سابعا: وجود إدارة مالية محترفة

تعتبر الإدارة المالية السبب الرئيسي لنجاحها أو فشلها، وبشكل أدق فإن قدرة المؤسسة على استقطاب التمويل هو الخطوة الأولى للنجاح، ومن ثم قدرتها على إدارة التمويل بالشكل الصحيح والنزية والمتبع للتقاليد والمعايير والقوانين المالية والمحاسبية هو الخطوة التالية، وكذا تقيدها بالشروط المالية للمانحين وتقديم تقارير مالية صادقة وشمولية وشاملة ونزيهة ولا يتخللها الفساد هو الخطوة الثالثة للنجاح، وهذه الخطوات الثلاث هن من يدفعن المانحين إلى تمويل المؤسسة.

إن الإدارة المالية من أهم الخطوات التي يجب أن يهتم بها المخطط لعمل المؤسسة سواء من ناحية تنويع مصادر الدخل أو التمويل أو متابعة الصرف الجيد للأموال أو مراقبة سير الأموال والتركيز على عملية الحسابات الدقيقة لصرفها وتقديم التقارير الممتازة لكيفية التعامل مع المال ضمن الميزانية التي تم الموافقة عليها وتقديم المنحة على أساسها، ويفترض بالمؤسسة ألا تعبث بتفاصيلها وتتقيد ببنودها بشكل دقيق وخصوصا بعد أن تمت الموافقة عليها من إدارة المؤسسة ومانحيها.

ويفترض عند الإدارة المالية للمؤسسة أن تفصل بين الموارد المالية القادمة من كل جهة مانحة وأن تعمل على أن تشمل الميزانية كافة الموارد التي يحتاجها المشروع للتنفيذ، وأن تشمل المدى الزمني الذي سيتم فيه صرف التمويل.

وعلى المستوى الإداري فمن المهم للإدارة المالية العمل أن تكون الحركة المالية في المؤسسة ممثلة للقوانين المالية الإدارية، والشروط المالية الخاصة بالمنح، والقوانين الوطنية والمحلية الخاصة بالدولة التي تعمل فيها، ويجب على العاملين في المؤسسة العمل على الاحتفاظ بكافة الأوراق المالية التي تم العمل على أساسها في المشروع والاحتفاظ بسجلات دقيقة للحركة المالية، وأن يكون العاملين في الإدارة المالية محترفون في التعامل مع الأنشطة والتفاصيل المالية، وتصميم أنظمة تحكم لحركة الأموال وحفظ وتخزين السيولة النقدية والتعامل مع السندات والشيكات والمدفوعات والمعدات والمخزون الخاص بالمالية، وحماية الأوراق أو الأموال من سوء الاستخدام من قبل فريق التنفيذ، وحمايته من السرقة أو التعامل بشكل سيء مع التمويل.

ومن المهم جدا وجود القدرة على العمل مع الأوراق المالية المكثفة والتفصيلية بما في ذلك الفواتير من خارج المؤسسة وقادرين على ترتيبها وأرشفتها وتحديثها عند كل حركة مالية، وحفظها بصورة جيدة في حال رغبة المانح أو أي جهة ذات سلطة للنظر في سجلات المؤسسة المحاسبية للنظر فيها أو عند تقديم التقارير المالية لمدراء المشروع أو المانحين والقيام بعمليات المراجعة والمتابعة والتقييم للحركة المالية في مقابل التنفيذ للمشروع على الأرض وتحقيق أهدافه.

