يعتبر التوزيع أحد أهم الأنشطة التنفيذية التي تقوم بها أي منظمة ترغب بالتدخل في العمل الإنساني في المجتمعات المتضررة من الصراع فهو الجزئية التي تصل من خلالها المنظمة للمتضررين، وتتعامل معهم وجها لوجه، بعيدا عن أنشطة البحث، والدراسات، والبرمجة، والتخطيط، وتحديد الاحتياجات، وغيرها من الأنشطة، ويمكن أن يكون التوزيع أحد الأنشطة التي تتقاطع مع أنشطة التدخل الإنساني كـ:

1.             أنشطة الأمن الغذائي، وتوزيع الأغذية، والمأوى وتوزيع الخيام.

2.             توزيع المساعدات غير الغذائية من المواد الإيوائية.

3.             أنشطة النقد مقابل العمل، وتوزيع المبالغ النقدية.

4.             توزيع المواد التي قد تشكل البنية الأساسية لمشروع صغير لرجل أو امرأة يرغبون بالعمل في مشروع مستدام يجعلهم قادرين على مواجهة الحياة في مرحلة الصراع أو بعدها بقوة ونجاح.

5.             يتقاطع مع المساحات الصديقة للطفل، وتوزيع الأنشطة، والموارد، والأدوات على الأطفال بحيث يحصل كل الأطفال المشاركين على حقوقهم في التمتع بأنشطة هذه المساحة بعدالة.

6.             يتدخل في المواضيع المتعلقة بالصحة والتوزيع للحقائب الصحية، ومواد التنظيف، والمواد التي قد تحتاجها النساء أو الأطفال ولا يمكنهم الوصول إليها بسبب الصراع، ولكن يمكنهم الحصول عليها من المساعدات الإنسانية.

ويجب على كل منظمة إنسانية تعمل في أي مساق من مساقات التدخل الإنساني أن يكون لديها فهم لطبيعة أعمال التوزيع، وكيفية تنظيم توزيع إنساني عادل، وشامل، ومؤثر إيجابيا في المجتمعات المتضررة من الصراع، ويفترض بالتوزيع أن يقوم على مجموعة معايير ومنها:

1.             الخطط، والدراسات، والمعايير التي تضمن شموليته، وعدالته، وتأثيره الإيجابي من قبيل تحديد نظام التوزيع الأنسب.

2.             تحديد هل سيكون مباشر، أو من خلال مجموعات ولجان مجتمعية، أو الحكومة المحلية، أو القادة المحليين.

3.             تحديد تكراره، وعدد نقاطه ومواقعه.

4.             تطوير وتوثيق خطة التوزيع.

5.             العمل على جودة ومتانة وسلاسة سلسلة التوريد والجوانب اللوجستية.

6.             تصميم وتنفيذ استراتيجية استهداف مناسبة لتحديد المستفيدين المؤهلين.

7.             التأكد من أن التخطيط يعتمد على تحليل جنساني جيد لتجنب خلق مخاطر جديدة للنساء في المجتمع المحلي.

8.             وضع آليات الشكاوى، والتأكد أنها واضحة للمتلقين.

9.             وجود أنظمة مراقبة المخزون، وإجراءات محاسبة، ومعايير تخزين لجميع مواد الإغاثة.

10.           العمل بشفافية ابتداء من تسجيل للمستلمين، وإنشاء قائمة المستلمين الرئيسيين، وإصدار بطاقات أو قسائم التوزيع بحيث تكون منظمة ومرقمة، ويمكن الوصول لكل قسيمة بشكل سريع حتى لا يتم استهلاك الوقت في البحث عن كل بطاقة على حدة حرصا على وقت المستفيدين.

11.           مراعاة الظروف الجوية والمناخية والأمنية والتي تستوجب العمل بسرعة وجودة.

12.           ملبية لاحتياجات جميع أفراد الأسرة.

13.           الحرص على التوزيع المباشر لكل مستفيد بشكل شخصي.

