ثالثا: تمتلك القدرة على التخطيط الذكي والمثمر

من المهم أن يكون للمؤسسة قدرة على التخطيط الذكي والمثمر، ومعرفة بمفهوم التخطيط، والقيمة المضافة له في إدارة المؤسسة وأهدافها ومشروعاتها ومواردها وخبراتها وخياراتها وتراكم فائدتها لصالح الفئات المستهدفة.

ويعمل التخطيط على ضمان عدم التشتت بين عدة مشروعات، وعلاج محدودية المردود، وإدارة لمؤسسة برشاده، وضمان تخصصها في العمل، وعلاج الأسباب التي تؤثر سلبا على أدائها وبناء قدرات المؤسسة واسمها وشهرتها وتأثيرها ورؤيتها ورسالتها وتفعيل التخطيط لمساندة قيادتها وأولوياتها واستجابتها في المجتمع.

إن التخطيط عملية منظمة، يتم من خلالها تحقيق توافق بين الأطراف المعنية بالبرامج والمشروعات، حول الأولويات الجوهرية التي ترتبط برسالة هذه المؤسسة، وفي الوقت نفسه الاستجابة للبيئة المجتمعية، ومطالبها.

ومن المهم أن يكون التخطيط مبني على الحوار والمناقشة والتنسيق والاتصال للوصول إلى الأفضل للمؤسسة والذي يحقق رسالتها ورؤيتها وأهدافها وتخصصها وتوافقاتها والتزاماتها وقضاياها وفعالياتها، ويكون ضمن قدراتها الإدارية والمالية والبشرية والتنظيمية والعملية.

ومن المهم أن يكون التخطيط مستند إلى بيانات ومعلومات واختيارات وبدائل واستراتيجيات وأولويات وصياغات ومحددات وافتراضات متنوعة وملتزما بقواعد المحاسبية، والمراقبة والتقييم.

إن إدراك المؤسسة أهمية التخطيط يجب أن يكون من واقعها وواقع مؤسسات المجتمع بشكل عام وأن تدرك احتياجها للتخطيط طويل أو متوسط أو قصير الأمد، وأن تدرك أهمية التخطيط في التشبيك والتحالف والحصول على التمويلات والهبات والتبرعات والدعم، والاستجابة السريعة لحاجات المجتمع.

يجب على المؤسسة أن تعمل على أن يلفت التخطيط والعمل الخاص بها انتباه الشركاء من جميع الأطياف من حولها وأن يركز التخطيط على قضاياها وأولوياتها ومنهاجياتها ومنظومتها وقضاياها ومشاركتها ومعاييرها وبدائلها وقياداتها وقدراتها وافتراضاتها و مفاهيمها وأفكارها ومعارفها وبياناتها ومعلوماتها وعلاقاتها وتشبيكاتها وواقعها وأدوارها وفرصها وتوافقاتها و مواردها وإمكانياتها المادية والبشرية والاتصالية والمهارية والمعرفية والفنية والتطوعية والرقابية والتقييمية و الرصدية والتوثيقية والاطارية.

إن التخطيط مهم ولكن الأهم هو إدارة عملية التخطيط نفسه حتى يصبح خطط مفهومة وشاملة وقابلة للتنفيذ ومن ثم تنفيذ المكتوب والمتفق عليه في عملية التطبيق في الواقع.

إن على المؤسسة العمل على إدارة الخطة فيها وانتقاء القضايا الخاصة بها والتي تطرح فرصًا جديدة لتحقيق رؤية ورسالة وأهداف المؤسسة وتحويل امالها إلى واقع ونتائج ملموسة، وسد الفجوة بين رؤية المؤسسة لما تريد أن تفعله، وبين ما هي عليه ومعرفة القضايا ذات أولوية، بالنسبة للبيئة المجتمعية والمؤسسة ذاتها، من منظور رسالتها ورؤيتها، وترتبط وتتقاطع مع برامج وسياسات المؤسسة، وتتجاوب مع احتياجات المجتمع بوضوح وبشكل مخطط.