ومن الممارسات الجيدة عند تصميم الميزانيات الخاصة بأي مشروع يفترض بالإدارة المالية أن تعمل على مشاركة الإدارة في تصميم الميزانية وكذا المكاتب المتخصصة لمعرفة التفاصيل التي قد لا يكون العاملين في الإدارة المالية على علم بها مثل التفاصيل التكنولوجية وتكاليفها أو بعض المعدات المتخصصة في بعض الأعمال أو المشاريع والتي يكون المكتب المختص بالعمل فيها على علم بتكاليفها وظروف تواجدها في الأسواق وأسعارها وإمكانيات تواجدها بالعدد الذي يحتاجه المشروع ومن أفضل الموردين لها في المجتمع, وإن هذا العمل الذي يشرك الإدارة العليا و المكاتب المتخصصة في المؤسسة المتعلق بالميزانية يسمى بجمع البيانات وهو يتعلق أكثر بماهية المعدات أو الخدمات أو الأنشطة التي سيقوم بها فريق تنفيذ المشروع والإدارة التي يتبعها هذا الفريق وإدارة البرامج والتعرف من خلالهم على احتياجاتهم وطرح هذه الاحتياجات وأسعارها في الميزانية، وينطبق نفس القول على بقية المكاتب الأخرى في المؤسسة والتي يعطي كل مكتب منها رؤيته أو احتياجاته أو تكاليف الخدمات التي يقوم بها أو يحتاجها ضمن ميزانية المشروع، والتأكد من أن هذه البيانات المالية التي تقدمها مكاتب المؤسسة للإدارة المالية ملبية أو ممتثلة لقوانين المؤسسة والمانح والدولة.

وتنبع أهمية الإدارة المالية أنها المحرك الأساسي لجميع أنشطة المؤسسة كما أنها السبب الأول الذي من شأنه أن يعرف المؤسسة ككيان يهتم بالشفافية والنزاهة والإدارة الرشيدة والمساءلة والمحاسبية وهذه من أهم أسباب نجاح المؤسسات في الحصول على ثقة موظفيها ومستفيديها وشركائها ومانحيها وحكومة الدولة التي تعمل فيها.

إن الإدارة المالية الجيدة للمؤسسة هي مجموعة من الإجراءات التي تضمن جودة سير العمليات المالية بما يحقق أهدافها من مشاريعها وثقة جميع المتعاملين معها، وبحيث تعكس الشفافية في أعمالها وتثبت أنها تعمل ضمن قواعد الحكم الرشيد والمساءلة والمحاسبة في المعاملات المالية التي تقوم بها وتمويلها، ويجب أن تكون واضحة ومعروفة المصادر للجميع وخضوع المؤسسة وإدارتها المختلفة للمحاسبة في أي موقف يشتبه فيه بالتعامل الغير جيد مع الأموال وشبهة الفساد أو التصرف الغير رشيد مع التمويلات.

إن الإدارة المالية التي تتقيد بالشفافية والوضوح والتقيد بالقوانين هي شكل من أشكال الممارسة الديمقراطية واحترام القوانين ومناهضة الفساد وهذا ما يدفع جميع العاملين في المؤسسة إلى التأثر بالمؤسسة والتعامل معها على نفس النسق.

وتعمل الإدارة المالية على وضع الخطط المالية ووضع تصور للتمويلات والمصروفات والعمل على النظام المحاسبي والاحتفاظ بالسجلات المحاسبية، وترتيب الأعمال والمشاريع داخل المؤسسة وتتعامل مع الجميع بقدر من المساءلة والمحاسبة، والخضوع للرقابة من الإدارة أو مراجع الحسابات الخارجي، وتقديم المؤسسة ككيان نزيه أمام الشركاء والمانحين والحكومة والمستفيدين وكل المهتمين بأعمالها.

إن الإدارة المالية هي التي تضمن أفضل التعاملات مع الموارد المالية، وعدم سعي المؤسسة والغير ربحية للربح أو تحقيق مكاسب شخصية لقياداتها أو موظفيها، وهي الإدارة التي تعمل على ضمان التدفق الجيد والحر للمعلومات المالية الخاصة بالمؤسسة، والتي تعمل بالتعاون مع إدارة المؤسسة حول تمويلها ومصادرها ومركزها المالي ومموليها، وهي ذات أهمية للمؤسسة بسبب أنها من الإدارات المهمة في توجيه صناعة القرار فيما يتعلق بالمشاريع والبرامج والأنشطة وهي الإدارة التي تقدم المعلومات عن العوائد والنفقات، وتوقع المشاكل المالية واقتراح حلول لها، والعمل مع إدارة المؤسسة على وضع خطط واستراتيجيات للاستقرار المالي.

