمل التي تحتاج المؤسسة العمل لملئها في المجتمع المحيط.

ويمكن للمؤسسة الاستفادة من المعلومات الموجودة في الخطط والمعايير الإنسانية الدولية والوطنية تلك المتوفرة في الاتفاقيات والصكوك الدولية أو تلك المتوفرة في القوانين المحلية، والمعلومات المتوفرة من الفئات التي تخدمها المؤسسة أو التقارير التي تنتجها المؤسسات والوكالات الدولية والوطنية والأخبار التي تقدم في جميع وسائل الأنباء المتوفرة ووكالات الأمم المتحدة والمؤسسات الأخرى وتلك المتوفرة على مواقع الانترنت.

من ناحية أخرى يفترض بالمؤسسة عند تعاملها مع المعلومات العمل على الإجابة حول مصدر هذه المعلومات ومدى الثقة فيها ينتجه من معلومات وما هي القدرة على استعمالها واستثمارها في أعمال المؤسسة ومتى يمكنها استعمال هذه المعلومات وأين يمكنها تحقيق هذه المعلومات على أرض الواقع وكيف يمكنها العمل في الأرض على أساس هذه المعلومات وكذا تحديد من يجب أن يعرف هذه المعلومات ومع من يمكن مشاركتها وكيف يمكن مشاركتها عبر أي من الوسائط الالكترونية أو الورقية يمكن مشاركتها وهل هذه المعلومات تحترم الواقع الثقافي للبلد الذي تعمل فيه المؤسسة وتصدر بلغته وواضحة ومفيدة في اتخاذ قرارات التخطيط للمشاريع وتلبية احتياجات الفئات المستفيدة من أنشطة المؤسسة أم لا، وتحديد نوعية هذه المعلومات كبيانات رقمية أو غير رقمية وإيجاد سياسات وممارسات لجمعها وحفظها وتأمينها وطرق استعمالها.