خامسا: متطلبات صنع مؤسسات غير حكومية نشطة وفاعلة

تمتلك خبرات في حل المشكلات

وذلك من خلال معرفة مشاكلها والاعتراف بها ومعالجتها بطرق موضوعية ومنطقية ومعقولة وتشاركية وسليمة ومناسبة وديمقراطية وتفاعلية وتطبيقية وقابلة للتنفيذ.

تملك القدرة على اتخاذ القرارات

من المهم للمؤسسة أن تكون قادرة على اتخاذ قراراتها باستقلالية وحيادية ومناسبة وهادفة وتعالج الأمور الطارئة والأمور المهمة، وقابلة للتنفيذ ومدروسة وتعزز العلاقات الإيجابية وتطور المهارات الإدارية والتنظيمية وتعزز السياسات والمعايير المؤسسية وقابلة للتطوير والتعديل وتم اتخاذها في الوقت المناسب.

تملك الرغبة في مشاركة المهارات

تعتبر مشاركة المهارات نوع من أنواع بناء القدرات داخل وخارج المؤسسة وهي تعني مشاركة الآخرين بالأفكار وطرق الإدارة بما في ذلك إدارة الاجتماعات، وصياغة التقارير، وحث الموظفين وتحسين قدراتهم وتفعيل طرق وأساليب أدائهم العمل بغية الحصول على أفضل النتائج في مشاريع المؤسسة والتأثير الإيجابي على المهارات الخاصة بالآخرين وتشجيعهم ومشاركة المعلومات معهم وتطبيق الشفافية والمشاركة الفعالة على الذكاء والوضوح بين المدير والموظف، وضمان وضوح الأفكار والرسائل وتبليغها للجميع بشكل مناسب وواضح ومفهوم وإعادة الأفكار وتكرارها والتأكد من صحتها وسهولتها ووضوحها وتحفيز أعضاء المؤسسة على العمل، وتنمية شعورهم بأنهم جزء من المجتمع ومساعدتهم على تحقيق الأهداف الخاصة بهم والعمل على صنع تأثير كبير وعميق في نفوس الآخرين، ومنحهم الحرية بان يعملوا على طريقتهم خاصة، وضمان تفاعلهم مع المهمة، والعمل على الاطراء والثناء على العمل حين ينفذ بطريقة سليمة، ومراقبة التصرفات السيئة، وإبداء الاهتمام بالأعمال المنوطة بهم، وتشجيعهم وتقديرهم، وضمان الإيجابية في التصرفات، والثبات في الأعمال والقرارات الخاصة بهم.

تملك سياسات ناجحة في التفويض

لا وجود لشخص يمكنه القيام بالعمل وحيدا وبالتالي فإن امتلاك المؤسسة سياسات ناجحة في التفويض هو سبب مهم من أسباب نجاحها ولتفويض الآخرين بالأعمال لا بد من تحقق الثقة بهم وتحملهم المسؤولية، مع تحديد نوع العمل المطلوب منهم، وتقسيم الأعمال التي يجب حتماً تفويضها إلى الآخرين والأعمال التي يفترض تفويضها إلى الآخرين ومن ثم تحفيزهم على القيام بالأعمال ومتابعتهم وتقويمهم وتوجيههم إلى التطبيق الصحيح لها.

تمتلك استراتيجيات الدعاية والوصول للجمهور المستهدف

إن المجتمعات المفتوحة والمتنوعة تحتاج أكثر من استراتيجية لفهمها وفهم طرق التعامل معها والوصول إليها، وبالتالي يجب على المؤسسة الراغبة بالوصول للجمهور العمل على تطوير سبل الدعاية والوصول للجمهور المستهدف من خلال مشاركة الجمهور في صناعة مشاريعها، ومشاركتهم في تنفيذها ومتابعتها ومراقبتها وشفافيتها وتأثيرها الإيجابي في حياتهم بما يزيد من العلاقات والروابط بين المؤسسة والمجتمع وأصحاب المصالح المختلفين والمرتبطين بأعمال المؤسسة بما يضمن الاستفادة المشتركة من المشاريع المنجزة وتطوير الإنجازات فمشاركة الجمهور المؤسسات في أعمالها هو الطريق الأمثل لنجاحها في المجتمع.