وتعمل الإدارة المالية على تحديد المواضيع التي تحتاج تحسين في مواضيع التعامل مع الأموال، وتهتم بصناعة الاستراتيجيات المالية في تصميم الموازنات وتحديد الأهداف المالية الخاصة بالمؤسسة، ودراسة والتعرف على أنظمة وشروط المانحين المالية وتوصية الإدارة العليا في المؤسسة على تطبيق هذه الشروط عند تصميم البرامج والمشاريع المرسلة للتمويل، وتنبيه إدارة المؤسسة إلى مصادر التمويل المتوفرة سواء عبر بحثها عن المانحين المتوفرين في الوقت المناسب والمهتمين بالمنطقة الجغرافية التي تعمل فيها المؤسسة وكذا المهتمين بالقضايا التي تعمل فيها سواء كان أولئك المانحين كما تم الحديث عنهم في تنمية مصادر الدخل من المانحين المحليين أو الإقليميين والدوليين سواء من الأفراد أو الحكومات أو القطاع الخاص في المنطقة التي تعمل فيها المؤسسة.

وتعتبر الموازنة الخطة المالية للمؤسسة، وبدون موارد مالية فإن من المؤكد أن المؤسسة لن تستطيع الاستمرار في العمل والنشاط، وبالتالي فمن المهم على الإدارة المالية والإدارات العليا في المؤسسة وكل العاملين فيها الاهتمام بوضع موازنات جيدة وشاملة وصادقة وشفافة تضمن مشاركة كل أعضاء المؤسسة في وضعها واستخدام كل المعلومات المتاحة والتي يمكن أن تستفيد منها الإدارة المالية لتصميم موازنة حقيقية وشمولية.

إن وضع موازنة جيدة يعني ضرورة الإجابة على العديد من الأسئلة المتعلقة بالأموال وكيفية توفيرها وصرفها والتحكم فيها وبالتالي يجب على المؤسسة الإجابة على هذه الأسئلة باهتمام من قبيل ما هي المشاريع التي ستقوم بها المؤسسة في المستقبل القريب، وأين سيتم تحقيق هذه المشاريع، ومن هم المستفيدين، وكم أعدادهم، وما هي تكاليف الخدمات التي ستقدم لهم، ومن سيشارك في تقديم هذه الخدمات، وهل تحتاج الشراكة معه إلى تمويل إضافي، ومن أين سيتم الحصول على التمويل، وكيف سيتم إنفاقه ومراقبة الإنفاق ومن يتخذ القرارات في الصرف، ومن سيعمل على تقييم عمليات الصرف، وغير ذلك من الأسئلة التي تتعلق بالأعمال اليومية للمؤسسة وتكاليفها ومن سيشارك في تغطيتها، وكيف سيتم التعامل مع الأموال بشكل شفاف وصادق وشمولي يضيف إيجابيا للمؤسسة في المنطقة الجغرافية التي تعمل بها.

إن الموازنة يفترض بها أن تخضع لبعض المعايير التي تحدد مدى نجاحها وجودها من قبيل هل تتقيد الموازنة بجدول زمني لها والأنشطة التي تحتويها، وهل تضم الموازنة المسئولين عن إدارتها وتنفيذ الأنشطة التي تحتويها، وهل تم عرض الموازنة على الإدارات العليا في المؤسسة بما في ذلك مجلس الأمناء أو مجلس الإدارة لاعتمادها، وهل هي دقيقة ومعيارية ومراعية للأوضاع الداخلية والخارجية بالمؤسسة، وهل تعبر عن أهدافها، وهل تتم مراقبة تنفيذها، ومن المسئول عن إدارتها، وهل تحتوي على البنود الرئيسية والفرعية بحيث تكون شاملة لكل ما تحتاجه المؤسسة لتحقيق أنشطتها أم لا.

