ثانيا: المتطلبات اللازمة لتكوين مؤسسة غير حكومية نشطة وفاعلة

قانونية

من المهم للمؤسسة أن تكون قانونية ومسجلة وتلتزم بالقوانين والسياسات الخاصة بها وأعمالها ومشاريعها والإدارية واحترام قواعد القانون الدولي والإقليمي والوطني والداخلي في المؤسسة نفسها والذي يجعل من جميع أعمال المؤسسة قانونية.

شرعية

وتعني أن تعمل المؤسسة على مشاريع وأنشطة مشروعة وليست أنشطة مخالفة للقانون ومن أسس أن تكون المؤسسة شرعية أن تعمل على تلبية الاحتياجات الاجتماعية للمستفيدين من حولها وأن تكون مدركة أن جميع أنشطتها شرعية ومستدامة ومحوكمة وأن تمتلك المؤسسة مهمة ورسالة وأن تكون ذات إدارة جيّدة وفعالة ولا تولي الأولوية لمصالحها قبل مصالح المجتمع الذي تخدمه وأن تعمل لأجل المصلحة العامة ولديها قيادة رشيدة وغير خاضعة للهيمنة.

محوكمة

وتعني أن تكون المؤسسة غير الحكومية محوكمة أن يكون لديها أوراقها القانونية مثل الترخيص والنظام الأساسي والقوانين والاستراتيجيات والسياسات التي تنم عملها وأن تكن شرعية ولديها قيادة أو إدارة المؤسسة شرعية منتخبة وأن تعمل على تعزيز المشاركة الجماعية في إدارتها وأن تكون ديمقراطية وتشاركية وشفافة وفعالة وتعزز قيمة العمل الجماعي وتوزيع الأدوار، والتوافق حول القضايا الرئيسية، والتخطيط الاستراتيجي، واعتماد المشاركة كمنهج، وتفعيل المساءلة والمحاسبية والشفافية، وإرساء ثقافة العمل التطوعي، والتوافق الجماعي حول رسالة المؤسسة وأهدافها، والتخطيط الاستراتيجي، وصياغة الأولويات، وتوفير الموارد المالية والبشرية، وإدارتها ، وضمان التكامل بين احترام القواعد القانونية وأخلاقيات العمل التطوعي، وضمان المشاركة من داخل المؤسسة، وخارجها.

لديها مهمة

وهو أن تملك وتدرك وتؤمن المؤسسة بالسبب الذي وجدت من أجله، وهذا يعني الهدف الذي تعمل المؤسسة لأجل تحقيقه وأن تلتزم بتحقيقه بجودة عالية وبوضوح وبشكل مؤثر إيجابيا على المجتمع الذي تعيش فيه وتعمل لأجله.

لديها رؤية

وتصف رؤيا مؤسستك غير الحكومية التغييرات الطويلة الأمد التي تسعى لتحقيقها وكيف ستتحسن حياة الناس بفضل ما تقوم به المؤسسة، وهي الطريقة الفريدة التي تساهم بها المؤسسة لتحويل الرؤية إلى حقيقة والتي من الضروري أن تكون مكتوبة، وموجزة، وقوية، ومهمة، وواضحة، ومركزة، وموجهة، وكبيرة، وجريئة، وتساعد المؤسسة على النجاح و تلهم الآخرين وتحفزهم على مساعدة المؤسسة والعمل فيها ولا تبدد أعمال المؤسسة في مشاريع غير مترابطة وتحدد طابع أعمال المؤسسة في المستقبل وترتبط بأهدافها ويتم العمل دائما على صقلها ومراجعتها وتطويرها وأن يتم مشاركتها مع الموظفين والممولين والشركاء وأعضاء مجالس الإدارة والمتطوعين وكل من يرتبط مع المؤسسة بعمل أو مشاريع، وتساعد الرؤية الجيدة على تشكيل الصورة التي ترغب بها المؤسسة ودورها في تحسين حياة المجتمعات من حولها تشكل أداة قوية لتحفيز الموظفين والمتطوعين وإقناع الآخرين بالانضمام للمنظمة وتحتاج تضافر جهود العديد من أعضاء المؤسسة والاخرين.