إن وجود استراتيجية سبل الدعاية وطرق الوصول للجمهور يستدعي تنظيم شكل التفاعل المجتمعي مع أنشطة المؤسسة ومشاركتهم فيها، كما أن استفادة الجمهور من المؤسسة سيؤدي الى إيمان المانحين بدورها في التغيير والتحديث والتطوير للمجتمع مما يعزز من تمويلاتها، وللأسف لا تعمل كثير من المؤسسات على وضع استراتيجيات خاصة بالدعاية والوصول للجمهور المستهدف لها ويعيبها النخبوية في العمل واختيار المشاكل التي تعالجها وتتناسب مع أولوياتها هي وليس أولويات المجتمع وتختار الحلول المناسبة لها وقدرتها ورغبات مانحيها دون العمل على مشاركة الجمهور المستهدف وأفكاره.

إن من المهم للمؤسسة الراغبة بالوصول إلى الجمهور المستهدف بأنشطتها أن تتميز بالشمولية والموضوعية والمصداقية في التعامل معهم واحترام تنوعهم وآرائهم المختلفة، وتفعيل أنشطة الوصول إليهم وتفعيل مشاركتهم في جميع أنشطتها بما يتسق مع رؤيتها وأهدافها ورسالتها وأعمالها من خلال أنشطة حقيقة تضمن وصول حقيقي ومؤثر للجمهور وزيادة المعرفة لديها بتنوعهم واختلافهم وطرق التواصل معهم وتفعيل تلك الطرق بالشكل الأمثل.

ويبدو أن قلة الممارسات في الوصول للجمهور المستهدف يؤثر على أعمال المؤسسة وأنشطتها وخبرات العاملين فيها، ويأتي عدم قدرة المؤسسات على الوصول إلى الجمهور المستهدف منها عبر المطبوعات والأنشطة لارتفاع تكاليف مثل هذه الأعمال والأنشطة، وعدم تفعيل الكثير من المؤسسات للإنترنت كطريق سريع وزهيد التكلفة للوصول للجمهور، وكذا التنوع الجغرافي والثقافي والطائفي والاثني والاقتصادي والثقافي وحاجة كل جمهور من الجماهير المحيطة بالمؤسسة، وأسلوب دعاية ووصول مختلف ومكلف.

إن وجود رؤية وخطة ومشاريع ومسئولين للدعاية والوصول إلى الجمهور المستهدف في المؤسسات مهم لتطويرها، ويمكن العمل عليه من خلال ورش عمل داخلية للمؤسسة تستدعي خبراتها وتمويلها وقدراتها في تفعيل هذه المشاريع من خلال المؤسسة نفسها أو التعاون مع مؤسسات متخصصة في مجال الدعاية والاعلان والاستفادة من تخصصها في تطوير أعمالها في هذا الجانب.

ويمكن للمؤسسة الراغبة في الوصول للجمهور المستهدف تصميم وتطوير استراتيجية متخصصة بهذا الأمر ودمجها في جميع أعمالها كما يمكنها العمل على زيادة معرفتها بالجمهور من حولها من خلال عمل دراسات للتعرف على تنوع الجمهور ومواقعه واحتياجاته وكيفية الوصول إليه أو البحث في الانترنت والحصول على دراسات مشابهة تعطي المؤسسة المعلومات التي تحتاجها لتفعيل مثل هذه الخطط الخاصة بها، وتطوير استمارات خاصة بالتطوع أو استمارات خاصة بالبحث عن الجمهور ومعرفة توجهاته ورؤيته عن المؤسسة وأعمالها ومدى رغبة الجمهور في المشاركة في أعمالها، ويمكن للمؤسسة التي تمتلك القدرات المالية والبشرية العمل على تكوين وحدة خاصة بالتسويق والدعاية ودراسة إمكانيات الوصول إلى الجمهور المستهدف من أعمالها ليتم التوجه إلى الجمهور بشكل متخصص ومنظم ومخطط له.

إن مشاركة الجمهور الفاعلة في أعمال المؤسسة لا يعمل على نجاح أنشطتها فقط ولكن أيضا يضمن التأثير الإيجابي لها في محيط المستفيدين ويشكل جدار حماية لها أمام السلطات وخصوصا المتسلطة منها أو الجماعات التي قد تهدد المؤسسة في المستقبل.