ويستند التخطيط إلى المعلومات والبيانات المطلوبة، ومراجعة رسالة المؤسسة، والرؤية، والقيم، وتحديد الفرص والإمكانات، والتوافق حول قضاياها، وصياغة الخطة، تنفيذها، وعملية المراقبة والتقييم، والعمل على إعادة التخطيط عند الحاجة مع أهمية أن يتضمن تصميم عملية التخطيط، ووجود الغرض من المؤسسة وما تريد تحقيقه بتكلفة مقبولة وتخطي العقبات والتوقعات السلبية، وصنع الوضع الأمثل للعمل، ومعرفة بالنتائج التي يجب الوصول إليها، والمعوقات، والطريقة والهيكل الذي ستواجه به المعوقات، والموارد اللازمة لتنفيذ مشاريعها دون تجاهل الثقافة والمؤثرات السياسية، والوعي بالدور القيادي للمؤسسة في المجتمع وحفز العاملين وتوعيتهم بالتغيير وقلة التمويل ووجود قضايا ومؤسسات متنافسة.

ويتطلب تصميم التخطيط الدعم والقيادة والفعالية والمهارة والمعرفة والمشاركة بين كل أعضاء المؤسسة ووجود الموارد البشرية والمالية والفكرية والمعرفية لها، ووجود وملاءمة القيم والرؤية والمهمة، وضمان التشاور والتداول المكثف لتفاصيل التخطيط بين الجميع ومواءمة تصميم عملية التخطيط للقيم والمعتقدات والمبادئ والسياقات المجتمعية والبيئية والسياسية والاقتصادية والثقافية والإدارية والتنظيمية والمعيارية والاجرائية، وتعزيز الالتزامات والشفافية والمسئولية والمحاسبة الاجتماعية والأطر الأخلاقية والسياسات العملية والتوجهات المستقبلية، ودراسة نقاط قوة وضعف المؤسسة ذاتها، ودراسة القيم والثقافة السائدة في المجتمع، وتعبر عن الرؤية التي تتبناها والمهمة التي تسعى إليها مع معرفة التكلفة المتوقعة من حيث الخسائر المتوقعة المباشرة وغير المباشرة المستقبلية ومدى قدرة المؤسسة على التعامل مع قضاياها بنجاح، والمعرفة المعمقة بنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي تحيط بالمؤسسة.

ويجب أن تهتم المؤسسة عند تصميم عملية التخطيط بالعمل على تطوير مشروعات التغيير الخاصة بها وخصوصا القضايا التي تعمل فيها وتشكل أولوياتها بحيث تنشط في جمع المعلومات والبيانات والاستدلالات بما يكفي للإلمام بالقضية والفهم المتعمق للمشكلات أو الاحتياجات، ومعرفة مواردها، وطرق تعامل المؤسسات الأخرى مع قضايا مماثلة، وإعداد خطة العمل، وميزانية المشروع، وموارد الدخل، واشتراك مجلس الإدارة مع فريق العمل، والنظر في البرامج التي تدخل ضمن مشروع التغيير، وتنفيذه وضمان تأثيره الإيجابي في المجتمع وحماية مكتسباته ضمن جغرافية عمل وزمن يدخل ضمن نطاق قدرة المؤسسة ويحسن من صورتها وفاعليتها في المجتمع.

إن عملية التخطيط مهمة ومضيئة واستطلاعية وتتبعية وتقييمية ومرسخة للالتزام والنمو والانتماء والاستدامة والفعالية وتعمل على زيادة الفرص والخدمات والأدوار والخدمات والبرامج والأنشطة والوظائف في المؤسسة.

ومن العيوب التي قد تحيط بعملية التخطيط أو تنفيذه قصور المعرفة بالتخطيط أو بالخطط الناتجة عنه عدم الاطلاع عليها من قبل جميع أعضاء المؤسسة وشركائها ومموليها وقلة المشاركات في اتخاذ القرارات، وقلة الشعور بالانتماء إلى الخطة والمؤسسة، وتكرار جهد التخطيط، ومركزية القرار، والصراعات، وتضارب المصالح، وعدم الخروج إلى نتائج متفق عليها، والتواكل، وتفويض غير ذوي المهارات للمشاركة في تصميم التخطيط وتنفيذه، والغرق في تفاصيل غير مهمة أو مرتبطة مما يضر بالجهود المالية والبشرية والفكرية والمعرفية ويخلق أزمة مالية وزمنية وبشرية ولا يضمن أن تسير المؤسسة في الاتجاه الصحيح دون تخبط، والدوران في حلقات مفرغة، وقلة فهم الجميع لتفاصيل التخطيط وطرق تنفيذه، وعدم القدرة على تكوين الحلفاء و مواجهة الخصوم، وعدم الأخذ بعين الاعتبار الجداول الزمنية والموازنات و الواجبات.