14.           عدم الانجرار إلى التوزيع لعدد كبير من المساعدات لأسرة واحدة، أو توزيع عدد كبير من المساعدات لشخص واحد حتى ولو كان من القيادات المجتمعية كي لا يكون التوزيع بوابة للفساد في المساعدات الإنسانية أو بوابة لسوء استخدام السلطة سواء من قيادات المجتمع المحلي على المتضررين أو على مستوى السلطة داخل المنزل

15.           الحرص على عدم زيادة دور المساعدات الإنسانية وطرق التوزيع في نشوء أشكال من العنف ضد النساء أو الأطفال.

16.           توفير عدد كاف من نقاط التوزيع التي تضمن عدم تضرر المستفيدين من المرور بأماكن غير آمنة عن مجتمعاتهم أو بعيدة عنها وتكلفهم ما لا يطيقون من تكاليف نقل المواد والمساعدات الغذائية من نقطة التوزيع لمجتمعاتهم.

17.           توظيف العدد الكافي من العاملين في مجال التوزيع ليستطيع العمال الإنسانيين توزيع المواد والمساعدات بسهولة ويسر ودون تزاحم من قبل المستفيدين.

18.           تخصيص طوابير خاصة بالنساء، والاهتمام بالمعاقين وكبار السن والأطفال الذين يعولون الأسر ليحصلوا على المساعدات المقدمة لهم بشكل أسرع.

19.           العمل على تحديد قيادة الفريق الميداني لحل المشاكل الناتجة في وقت التوزيع، ومراقبتها كي لا تحتوي على إي إساءة للمستفيدين أو أي بوادر للعنف بينهم أو للعنف ضد النساء.

20.           الاهتمام بسلامة وكرامة المستفيدين في محيط نقطة أو نقاط التوزيع.

21.           العمل على أمان الفريق الميداني، ويمكن لقائد الفريق لضمان كل هذه الأدوار العمل عن قرب مع القيادات المحلية الذي يفترض بهم المشاركة في عملية التوزيع لقربهم من أفراد المجتمعات المحلية، وقدرتهم على التنظيم.

22.           العمل على مشاركة المجتمع المتضرر في الأفكار المخصصة للتوزيع، وكيف ينظرون لها؟، وما هي الممارسات الفضلى التي يقترحونها للقيام بتوزيع نموذجي للمساعدات.

23.           معرفة كيف يمكن إشراك النساء والأشخاص ذوي الإعاقة في التصميم والتنفيذ لعملية توزيع المساعدات.

24.           معرفة ما هي إمكانيات الوصول إلى الفئات المهمشة والأشخاص الذين لا يستطيعون الحضور إلى نقاط التوزيع.

25.           معرفة ما هي الحلول المقترحة من قبل المجتمع للوصول إليهم.

26.           العمل على تزويد المجتمع بمعلومات حول موعد إجراء التوزيعات، ومن هو المؤهل؟ وما يحق لهم الحصول عليه مسبقًا.

27.           ضمان نشر هذه المعلومات على نطاق واسع في جميع أنحاء المجتمع بحيث تصل للنساء والفئات الضعيفة.

28.           اتخاذ التدابير اللازمة لضمان أمنهم، ومعرفة المخاطر التي تتعرض لها النساء والمراهقين والفئات الضعيفة الأخرى عند التوزيع.

29.           التأكد من جودة السلع المقدمة من الموردين والتي تدخل ضمن حقيبة المساعدات الإنسانية الغذائية أو غير الغذائية، والتأكد من كونها سليمة ومغلفة بشكل جيد، وبعيدة عن تاريخ الانتهاء.

30.           التأكد من جميع التحضيرات المكتبية والميدانية لعملية التوزيع بما في ذلك الكشوف الخاصة بالمنظمة والشركاء والموردين.