ومن المهم الاهتمام بمعايير الشفافية في الميزانية ومن أين جاءت سواء من اشتراكات الأعضاء أو المساهمات الفردية أو الحكومية أو كانت مقابل خدمات أو مبيعات، وأن تضم كافة النفقات والرواتب وتكاليف المعدات والأدوات والمصروفات الإدارية، ومن جانب أخر يجب الاهتمام باحتياجات البرامج أو المشروعات التي تقوم بها المؤسسة وأن تكون تكاليف الأنشطة التي تقوم بها متوفرة ضمن الميزانية ويمكن الحصول على بعض المساعدة في تصميم الموازنات الخاصة بالأنشطة من خلال خبرة المؤسسة في مشاريع سابقة أو خبرات مؤسسات أخرى تعمل في مشاريع مشابهة مع الاهتمام بالأوضاع الاقتصادية والسياسية والأمنية في البلاد التي تعمل فيها المؤسسة لما في ذلك من تأثير في زيادة المصروفات في الميزانية على المخطط له بما في ذلك أسعار المواد او الخدمات أو الأجور أو تكاليف الانتقال أو إيجارات الأماكن التي قد تحتاجها المؤسسة لأنشطتها.

إن الإدارة المالية أو وضع الموازنات يفترض به أن يتم على أيدي متخصصين وخبراء في وضع الأدوار والمسئوليات والموازنات والتخصصات لضمان نجاح الإدارة ككل عبر عدة مستويات إدارية تتعامل مع الأموال، ومستوى التخطيط للحصول عليها أو القرارات المختصة بصرفها ومراقبتها وتقييمها بشكل محاسبي متخصص.

إن البداية في مواضيع الأدوار والمسئوليات الخاصة بالأموال مع مجلس الإدارة والذي يعمل على التخطيط للتمويل والموازنات على المدى الطويل والقصير، وما هي البرامج التي تنفذها المؤسسة، وكم تكلف، وما هي السياسات المالية المتبعة وإقرارها، والعمل على اعتماد سياسة المؤسسة المالية، والإشراف على تنفيذ البرامج والمصاريف الإدارية والمعرفة بالوضع المالي للمؤسسة و البرامج والأنشطة وتقييم جدوى أوجه الصرف، والتأكد من تلبية السياسات والمعايير المتبعة في التعامل مع الأموال، ومراجعة وإقرار الموازنات والمركز المالي والحسابات الختامية والتقارير المالية والتدقيق الحسابي الداخلي أو الخارجي، ومراقبة تنفيذ الإجراءات المالية والتزامات المؤسسة المالية أمام الغير، واعتماد مصاريفها التشغيلية ومشترياتها ومدى تحقيق الأموال للأهداف المالية والبرامجية، وما هي سبل الإبقاء على الوضع المالي مستقر متنامي وكافي لمصاريف المؤسسة الإدارية والتشغيلية والبرامجية، وأن تصب التمويلات في صالح البرامج أو المشاريع والصالح العام.

ومن المهم أن يكون هناك لجنة مالية تعمل على المواضيع المالية، وتخصص وتقدم توصيات بما يجب القيام به في التعامل مع الأموال ومراجعة الموازنة ووضع السياسات المالية والمساهمة في اختيار الموظفين للحسابات وتقديم النصيحة بشأن الأولويات المالية ومراجعة وتعديل التقارير المالية ومراقبة الإدارة المالية للمؤسسة وجودة أعمالها، ومراقبة الاتجاهات المالية والفرص المتوفرة للتمويل والمشروعات التي يتم تنفيذها.