إن هناك ممارسات يجب على المؤسسة العمل عليها عند كتابة وتصميم التخطيط وتنفيذه مثل الجدية والالتزام والديمقراطية وضمان حرية التعبير وضمان المشاركة الكاملة من الجميع، وحرية المناقشة بشأن التخطيط وتطويره وكتابته ونشره وضمان فهمه من الجميع ليدركوا أدوارهم وفعاليتهم.

إن الخطة هي أداة للمؤسسة، وتؤسس نظاما لكيفية تسيير وتوجيه الأفراد، والتحكم في الزمن والموارد المالية، وتزود الجميع بالطريقة التي يمكن من خلالها التقدم وقياس التقدم، ويعتمد عليها وضمان سير الجميع في نفس اتجاه تحقيق الخطة والتركيز فيها على المستقبل، وضمان أن يعمل الجميع على أن توضح الخطة توضيح كامل للأهداف، ومعرفة بصانعي القرار، و الحلفاء، والخصوم، والعقبات، والتكتيكات الإدارية، وهيكلية المؤسسة، والجداول الزمنية، و الميزانية، وأن تكون الخطة عملية وواقعية وبسيطة وسهلة الفهم ومركزة وواضحة ومنطقية وتشاركية وتنظيمية وتخصصية ومحددة الزمن والموارد المالية والبشرية.

إن من المهم عند القيام بعملية التخطيط الاهتمام بكل جزء من العملية وجدولة جميع الأفكار ونقاشها، والتركيز حولها، و عدم تناول أية أفكار خارجة عنه، وضمان مشاركة الجميع بأفكارهم، وعدم اضاعة الوقت وجدولة جميع الاهداف والمشاكل والحلول المتوقعة، و عدم الدخول في نقاش غير مثمر، و عدم الاستهتار بأي فكرة، وضمان الديمقراطية في كل عملية لصناعة الخطة وضمان التصويت إيجابا أو سلبا على كل أولوياتها وتفاصيلها وأهدافها وأنشطتها وقراراتها وصانعيها وانجازاتها وشركائها ومشاركيها وتكتيكاتها وحلفائها وخصومها ومنافسيها وتحفظاتها ومشاكلها واحتمالاتها وتحدياتها وعقباتها وسياساتها وإعداداتها وموظفيها وعلاقاتها وهيكليتها ومهامها ورؤيتها ورسالتها وأهدافها واتصالاتها وإداراتها وتكاليفها وموازناتها و تمويلها ونفقاتها ومصروفاتها وتقاريرها وترتيباتها ومجموعاتها وواجباتها وحقوقها ومسئولياتها وطواقمها ولجانها و متطوعيها ومجالسها وتعزز من جهودها وتأثيرها ووجودها وجودة مشاريعها في المجتمع، وضمان التخطيط الجيد، والتقييم السليم، والإدارة الصحيحة، والوقت الكافي للتخطيط والتنفيذ للمشاريع التي تلبي احتياجات المجتمع بفعالية وكفاءة.

ويتوقف نجاح التخطيط على توفر المؤسسة على جملة من المواصفات من ضمنها إدارة فعالة ومؤهلة وقنوات اتصال واضحة، والانفتاح على الآراء والرواء والتحرر من أغلال البيروقراطية والجمود الفكري، وتوفر القيادة والرؤية والجرأة على إحداث التغيير وذات فكر استراتيجي عنصر أساسي وحاسم في نجاح التخطيط بالإضافة إلى توفر التنظيم والتناسق والتصور والكيفية والنهج والديناميكية والإرادة والعقلانية والاستشراف للوصول على استدامة المؤسسة وفعاليتها وأن يكون لها رؤية مستقبلية وخطة قابلة للتنفيذ، وأن يكون لديها قدرا كبيرا من روح المسؤولية والالتزام ومشاركة جميع المستويات الإدارية.

إن من المهم ضمان أن التخطيط يتجه بالضرورة إلى تحقيق هدف معين، وأن تقوم بدراسة خيارات ارتباط بوجودها ورسالتها، والسياسة العامة للمؤسسة وأهدافها، ويشكل دعامة أساسية لها، ويحفز على تعبئة الأموال ويساعد على مواجهة الأزمات والمخاطر وعلى تحديد الأولويات ضمن الخيارات الممكنة.