31.           التأكد من وضع الملصقات الخاصة بالتوزيع سواء تلك التي تحدد أماكنه، وأماكن كل فئة من الفئات المستفيدة، أو المتعلقة بتقديم الاقتراحات والشكاوى، والملصقات الخاصة بأماكن الخدمات الإضافية التي قد تكون موجودة في نقطة التوزيع كنقطة وجود المياه النقية للشرب أو الحمامات الخاصة بالنساء أو الرجال.

32.           التأكد من أن نقطة التوزيع ذات حساسية للأشخاص ذوي الإعاقة، ولا يعتبر معوق لوصولهم والحصول على المساعدات الإنسانية.

33.           التأكد من تطبيق الإجراءات الاحترازية عن طريق منع التجمعات الكبيرة والتجمهر، وتنظيم العمل بحيث تحصل كل فئة من الفئات الإنسانية المتضررة على حقها في المساعدات الإنسانية من غير تماس حقيقي مع الآخرين؟

34.           ضمان التباعد الاجتماعي بينهم، وتطبيق الإجراءات الاحترازية لأي كارثة صحية قد تكون موجودة في المجتمع المتضرر أو البلد الذي يخوض الصراع بحسب النصائح أو التوصيات التي تقدمها السلطات الصحية في البلد أو العالم.

إن هناك أنواع من التوزيع للمساعدات ومنها التوزيع الشامل لتغطية جميع السكان المتضررين أو التوزيع المستهدف والذي يقوم بتغطية الأشخاص الأكثر تضرراً، ويتم التوزيع الشامل عندما يتأثر المجتمع بأكمله ويحتاجون لمساعدة فورية، ويتم التوزيع المستهدف لمساعدة عدد مختار من الأشخاص الأكثر تضررًا داخل المجتمع من خلال معايير محددة تُطبق للتمييز بين الأكثر تضررًا من السكان، ويتم اختيار معيار الاستهداف لتمييز المؤهلين لتلقي البضائع أو السلع الموزعة عن غيرهم من السكان، ويلعب حجم الكارثة التي تعرض لها المجتمع وتوفر التمويل تحديد حجم التدخل بما في ذلك استهداف اللاجئين أو النازحين داخليا، والمجتمعات والأسر المضيفة نفسها للنازحين أو اللاجئين والذي يمكن أن تكون معاييرهم الحياتية قد تدهورت بسبب قلة الموارد التي أصبحت متاحة لديهم نتيجة وجود النازحين أو اللاجئين في مجتمعاتهم.

ومن المهم العمل على البحث، ودراسة، ومعرفة معايير الضعف التي تصيب المجتمعات أو الأسر أو الأفراد، والعمل على أن تكون معايير الضعف هذه أحد معايير الاستهداف للمستفيدين من الاستجابة الإنسانية، والاهتمام بالنساء، والأطفال، والأشخاص ذوي الإعاقة، وكبار السن، والنازحين، واللاجئين، والأقليات الدينية والطائفية والعرقية، وغيرها من المجموعات التي قد يكون للصراع تأثير سلبي كبير على حياتها، وظروفها المعيشية، وهذا ما يعني معرفة كل فئة، ودرجة تأثرها من الصراع، والعمل أن لا يؤدي الاختيار لاستبعاد الفئات الضعيفة أو اللذين قد يستبعدهم المجتمع بسبب من أصولهم أو بسبب الوصم لوجودهم في طبقات اجتماعية متدنية أو إصابتهم بأمراض تجعلهم يقعون تحت طائلة الوصم الاجتماعي.

وهناك خطوات لا بد منها قبل البدء بالتوزيع، ولا نتحدث هنا عن التخطيط، والتصميم، بل عن العمل الميداني بعد المرور بكل تلك الأعمال التحضيرية وهي:

1.             تسجيل المستفيدين سواء تلك التي تعتمد على التوزيع الشامل أو التوزيع المستهدف أكثر الفئات تضررا من الصراع.