لديها رسالة

يجب أن يكون لدى المؤسسة رسالة واضحة ومركزة وموجهة ورسمية ومكتوبة ومعلنة، ومن المهم لتأسيس الرسالة أن تكون صناعة مشتركة بين قادة المؤسسة وموظفيها ومستهدفيها وشركائها وتعمل على بناء شعورًا لدى الجميع ويتم تبنيها رسميًا.

وتجيب الرسالة على الغرض الرئيسي من إنشاء المؤسسة وسبب وجودها ومن هي وماذا تفعل والنتائج النهائية التي تسعى إليها والمنطقة الجغرافية التي تعمل عليها ونوعية مستهدفيها والتغيرات الطويلة الأمد التي تسعى إلى تحقيقها، والاستراتيجيات أو أنواع النشاطات المستخدمة من جانب المؤسسة لتحقيق رسالتها، وأن تتصف الرسالة بأنها مركزة وموجهة ومفهومة وبسيطة ودقيقة وارشادية وقيادية وابداعية وتحتاج لها المؤسسة والمجتمع وتعكس ما تقوم به المؤسسة، وتسهم في وصول المؤسسة لأهدافها.

لديها قيم

إن من المهم أن تحتوي المؤسسة على قيم لأعمالها، والقيم هي المبادئ التي تتعهد المؤسسة بالالتزام بها في جميع نواحي عملها من قبيل المساءلة والشفافية والاستقلالية واحترامها لقيم اللاعنف والاحترام وكرامة الإنسان، والتمكين، والشراكة، وقيادة المجتمع، وعدم التمييز، والشمول والصدق والجودة بالإضافة إلى الكثير من القيم التي يجب أن تتميز بها المؤسسات بكافة أشكالها وأنواعها وأحجامها.

لديها أهداف

يجب على كل منظمة أن يكون لها أهداف لمشاريعها وأنشطتها ويجب أن تكون تلك الأهداف واضحة وتسهم في تحقيق خطط المؤسسة وأولوياتها ومفهومة للجميع ومركزة ولديها موارد بشرية ومالية وبنية تحتية لتحقيقها وتحقق تقدم وأثرها ملموس وهيكلية وتشاركية وتمنع حدوث صراعات ومنطقية ويمكن تحقيقها في فترة زمنية وطموحة ومعقولة وتسهم في تطور المؤسسة ومستهدفيها وأن تكون محددة وإيجابية ومثيرة وتخصصية وعميقة والإحساس بها عميق وواسع وتسهم في حل المشاكل ومفهومة لكل أعضاء المؤسسة وإدارتها وقياداتها ومستهدفيها وشركائها ومموليها ومتطورة، و تسهم في التطور ولا تسهم في وجود توترات سياسية، و اجتماعية و دينية وتعزز التشبيك والتحالفات وقوية وتتماشى مع رؤية ورسالة وتصورات وقيم المؤسسة، وتسهم في نجاح خطط المؤسسة وتوفر احتياجاتها وتسهم في نجاح تكتيكاتها ومشاريعها وأنشطتها وجاذبة للتمويلات والبشر ويقلل من حدوث الصراعات وغير مكررة.

لديها قدرة على إيصال قيمها، ورؤيتها، ورسالتها وأهدافها

ينبغي على المؤسسة غير الحكومية إيصال قيمها، ورؤيتها، ورسالتها إلى جميع الأطراف المرتبطة بأعمال معها من قبيل قياداتها وأعضائها وموظفيها و متطوعيها ومجالس إدارتها ومجلس أمنائها ومستفيديها ومموليها وشركائها والحكومة بمؤسساتها المختلفة حتى يعرف الجميع ما هي رسالة وأهداف وقيم ورؤية المؤسسة وأين ومتى وكيف وماذا ولماذا تعمل ويساعدونها على تحقيقها بجودة عالية، ويمكن نشر تلك القيم والرؤية والرسالة والأهداف عبر الاجتماعات والندوات وورش العمل والمؤتمرات واللقاءات الإعلامية وعبر الانترنت وصفحات التواصل الاجتماعي وعبر مطبوعات المؤسسة بكافة أشكالها بحيث يتم تسويق كل تلك الرؤى والقيم والرسائل والأهداف بشكل مستمر وجذاب وبجودة عالية.