ويقوم التخطيط على مرتكزات لضمان نجاحه مثل وجود نظام للحوافز يشجع كل العاملين بالمؤسسة وكافة الشركاء على الانخراط في عملية التخطيط والتصور والتنفيذ والمراجعة والتطوير، ويوفر قاعدة صلبة للمعلومات والمعطيات بخصوص واقعها والبيئة المحيطة بها، والموضوعية في التحليل والعمق في النقاش، وفهم كافة الخيارات والبدائل، وضمان أن تكون عملية التخطيط شاملة جامعة لا تغفل أي مرحلة من المراحل أو أي أوجه من أوجه العملية، وتساعد على خلق أجواء المشاركة والتواصل وتبادل المعلومات والآراء، ووجود فريق عمل لإدارة عملية التخطيط على قدر كبير من الكفاءة المعرفية والتواصلية وتتحلى بروح التجديد والمبادرة والإبداع، و قادر على تحديد الرسالة، والرؤية والأهداف.

ويقوم التخطيط على مرتكزات إضافية مثل تحليل البيئة الخارجية في أبعادها الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والديموغرافية، وتحديد الموارد والسياق والفرص والتحديات، وتحديد نقاط القوة ونقط الضعف مما يمكن من تعرف الموارد المتاحة داخليا والموارد التي يجب توفيرها من خلال شراكات أو دعم جهات خارجية و دراسة الخيارات والبدائل، وتصميم خطط تضم الأهداف، والنتائج المتوقعة، والمؤشرات، والأنشطة، وآليات التتبع والتقييم، ومراجعة الخطة مع المعنيين والعمل على تعديلها، و تنفيذ الخطة الاستراتيجية، ومراجعة التنفيذ والتعديل حسب الحاجة وتوفر جهد ووقت وصبر ومثابرة، وتضافر جهود كفاءات متنوعة وقيادة مؤهلة.

إن من المهم عند التخطيط معرفة العوامل التي تؤثر على بلورة الخطة مثل الافتراضات الخاطئة والتوقعات المتفائلة وغير الواقعية، وضعف في تحليل المخاطر ونقط الضعف والقوة أو في تحليل الفرص والبنية المحيطة أو معرفة متطلبات بناء وتنفيذ المشاريع أو إتباع مراحل وخطوات منهجية مترابطة ومتكاملة أو تشخيص وضعية المؤسسة، أو الحصول على معلومات تمكن من اقتراح المشروع المناسب، ومعرفة ماذا يتم تشخيصه داخل المؤسسة من قبيل الوضعية المادية لها وحجمها وإمكانياتها وبنيتها التحتية وموظفيها وتجهيزاتها، و الإمكانات المادية الخاصة بها، وتحديدها الفئات البشرية المستهدفة من أعمالها ومعرفة المحيط الجغرافي الخاص بها، و مواردها و صعوباتها، و العلاقات مع من حولها.

ومن المهم عند التخطيط للمؤسسة معرفة المتغيرات من خارجها سواء كانت سياسية أو اقتصادية أو جغرافية أو بشرية أو قانونية أو تشريعية أو تجهيزية أو ثقافية بالإضافة إلى معرفة المؤسسات من حولها، وما هي خدماتها وشركائها وأثرها ودراساتها وأبحاثها ونوعية مستهدفيها ومهنيتها وخبرتها والفرق العاملة فيها والكفاءات المتوفرة لديها ومساهمتها في المجتمع و آراء المجتمع عنها بالإضافة إلى معرفة المؤسسة عند التخطيط بالعوامل المادية ووضعية المؤسسة ومتغيراتها وموقعها الجغرافي وخصائص الموقع الجغرافي وخصائص السكان اللغوية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية والأمنية والثقافية.

ويجب على المؤسسة عند التخطيط معرفة العوامل التي تتعلق ببنية المؤسسة وحجمها وعدد موظفيها وإمكانياتها ونوعية أنشطتها وقدرتها على تنفيذ الأنشطة وتوفر موارد لتنفيذ الأنشطة وعلاقاتها مع المحيط وتخصصها وخبرتها ومهنيتها وخصائصها وإنجازاتها وحجم تأثيرها السابق في المجتمع وقدرتها على تشخيص وضعها وامتلاكها أساليب وأدوات لتشخيص وضعيتها وانتقاء المشروع المناسب لها، ومعرفتها بتجهيزاتها، وإمكاناتها وتطبيقاتها.