تمتلك استراتيجيات ناجحة في جذب وإدارة المتطوعين

لقد ظهرت الحاجة لوجود متطوعين من الجمهور للعمل في المؤسسات غير الحكومية والمؤسسات بسبب استناد أعمال مثل هذه المؤسسات على العمل المدني والتطوعي والرغبة الشخصية لدى بعض الأفراد بالمشاركة في الأعمال الإنسانية والحقوقية في العالم، ويعمل المتطوعين في الغالب على مشاركة المؤسسات والمؤسسات في صياغة وتنفيذ برامجها بما يتواءم مع احتياجات أفراد المجتمع الذي تعمل فيه المؤسسة الدولية أو المؤسسة الوطنية، وبالتالي فالعمل مع المتطوعين وزيادة نسبتهم داخل هذه المؤسسات واستثمارهم في الوصول للمجتمعات وتلبية احتياجاتها هو الهدف الأهم في العمل المدني للمؤسسة إذا كانت ترغب بشكل فعلى بالوصول للمجتمع وتغييره وتطويره نحو قيم حديثة ومتطورة وإنسانية.

إن اجتذاب المتطوعين وإدارتهم الإدارة الفاعلة لا يتحقق الا بوجود استراتيجية قابلة للتطور والاثراء والتفعيل، ومدعمة برؤية واضحة ولوائح تنظم شكل وجودة العمل المطلوب، وكذا تطوير نموذج للتعرف على أفكارهم وخلفياتهم التعليمية والثقافية والمجتمعية وبما يضمن تأثيرها الإيجابي في أعمالها وبالتالي يضمن تأثيرها الإيجابي والفعال في محيط أعمالها.

ويفترض بالاستراتيجية التي يجب أن تعمل المؤسسة على تطويرها أن تحتوي على أدوات لجذب وإدارة المتطوعين تشمل المعايير العامة المطلوبة وطريقة اختيارهم ونماذج للمسئوليات التي سيكلفون بها ومنهجية التعريف بالمسؤوليات وطريقة التأكيد على الالتزامات المتفق عليها بين المتطوع والمؤسسة والإطار الزمني للتطوع والمكافآت واعتماد استراتيجية إدارة المتطوعين وعمل قائمة قاعدة بيانات بالمتطوعين ومهاراتهم ووضع تصور لتدريب المتطوعين وتعريفهم بالمؤسسة وكذا تصور لمنهجية الاتفاق معهم واستمرارهم في العمل لفترة أطول ووضع تصور متابعة وتقييم أدائهم.

إن للمتطوعين دور كبير في نجاح أو فشل أي مؤسسة حيث تبنى المؤسسات على ما يقدمه المتطوعين من خدمات وأفكار وجهود تطوعية لا تكلف الكثير للقيام بأعمالها المجتمعية والمدنية وتؤثر في مجتمعها بالشكل الذي ترغب به، ومن الصعب العمل من دون وجود متطوعين يقدمون من وقتهم وجهدهم ما يستطيعون لخير المجتمع الذي ينتمون إليه وبالتالي فإن تكوين إدارة لجذب المتطوعين وإدارة جهودهم التطوعية سيكون له أثر إيجابي في أعمال المؤسسة، وانخفاض تكلفة هذه الأعمال مما يدعم اسمها وشهرتها، وزيادة تأثيرها الإيجابي في المجتمع.

إن على المؤسسة العمل على وضع المعايير العامة المطلوبة للمتطوعين وطريقة اختيارهم ونماذج للمسئوليات التي سيكلفون بها بالإضافة لمنهجية التعريف بالمسؤوليات وطرق التأكيد على الالتزامات المتفق عليها بين الطرفين والإطار الزمني للتطوع والمكافآت، وطرق خروج المتطوع من المؤسسة عند الانتهاء من خدمته، وأهمية وجود قاعدة بيانات للمتطوعين وخطط تضمن استمرارهم في العمل ومتابعة أدائهم وتقييمه وقياس أثره في العمل وبالتالي على مستوى المجتمع المحيط الذي تقدم فيه المؤسسة أنشطتها.