تملك القيادة الملتزمة

من المهم أن يكون للمؤسسة قيادة ملتزمة ومؤمنة برسالتها وقيمها ورؤيتها ومبادئها وأهمية أنشطتها خصوصا أن الكثير من أنشطة المؤسسة تطوعية ولا تعطي قياداتها أو موظفيها الكثير من الأموال أو حتى الاستدامة في دفع المرتبات وبالتالي فإن استدامة ونشاط المؤسسة يستند إلى التزام قيادتها وتميزها بالمعارف والمهارات لقيادة المؤسسة وفريقها ومستهدفيها وشركائها بالشكل الأمثل وقدرة تلك القيادة على إدارة الجهود والوقت والأموال والبشر ضمن مهمة واضحة وإدارة جيدة وبرامج تلبي احتياجات المجتمع, ومن المهم أن يكون لدى قائد المؤسسة خبرة في إدارة الخبرات ووجهات النظر وطاقات المؤسسة وأن يعمل على صناعة قيادات جديدة، وأن يكسب هو ومؤسسته الثقة والمصداقية والموضوعية وأن يكون قادر على اجتذاب ذوي المهارات والخبرات والمواهب ومساعدتهم وبناء قدراتهم.

إن من المهم أن تتميز قيادة المؤسسة بالعدل والمساواة والحكمة والصدق والحزم وتشجيع الآخرين وأن تكون لديه المهارات على إدارة مشاريع مؤسسته بشكل جيد، وأن يشجع القيادات من حوله ويصنع همتها ويحفز على العمل الجماعي وصناعة مبادرات إبداعية وأن يعمل على صناعة ايمان وفعالية ومصداقية لعمله ومؤسسته بالإضافة إلى تحقيقه لمشاركة المجتمعات المحلية، وإدراكه لأولويات واحتياجات المجتمع، والصالح العام بشكل مستقل وأن تكون لدى رؤية نقدية لأوضاع المجتمع، ونزعة للتحرك صوبها، وقناعة بدور العمل التطوعي والمشاركة، وقدرات لإدارة العمل الجماعي، وإدارة أي اختلافات أو صراعات بأسلوب ديمقراطي، وأن يدرك امتلاكه القدرة على إحداث تغيير مجتمعي، والتأثير في ثقافة المجتمع، وتوجيه أفكاره لنهج معين قائم على احترام الحقوق والالتزام بالواجبات، والارتفاع عن مستوى الخلافات الشخصية أو السياسية وتميزه بالديمقراطية في صنع القرارات والسياسات والبرامج في المؤسسة.

تمتلك مجلس إدارة قوي وفاعل ومؤثر

إن مجلس الإدارة هو الهيئة المسؤولة عن إدارة المؤسسة، ويتأكد من تنفيذها مهمتها بصورة شرعية وأخلاقية وفعالة، ويكون مسؤولاً تجاه المجتمع الذي تخدمه المؤسسة، وتجاه المانحين والشركاء الآخرين، ويساعدها في تنفيذ الأعمال وكتابة المشاريع وحضور الاجتماعات وتوفير المعلومات والمشورة وتوفير الضوابط وضمان التوازنات وضمان خضوع المؤسسة للمساءلة، وأن لديها كل ما تحتاج إليه لتنفيذ مهمتها بصورة قانونية، وأخلاقية، وفعالة، ويكون مسؤولاً أمام المجتمع، والمانحين، والشركاء، وأصحاب المصلحة، ويهتم بوضع قيم، ورؤية، ومهمة، وبناء علاقات المؤسسة والتأكد من بقاءها شفافة، ولديها التزام بقضاياها.

ويضمن المجلس أن لدى الجميع اتفاق على الوقت و الآمال والتوقعات، وفهم لقطاع النفع العام، والتأكد أن المؤسسة تملك المعرفة، والاتفاق على الاستراتيجيات والأولويات، والتمييز بين وظائف الهيئة الادارية و الموظفين، وتفعيل بنية عملية و مرنة، ودعم القيادة والتعلم، والاستعداد لمواجهة القضايا و توجهها و حل المشكلات، وامكانية الاتصال بالخارج للمساعدة، والتأكد أن المؤسسة الغير حكومية مسؤولة أمام القانون عن جميع العمليات، والإشراف المالي وتعيين المدير التنفيذي والإشراف على عمله وتقييم ادائه، وتحديد الأهداف، والسياسات العامة للمؤسسة.