ويجب أن تعتمد المؤسسة على المعلومات من خلال خبرات المؤسسة أو من خلال الاستبيانات والاستقصائيات والمقابلات والملاحظات والرصد والإحصاءات والبيانات لتدرك المؤسسة قدرتها على وضع الخطط والمشاريع التي تقوم بها وأين يمكن أن تقوم بها وابتكارها وتلبيتها حاجات المجتمع والقدرة على تنفيذها وفحصها ومتابعتها ومراقبتها وضمان تنوعها وجودة تأثيرها الإيجابي وسريان تنفيذها بسلاسة واقتراح الحلول في حال واجهت المشاريع صعوبات عند التنفيذ.

ويجب أن تكون المؤسسة منفتحة على مختلف الخبرات والكفاءات، وتتصف بالمرونة للخروج بخطط ذات مردود ومقبولة من المجتمع ومناسبة للمؤسسة وموقعها وقدراتها ومواردها وخدماتها وخبراتها وخبرات المجتمع ومناسبة للفئات التي ستشارك في إعداد المشروع وإنجازه، والفئات التي يستهدفها المشروع، ومحققة الأهداف والنتائج، وتساعد على اتخاذ القرارات والانجاز والتعاون بين فرق العمل وتسهم في تصنيف المعطيات وترتيبها، وتوزيع المقترحات والمشاريع حسب فئات، وتحديد المعايير والأولويات، واختيار أفضلها للمؤسسة والمجتمع.

إن أهم مميزات التخطيط أنه يبقي المؤسسة مركزة على أهدافها وتنظيم أعمالها وتخصيص مواردها وفعاليتها وكفاءتها وشراكاتها ومكانتها ومنهاجيتها وطرقها وخريطتها، وأن تكون على معرفة بواقعها الحالي وشكلها المستقبلي والإجابة على التساؤلات حول ما سوف يكون عليه شكلها، وما ستقوم به، وهل تناسق مع مشاريعها وأنشطتها وإنجازاتها ونضوجها وتجربتها ورؤيتها ومهمتها واتجاهها، و أولوياتها، وأهدافها، ومهامها، وقراراتها وشراكاتها ومواردها واموالها وموظفيها وتقدمها ونتائجها ومخرجاتها وغاياتها وشهرتها وأثرها ومعرفتها وخدماتها وقوتها وممتلكاتها وفرصها وتهديداتها ومموليها، وأن تكون على معرفة احتياجاتها وأصولها المادية والمعرفية والمهارية والتكنولوجية والإعلامية والاجتماعية.

وبالنسبة لخطة العمل الناتجة عن التخطيط فتقدم الوصف عمن سوف يقوم بالعمل خلال أي فترة زمنية، وتضمن خطة العمل تنفيذ النشاطات في الوقت المناسب، كما تتيح خطط الأعمال المكتوبة للموظفين والمتطوعين تنظيم وقتهم بكفاءة، و تصف أهداف وأغراض المشروع، وطريقة تعاقب النشاطات، والموارد المطلوبة، وخضوع المؤسسة للمساءلة تجاه أصحاب المصلحة وتجاه مهمتهم، وتفيد الخطة في قياس النتائج، والقيام بعملية التقييم وتحديد النتائج التي ترغب في أن يحققها المشروع، والوقت والموارد التي تمتلكها، ومدى قدرتها على جمع المعلومات في الوقت المناسب ومعرفتها بأساس الإدارة، و مواقفها وأهدافها والطرق التي تستخدمها للوصول لتلك الأهداف وفهم وتحليل الوضع الراهن، والتنبؤ بما عليه القيام به، وإعداد طريقة معينة لتأدية العمل الذي يود إنجازه وتقييم التقدم وإعطاء الاقتراحات الجديدة، والإعداد المقدم للأعمال المستقبلية، والكيفية التي ستتم بها والوسائل لتحقيق ذلك، والبدائل للتصرفات وتقييمها واختيار أفضل بديل لها، والقدرة على تحديد القضايا الرئيسية للمؤسسة والقدرة على مراجعة وتحديث التقييم و الرؤية والمهمة والأهداف والمشاريع وبناء القدرات والبنية التحتية ومواطن القوة والضعف والفرص والتهديدات التي تحيط بها وفهم القضايا الرئيسية التي تواجهها واتخاذ قرارات حكيمة حول كيفية معالجتها.