إن وجود استراتيجية خاصة بالمتطوعين ستعمل على تنظيم العمل مما يسهم في تدفق المعلومات بسهولة وانسيابية وكذا ستحدد خارطة الطريق الخاصة بأعمال المتطوعين وقدراتهم وطرق الاستفادة منهم، وخلق الفكرة العامة للعمل مع المتطوعين بفعالية واحترام آرائهم وأفكارهم ومجهوداتهم المقدمة.

ويتطلب العمل مع المتطوعين الشفافية في التعامل معهم بما يضمن عدم تشويههم للمؤسسة عند خروجهم منها، والعدالة في التعامل معهم وعدم التمييز، ودعم جهود المتطوعين الإبداعية والابتكارية بما يضمن مشاركتهم الكاملة، والاهتمام بأفكار وآراء المتطوعين في تطوير العمل وتقديرها والبحث بجدية معهم في سبل تطويرها، والمصداقية في العمل بما يضمن احترام العمل المؤسسي، واستثمار المتطوعين بما يضمن تطور المؤسسة وتأثيرها في الشارع والمجتمع المحيط بها والذي يدخل ضمن فئاتها المستهدفة.

وتحتاج المؤسسة بناء قدراتها في مجال العمل التطوعي من خلال وضع استراتيجية لإدارة المتطوعين تشمل المعايير العامة المطلوبة وطرق اختيارهم ونماذج للمسئوليات التي سيكلفون بها مع صياغة منهجية التعريف بالمسؤوليات المتفق عليها بين المتطوع والمؤسسة والإطار الزمنى للتطوع والمكافئات وغيره من الإعمال المتعلقة بالاستراتيجية، والعمل على إدماج الاستراتيجية الخاصة بجذب وإدارة المتطوعين في الهيكل الخاص بالعمل، وزيادة المعلومات الخاصة بالتطوع من خلال وضع قاعدة بيانات للمتطوعين ومهاراتهم وطرق تدريبهم وتعريفهم بالمؤسسة وأعمالها، وبناء قدرات المؤسسة في تصميم منهجيات خاصة بالاتفاق مع المتطوعين وطرق استمرارهم في العمل لفترة أطول وطرق متابعتهم وتقييم أعمالهم.

إن من المهم للمؤسسة العمل على تطوير أنظمة وسياسات خاصة بالعمل التطوعي في إداراتها وتصميم قوالب ونماذج لتنظيم العمل مع المتطوعين ووضع مخصصات لبناء قدراتهم والعمل على تطوير وحدات متخصصة بهذا العمل في أقسامها المختلفة، والعمل على زيادة الخبرات والمهارات الخاصة بهم في العمل المؤسسي بداخلها والحد من تكوين تجارب وخبرات سيئة عن التطوع في المجتمع الذي تعمل فيه، وأن تعمل على وجود خطة عمل تشمل الأطر الزمنية للتطوع والمسئولين عنها والمكافأة الخاصة بالمتطوعين وغير ذلك من احتياجات المتطوعين وتحديد الزمن وأشكال التطوع المتاحة داخل المؤسسة وطرق التقييم والمتابعة والمكافآت.

ومن الممكن أن تقوم المؤسسة بتفعيل الشراكة مع مؤسسات تعمل في مجال المتطوعين وجذبهم ومعرفة الدراسات الخاصة بتشجيعهم على العمل المجتمعي، والعمل على إدراج وحدة جذب وإدارة المتطوعين في الهيكل التنظيمي المعلن للمؤسسة على الإنترنت أو في مطبوعاتها المتخصصة لمشاركة هذا العمل مع مثيلاتها وتحفيزهن على تكوين وحدات للمتطوعين مشابهة، والعمل على وجود قاعدة بيانات خاصة بالمؤسسة للمتطوعين تضم مهاراتهم وطرق تدريبهم وتعريفهم بالعمل وشروطه وسياساته، وتطوير استراتيجية خاصة بجذب وإدارة المتطوعين لدى المؤسسة، وتصميم قوالب لمعايير اختيار ومسؤوليات المتطوعين، ووجود منهجية للتعريف بالمسؤوليات للمتطوعين في المؤسسة، والعمل على تكوين أنشطة تعريفية للمتطوعين بالعمل المؤسسة و شروطه ومعاييره وتصميم القوالب والاستمارات الخاصة باختيار المتطوعين وتشغيلهم ومتابعتهم وتقويمهم ومكافأتهم والطرق الفضلى لخروجهم من العمل في المؤسسة.