2.             تنفيذ عملية التسجيل في المجتمعات المتضررة عبر ممثلي المجتمع، والقيادات المجتمعية، والذين يكون لديهم معلومات عامة عن أكثر الفئات تضررا من الصراع في المجتمع الذي يقومون بقيادتها.

3.             انتخاب لجان مجتمعية تقوم بالاختيار الأولى للمستفيدين ورفع قوائم بأسمائهم.

4.             قيام أفراد المنظمة المؤهلون بالتحقق وتثبيت أو حذف أسماء من القوائم للوصول الى القائمة النهائية للمستفيدين من الاستجابة الإنسانية في المجتمع.

5.             أهمية ضمان العدالة في التوزيع ما بين المجتمعات المحلية المتضررة كي لا يكون هناك خطر في إمكانية الوصول الى المجتمعات المختارة بسبب عدم موافقة المجتمعات الأخرى على نتائج الاستهداف أو معاييره أو بسبب خروجها من الاستجابة الإنسانية التي تقوم بها المنظمة.

6.             تطبيق المعايير الإنسانية الدولية في الاستهداف.

7.             معرفة مدى حاجة كل مجتمع للتدخل في أزمته الإنسانية.

8.             والتعرف من جانب المنظمة على إمكانية الوصول إلى المجتمعات المتضررة عبر مجتمعات أخرى قد تكون على خط سير المساعدات بالإضافة للتدخلات الخاصة بالسلطات المحلية أو السلطات داخل المدن القريبة من المجتمعات المستهدفة أو السلطات الوطنية سواء كانت سلطات حكومية أو سلطات تابعة لجماعات مسلحة.

9.             مهارات المنظمة للتفاوض للوصول للمتضررين.

إن الاستهداف عملية معقدة للغاية يتم فيها عدد كبير من التدخلات من جانب السلطات الوطنية أو الإقليمية أو المحلية، والمستفيدين أنفسهم، ويفترض بالمنظمة الراغبة بالتدخل المرور من كل هذه العقبات للوصول إلى المرحلة التي يتم فيها تسجيل المستفيدين بشكل عادل ومرتب وأمن وسلس، وفي المرحلة الخاصة بالتسجيل هناك مجموعة من العقبات والمعايير والأنظمة التي يفترض أن المنظمة وأفرادها وإدارتها العمل على أساسها لضمان أن التسجيل للمستفيدين يستهدف المجموعات المتضررة بشكل كبير من الصراع وتحتاج بشكل أشد للمساعدات الإنسانية، وأن لا تقع في مرحلة التسجيل في أي ضرر للمجتمع وأفراده.

ومن أهم المعايير الإنسانية هي "لا ضرر ولا ضرار"، والعمل وأن تكون عملية التسجيل:

1.             شفافة لتحصل من خلالها على ثقة أفراد المجتمعات المتضررة، وقياداتها للخروج بقوائم تسجيل نهائية وقابلة للعمل في التوزيع.

2.             اعتبارها أحد الخطوات التأسيسية لتوزيع عادل وشفاف، وطريقة موثوقة لتحديد الأفراد المؤهلين لتلقي المساعدات.

3.             دورها في منع النزاعات بين المجتمعات.

4.             تحتوي على بيانات موثوقة تساعد في تخطيط متطلبات الموارد المتوقعة.

5.             وسيلة لتحديد التسجيلات المكررة في السكان المسجلين الحاليين.

6.             أداة رئيسية لتقديم معلومات للمانحين.

ومن الخطوات المهمة في التوزيع:

1.             الاهتمام بعملية التوريد للمساعدات الإنسانية، وتخزينها، وضمان أمنها، وعدم تعرضها للسرقة أو التلف.

2.             العمل على معايير وإجراءات محاسبة المخزون، ومراقبة التوزيع، وأمن المخزون، وأمن التوزيع، وأمن نقطة التوزيع.

3.             حساسيته للعنف القائم على النوع الاجتماعي، والفئات الضعيفة الأخرى في المجتمع.