من ثم يأتي دور المتخصصين في المؤسسة مثل المحاسب والذي يعمل في الجانب المحاسبي على الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وكاملة والعمل على المستندات المالية، وكتابة التقارير المالية، تسجيل المعلومات المالية، واستقبال وأرشفة المستندات، وعمل الحسابات المطلوبة ورقيا أو الكترونيا وتوفير هذه الأوراق للإدارة لضمان المراقبة والمحاسبة وتجنب الفساد.

من بعده يأتي أمين الصندوق والذي يبقى على علم بكل التفاصيل المالية للمؤسسة ويعلم الإدارة العليا ومجلس الإدارة بالتطورات في الشئون المالية وتقديم التقارير المالية لهم والتعامل مع المعاملات المالية ومسك الدفاتر المحاسبية والإشراف على موارد المؤسسة ومصروفاتها وإيصالاتها وإيراداتها وحساباتها البنكية وأعمالها المالية ككل، والاحتفاظ بالمستندات الدالة عليها ومراجعة السجلات واعتمادها وحفظها والتأكد أن المصروفات مطابقة لبنود الميزانية ومرت بالمعاملات الإدارية المعمول بها، وإعداد التقارير الخاصة بها وخصوصا التقارير النهائية والحسابات الختامية.

إن من أسباب نجاح المؤسسة قدرتها في تقديم تقارير محاسبية جيدة ومتكاملة ونزيهة وشفافة، والتعامل مع التعاملات والمعاملات المالية وحفظ السجلات الخاصة بالمؤسسة بالشكل الملائم، وتنظيم المعاملات المالية ووجود سجلات منتظمة ومكتملة ومحفوظة هو الشاهد على كون المؤسسة جيدة في أنشطتها وتعاملاتها وإدارتها لمشاريعها وبرامجها وأفرادها، وضمان أن تفاصيل الإدارة المالية منتظمة وقابلة لأن تعطي معلومات مالية دقيقة للراغبين بالتعرف على مسيرة العمل المالية وشفافيتها وجودتها.

وتتنوع المعاملات المالية ما بين حفظ السجلات ومسك الدفاتر المحاسبية وكتابة الشيكات وإيداع التمويلات والتسوية مع البنوك والتعامل مع الفواتير والملفات والكشوف المالية، ووضع اللوائح المالية المعتمدة، وهذه الأعمال ترتبط بالإدارة المالية وعملياتها وأهميتها وتخصصاتها وطريقة تعاملها مع الأنشطة المالية المبنية على خطط وأهداف المؤسسة والمعلومات المالية الخاصة بها وطرق الإشراف على النظام المحاسبي، ووضع ومراجعة الميزانية وإدارة التدفق المالي وتحديد التكاليف وإدارة الأصول وإدارة التمويل والموارد بحكمة، والقيام بالتحليل المالي ومراقبة الميزانية وكتابة التقارير المالية، والحصول على معلومات يومية وصحيحة عن كمية الإنفاق وفي أي وجه ينفق، وهل لدى المؤسسة ما يكفي من أموال لتشغيلها، وهل يتم الصرف في حدود الميزانية وما هي اتجاهات الأموال الداخلة والمنصرفة وكيف يتم تحميل وتحليل التكاليف ومراقبتها، ووضع التقارير المالية.

إن إدارة التدفق النقدي تقوم على دراسة معدلات السيولة والتنبؤ بمستوياتها عبر الخبرة المتوفرة من تجارب سابقة، بينما تقوم أنشطة تحميل التكاليف إلى خبرة المؤسسة بتكاليف أنشطتها التشغيلية أو البرامجية وإدراكها للتكاليف المباشرة أو غير المباشرة وكذا معرفتها بتلك التكاليف التي يتحملها مانح واحد من مانحيها أو تلك التكاليف التي قد يتحملها أكثر من مانح أو تلك التكاليف التي يتم تغطيتها من البرامج المدرة للدخل للمؤسسة.