ويعمل المجلس على تطوير الموارد، وتثبيت عقود الموظفين والبت في شكاويهم، وترخيص البرامج، والمصادقة على خطة التبرعات وفعالياتها، ومراجعة المبادئ الإرشادية للمؤسسة للتأكد من أن الأهداف الطويلة الأجل للمؤسسة تتماهى مع هذه المبادئ من خلال عملية تخطيط استراتيجية، وتحديد أولويات المناصرة ومواقعها، واتخاذ القرارات المتعلقة بما يجب القيام به، وكيفية التعامل مع هذه الخسارة، وتحديد الخطة الاستراتيجية والمشاريع، والتأكد من امتلاك الموارد وجمع المال، والتبرعات العينية، والتأكد من أن المؤسسة تحصل على ما تحتاج إليه للقيام بمهمتها، وأن إدارة الأموال سليمة.

إن من المهم أن يعمل مجلس الإدارة على ضمان فكرة القيادة بالمشاركة، والأداء المهني المتميز، والإدارة الفعالة أو الإدارة الرشيدة وتفعيل الدور التنموي لها وضمان كونها تطوعية، ولها نوايا حسنة، وضمان عدم التدخل في اختياراتها وتقييمها، والعمل على إبراز قيمة المشاركة والأنماط التفاعلية في الإدارة الرشيدة، وترويج أهدافها، وتوفير الأدوات والوسائل التي تحقق هذه الأهداف، وتوزيع الأدوار والمسئوليات بشكل يحقق مبادئ وقواعد المساءلة والمحاسبية، والمشاركة في التخطيط، وتفعيل مشاركة فريق العاملين والمتطوعين و المجتمع، وتعظيم الفاعلية وتوسيع قاعدة المشاركة ومراقبة احترام قواعد القانون، والنظام الأساسي، ومناصرة احترام وممارسة قيمة العمل الجماعي، وتشجيع المبادرات الخلاقة، وشحن الطاقات البشرية، وضمان الشفافية وحرية تدفق المعلومات وتفعيل الإدارة الفعالة، وتعبئة موارد المؤسسة البشرية والمادية، وضمان الرشد والجودة واحترام قواعد المحاسبية، والشفافية، وتأسيس اللجان وضمان أن إجراء عملية التخطيط بطريقة فعالة، ووضع معايير الإنجاز، وإشراك كل أعضاء المؤسسة اشتراكا فعليا ومتابعة مدى تطورها على طريق تنفيذ الأهداف والرسالة المتفق عليها.

ويعمل المجلس على المراجعة والتطوير لرسالة ورؤية وقيم ومهام وأهداف المؤسسة والتأكد هل الافتراضات التي بنيت عليها الخطة سليمة؟ وهل المناخ السياسي والاجتماعي والاقتصادي والثقافي يسمح بها؟ والإجابة عن أسئلة كيف يمكن توسيع قاعدة المستفيدين من برامج المؤسسة التي اشتملت عليها الخطة؟ وما الطاقة البشرية والمادية اللازمة للخطة مع ضمان المجلس تكامل أدوار ومسئوليات الموظفين، والإسهام في تدفق المعرفة والمعلومات، وتوفير المواد التي يحتاجها العمل، وحل الإشكاليات المالية والبشرية والمعرفية والتطوعية والتمويلية، وضمان توفر الحكم الصالح أو الإدارة الرشيدة والعمل الجماعي وتوفير الموارد اللازمة للمؤسسة وتبني رؤية شاملة، ومستقبلية.

ويعمل المجلس على إدارة الموارد بطريقة فعالة، وتحقيق الفعالية في إدارة موارد المؤسسة وضمان توافر الشفافية، وضمان فعالية الحكم الصالح، ومراجعة الموازنات السنوية والتصديق عليها، ومراجعة التقارير المالية وضمان الإدارة الكفؤة الفعالة للموارد، وعملية الرقابة على المصروفات، ورقابة أداء العاملين، ورقابة ومتابعة تنفيذ الخدمات والبرامج والخدمات والمشاريع والأنشطة التي تقدمها المؤسسة، والتأكد من أنها تتفق مع رسالة المؤسسة والغرض منها، وترتيب سلم الاحتياجات والأولويات وترسيخ مبدأ جودة الخدمة وتطوير سياسات المؤسسة وبرامجها وفقا للنتائج، وتحسين الصورة العامة للمؤسسة، وخلق صورة إيجابية للمؤسسة وترسيخ مبدأ الشفافية، والصدق والوضوح والإنجاز.