4.             الحفاظ على الشفافية والعدالة، ومعرفة المستفيدين وتعزيز مشاركتهم في التوزيع، والتلقي بصدر رحب للاقتراحات والشكاوى.

5.             ضمان وجود عدد كاف من العاملين، وضمان الإخلاء عند حدوث مشاكل أمنية أو حربية بجوار نقطة التوزيع.

6.             التعامل بسرعة من أي حالات قد تفشل العملية.

7.             فرز المستفيدين بحسب جنسهم، وضعفهم الاجتماعي أو الجسدي أو العمري، والتعامل مع حالاتهم بسرعة ويسر مع أهمية إبلاغ المستفيدين بمواقع الصرف، وأوقاتها، وما هي أوقات الحضور المخصصة لهم.

8.             العمل على مشاركة القيادات المجتمعية على تنظيم المجتمع في كل المراحل المذكورة.

9.             التحقق من المستفيدين وقت التوزيع أو وقت التحقق من حاجتهم للمساعدة الإنسانية.

10.           الاهتمام بالأسر التي تعولها النساء أو الأطفال أو كبار السن.

11.           الحذر من الغش الذي يمكن أن يقع من خلال التسجيل المتعدد لنفس الأسرة في نفس نقطة التوزيع، أو في أكثر من نقطة أو تضخيم عدد أفراد الأسرة، وزيادة عدد الأطفال فيها بشكل غير حقيقي، وتسجيل العائلات الوهمية.

12.           الحذر من تقديم المساعدات لمن لا يستحقونها أو لمن يبيعونها بعد الحصول عليها.

13.           العمل على المراقبة الدورية للمستفيدين، وتحديث القوائم بشكل مستمر بسبب نزوح بعض الأسر المستفيدة أو زيادة الوفيات أو الولادات في الوقت المخصص لتقديم المساعدات الإنسانية.

14.           التأكد أن الكشوف الخاصة بهم تحتوي على معلومات حديثة وصحيحة.

15.           التأكد من اكتمال جميع أوراق التوزيع.

16.           التأكد من حضور الشخص المستفيد نفسه، وتوقيعه على الأوراق المخصصة.

17.           تحضير موقع التوزيع، واستبعاد جميع الأفراد غير المصرح لهم.

18.           أن يمتلك جميع موظفي التوزيع والمشرفين وسائل التعريف، مثل القبعات والقمصان والأوشحة أو الشارات المميزة.

19.           التأكد من توفر مياه الشرب، ومرافق الصرف الصحي، وصندوق الإسعافات الأولية المجهز، ووجود اللافتات التي توضح استحقاقات كل شخص تتضمن شرحًا موجزًا لمن يعتبر مستلمًا مؤهلاً للتأكد من أن الجميع على دراية استحقاقاتهم.

وهناك بعض المساعدات التي لا تتوجه الى المجتمعات المتضررة بالغذاء بل تتوجه لهم بالنقد من خلال برامج المساعدات النقدية الغير مشروطة والمساعدات النقدية المشروطة والتي نعني بها النقد مقابل العمل أو الغذاء مقابل العمل، وفي هذا الجانب المتعلق بالتوزيع النقدي هناك العديد من المعايير الخاصة بها، ومنها:

1.             القيمة المتعلقة بالأجر اليومي للعامل.

2.             ساعات العمل.

3.             تقييم سير العمل.

4.             ما هو الناتج من العمل والمشاركين فيه.

5.             كيفية ضمان حضور العمال وانتظامهم في العمل، واستحقاقهم للأجور الخاصة بهم.

ومع انتهاء عملية التوزيع بشكل جيد فهذا لا يعني انتهاء عمل المنظمة في المجتمع الذي تنشط فيه بل يكون هناك أيضا العديد من الأنشطة التابعة أو التي تسير جوار العملية التنفيذية مثل:

1.             نشاط المراقبة للتحقق من أن المستلمين المحددين يستوفون معايير الأهلية، وحصلوا على الكمية والنوعية المقصودة من المستحقات.

2.             تحديد ما إذا كان موظفو التوزيع يتبعون الإجراءات المنصوص عليها.

3.             تحديد مدى احتياج فريق العمل لأي تدريب.

4.             تحديد ما إذا كانت إجراءات الرقابة مناسبة في كل مرحلة من مراحل التوزيع لمنع الفساد والتملك غير المشروع.

5.             ضمان احتساب المخزون بالكامل في مواقع التوزيع، وتحديد الخسائر.

6.             اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب لمتابعة المطالبات ضد الأطراف المسئولة.

7.             تحديد التغييرات في الموقف التي قد تتطلب تعديل الأهداف أو الخطط أو الإجراءات، وتزويد إدارة البرنامج بالتوصيات.

8.             التأكد أن آلية الشكاوى المحددة تعمل بشكل فعال.

9.             تطبيق المعايير لمراقبة التوزيع لتصميم نظام المراقبة وتفعيله لمراقبة عملية التوزيع والتخزين.

10.           مراقبة ما بعد التوزيع ومراقبة الأداء والفعالية والأثر والعمل مع فريق العمل على إدارة التوزيع وتحديد المستفيدين وأعدادهم وأماكنهم واحتياجاتهم.

11.           التحقق الدوري من المستلم وهل تم التنسيق مع المجتمع المتلقي، بما في ذلك السلطات المحلية.

12.           التحقق حول كيف تم تجهيز موقع التوزيع والعمليات الخاصة بالترتيب المناسب للأمن ومكافحة الحشود والفرز للمستلمين عند دخولهم موقع التوزيع.

13.           التحقق خول كيف تمت عملية التوزيع والتعامل مع المقترحات والشكاوى.

14.           التحقق حول كيف تم العمل على تقرير التوزيع وإدارة المخازن والتعامل مع مواضيع استلام وتحميل وتفريغ ونقل وتوزيع المساعدات.

15.           التحقق حول كيف تم التعامل مع النساء وبقية الفئات الضعيفة في المجتمع.

16.           التحقق حول كيف تم التعامل مع المشكلات عند التحضير أو التنفيذ أو انتهاء عملية التوزيع.

17.           التحقق حول كيف تم العمل على منع الاستغلال الجنسي والعنف القائم على النوع الاجتماعي في التوزيع ودور الفريق الإنساني في التقليل منه وحماية النساء من أي نوع من العنف عليها عند تلقيها المساعدات الإنسانية ومشاركة النساء في كل هذه الأنشطة.

18.           التحقق حول كيف تم التعامل مع أي شكوى بهذا الصدد بجدية وسرعة وسرية.

إن نشاط التوزيع يحتاج الى تكاليف إضافية عندما لا تكون البنية التحتية التي تساعد في عملية التوزيع غير متوفرة أو عندما يكون لدى السلطات دوافع مالية أو سياسية منها أو قد تدفع إلى زيادة الاستياء من المنظمة التي تعمل في المجتمع المحلي أو الاستياء من القيادات المحلية أو حتى استياء القيادات المحلية من المنظمة وتحولهم لعقبة في أنشطة التوزيع.

ويمكن أن لا تكون النساء مشاركات في العملية الإنسانية مما يزيد من العنف الواقع عليهن نتيجة ذلك، وقد تساهم عملية التوزيع في إهانة المستفيدين والتقليل من كرامتهم، وكذا قد تكون المساحة الزمنية ما بين كل توزيع وأخر دور في تقليل التأثير الإيجابي لها في المجتمع المتضرر، ومن ناحية أخرى قد يكون التوزيع المكثف والزائد عن الحاجة دور في تخلص المجتمع المتضرر من الزائد عن حاجته عن طريق البيع مما يسهم في عملية الفساد في الاستجابة الإنسانية، ووصولا إلى وزن المساعدة الغذائية و قدرة المستفيد على حملها ونقلها من نقطة التوزيع إلى منزله.