ويضمن المجلس التكامل بين النواحي القانونية والأخلاقية والالتزام بالمسئولية، واحترام القانون وضمان توفير الحكم الصالح، و مواثيق الشرف الأخلاقية، وتوفير المصداقية والمحاسبية والشفافية، والعمل ضمن المعايير القانونية والقيم الأخلاقية واحتكامها إلى إجراءات قانونية دقيقة ومحكمة للنظر، ومعالجة حالات الصراع المصالح أو تضاربها، والعمل على توافق وانسجام الوثائق الإدارية والقانونية والنظام الأساسي واللائحة التنفيذية وقواعد نظام العاملين، وتوفير المصداقية والشفافية وضمان تدفق المعلومات، والإذعان والاحترام للنظم الوظيفية الخاصة بالعاملين، وتوفير آليات تحقق مشاركة كل الأطراف، والتركيز على قيمة العمل الجماعي، والمشاركة و إرساء واعتماد آليات تسهم في تفعيل المؤسسة، وإرساء المسؤولية المجتمعية لها.

ويضمن المجلس توفير علاقات إيجابية داخل المؤسسة وبينها وبين المجتمع والفئات المستهدفة، والعمل على تهيئة المجتمع المستهدف لدعم نشاط المؤسسة، والتأكد من أن عملها فعالاً والمراجعة بانتظام لمشاريع المؤسسة ونشاطاتها، وتقييمها واتخاذ قرارات إنهاء المشاريع او تمديدها او هيكلتها، والعمل على زيارة المشاريع، ومقابلة الموظفين، وتقييم المدير التنفيذي، وتمديد عمله أو التخلص منه والعمل على تصميم المشاريع الأولى للمؤسسة والعمل على بدء تنفيذها، وحضور الاجتماعات مع أصحاب المصلحة لبناء العلاقات، وإنشاء البنية التحتية لإدارة المؤسسة، والمساعدة في تنفيذ مشاريعها.

ويضمن المجلس نمو المؤسسة وحمايتها من الانهيار أو مساعدتها عند المرور بأزمة أو تهديد وتحفيز أعضائها على العمل عند وجود فرص و ضمان قدرة المؤسسة على أداء مسؤولياتها ومراجعة المشاريع والمعطيات المالية للمؤسسة والتعامل مع التقارير، ومناقشة عروض التمويل و الموافقة على الأولويات والمشاريع الجديدة، أو الميزانيات، أو السياسات أو القرارات أو الإجراءات أو الاجتماعات أو المراجعات أو التحديثات أو العضويات أو التوصيات أو التوجيهات في المؤسسة وتشكيل معاييرها وإداراتها ومهامها وتاريخها ومشاريعها ومهارات عامليها ومعارفهم والدفاع عن مصالحهم ومصالح المؤسسة.

ومن المهم للمجلس العمل على خلق بيئة إيجابية ومتنوعة و مهارية ومعرفية هادفة وفعالة وديمقراطية وحقوقية وتعليمية وصحية وتواصلية واتصالية ومستدامة و علاقات عمل جيدة بين كل أعضاء المؤسسة، بالإضافة إلى العمل على كل أنشطة المؤسسة من قبيل الإدارة التنظيمية وإدارة المشاريع، وإعداد الميزانيات والإدارة المالية، والموارد البشرية، والتخطيط والتقييم، والتسويق والاتصالات، والمسائل القانونية وصناعة العلاقات مع المجتمع، وشبكات التواصل، وقطاع الأعمال والشركات، وقطاع المؤسسات غير الحكومية، وقطاع الحكومة، والجمعيات المهنية وتحديد الأعضاء الجدد، والموافقة على عملية تعيينهم للانضمام إلى مجلس الإدارة، والعمل بصورة تعاونية مع الجميع وتحديد الاتجاهات والأولويات، وبناء العلاقات، واستقدام الموارد للمؤسسة، وحماية المؤسسة من الأخطار بشكل عام.