وفي هذا المجال المتعلق بنقاط التوزيع فمن المهم أن لا تكون أعدادها أو توزيعها دور في إرهاق المستفيد، و أن تكون كافية وقريبة منه، ومن خطوط النقل المعبدة، وقادرة على استيعاب المجموعات الضعيفة وتعتبر أمنه لفريق لتوزيع والمستفيدين، وأن لا تكون بجانب مواقع عسكرية أو تجارية، وأن تكون محاطة بسور لأجل خصوصية المستفيدين وتحتوي على المرافق التي يحتاجها المستفيدون في نقطة الصرف، مع أهمية الاتفاق حول دور جميع الأطراف المشاركة في عملية الصرف في تنظيم وحماية نقطة التوزيع، والتزام ممثلي المجتمع بمنع استغلال المتلقين وإساءة معاملتهم وضمان سلامتهم، ويؤخذ في الاعتبار عند تصميم نقاط التوزيع بعض المعايير ومنها:

1.             مواضيع التوظيف، والأمن، وعدد الأشخاص المراد خدمتهم، والشفافية والمساءلة، وسرعة المعالجة.

2.             أن تكون آمنة ومفتوحة لضمان شفافية جميع المعاملات وظهورها وقابليتها للمراقبة من أفراد المجتمع.

3.             تضمن جودة الاتصال والتوعية التي أجريت مع المستفيدين.

4.             تساعد في تنظيم ومرونة التوزيع.

5.             تعمل على تجنب الاختناقات التي من شأنها إبطاء تدفق الأشخاص.

6.             يديرها موظفون أكفاء وكافيين.

7.             تنظم حضور وتدفق المستفيدين وإمكانية فحص أوراقهم بسرعة وجودة.

8.             أن تكون من المعروفة محليا، ولدى المجتمع القدرة على التعامل معها.

9.             في حالة كانت بعض المواد غريبة على المجتمع المحلي يجب أن يتم التعريف بها، وطريقة استعمالها، وفوائدها.

10.           التأكد من ألا تحتوي من أي عنصر من المواد التي قد تكون محظورة لدى المجتمع المحلي لسبب ديني أو ثقافي.

11.           أن تكون سليمة، وجيدة التغليف، وسهلة التوزيع، ومراعية للقدرات الخاصة بالفئات المستفيدة كالنساء.

12.           ضمان وصولها قبل مدة كافية من التوزيع.

13.           مراعية لظروف النقل من نقطة التوزيع لبيوت المستفيدين، ومقياس الحصة من كل سلعة وعدد المستفيدين المخطط استهدافهم.

14.           مراعية للفترة الزمنية ما بين توزيع وأخر.

15.           ضمان ألا تميز المعايير على أساس الجنس أو الإعاقة أو الخلفية الدينية أو العرقية، ولا تقوض كرامة الأفراد وأمنهم، أو تزيد من تعرضهم للاستغلال الجنسي أو غيره من أشكال الانتهاك.

16.           ضمان ألا يتم استبعاد المتلقين بأي حال من الأحوال من استلام المساعدات، وأن تكون طريقة التوزيع مستجيبة شفافة ومنصفة ومناسبة.

ومن الأدوات التي تساعد في تنظيم عملية الصرف هناك القسائم التي تحتوي على معلومات عن المستفيدين بحيث تصبح أشبه بتذكرة دخول نقطة الصرف، وتعمل على ترتيب تواجده في صفوف المستفيدين، وتجعل من الوصول إلى الأوراق التي يجب أن يوقع عليها سهلا وسريعا.

ويمكن للمنظمة أن تقوم عند الوصول إلى القوائم النهائية للمستفيدين بعمل بطاقة أو قسيمة تجعل من المستفيد عضوا في عملية توزيع المساعدات.

ويمتد عمر هذه البطاقة أو القسيمة بعدد التكرارات أو الشهور التي يحصل فيها المستفيد على المساعدة، ومن أهم المعايير التي تنظم شكل ونوع القسيمة:

1.             أن تكون مرقمة بشكل تسلسلي.

2.             تحتوي على بعض أشكال التعريف مثل صورة فوتوغرافية أو وصف مادي أو بصمات أصابع لتثبيط التزوير.

3.             أن تكون من ورق متين أو بلاستيك أو رقائق تعريف رقمية.

4.             تشير إلى حامل البطاقة، وفي حال الإمكان حجم الأسرة أو عدد الأفراد الذين يعتمدون على حامل البطاقة للحصول على حصتهم مع تقسيم أفراد الأسرة حسب الفئات العمرية.

5.             تحتوي على عنوان، كقرية، أو قطاع المخيم.

6.             فيها مساحات للإشارة إلى التوزيعات المستلمة.

7.             فيها معلومات حول كيفية تقديم الشكاوى.

8.             ناتجة عن بيانات دقيقة تم التأكد منها في بدايات المشروع.

وفي بعض الحالات الإنسانية المتضررة كثيرا أو في مراحل الصراع العنيفة والذي لا يمكن العمل على الخطوات التقليدية من جمع الأسماء، والتحقق منها، والعمل على إجراءات وخطط التوزيع غالبا ما تحتاج المنظمة إلى التوزيع المباشر دون المرور بالتسجيل وإنشاء نقاط للتوزيع وطباعة بطاقات التوزيع، وفي مثل هذه الحالات، يجب تحديد الوحدة المجتمعية الأكثر عملية لاستهدافها للتوزيع مثل الحي، وقطاع المخيم، والقرية، ومن ثم يُطلب من ممثلي المجتمع الموثوق بهم تجميع قائمة بالأسر، ومحاولة تحديد قادة المنظمات المحترمين الذين لديهم روابط قوية مع السكان المستهدفين، مثل المنظمات غير الحكومية أو العاملين الصحيين أو المجموعات المجتمعية أو لجان الأحياء، وتجنب الأفراد أو المنظمات المتنازعة مع السكان المستهدفين أو المرتبطة علنًا بأحزاب سياسية أو فصائل عسكرية، أو الذين يهتمون بمصالحهم فقط ويحاولون الاستفادة من عملية التوزيع.

بعدها يمكن العمل على وضع اتفاقية مكتوبة مع الممثلين تحدد إجراءات التوزيع المستخدمة، وآليات المراقبة والرصد، ومعايير الاختيار، والتزامات الإبلاغ، ومقياس الحصص التموينية التوزيعات المتكررة طول دورة التوزيع، وفي تاريخ التوزيع المحدد، يلتقي ممثلو المجتمع مع عدد كافٍ من أفراد المجتمع للمساعدة في تفريغ ونقل المخصصات والتوقيع على استلام المواد ليصبح الممثلون بعد ذلك مسئولين عن التوزيع على أفراد المجتمع، ويجب هنا إجراء مراقبة ما بعد التوزيع على مستوى الأسرة في أقرب وقت ممكن بعد تسليم المساعدات للتأكد من أن التوزيع على مستوى الأسرة قد اكتمل وأن مقياس الحصص التموينية قد تمت مراعاته.

وفي حالات نادرة أثناء الاستجابة لحالات الطوارئ، قد يكون من الضروري توزيع البضائع أو السلع مباشرة من المستودع إلى المستلمين، وفي مثل هذه الحالات يجب ضمان الأمن الكافي، والسيطرة على الحشود، والتأكد من وجود قائمة المستلمين المصرح لهم، والتي عادة ما يتم إعدادها من قبل مسؤول حكومي أو زعيم مجتمعي ويجب عليه التوقيع عليها، ومع الانتهاء من عملية التوزيع.

وبغض النظر عن أي نوع من أنواع التوزيع الذي تحدثنا به سابقا يجب أن يقوم مدير كل نقطة توزيع بإعداد تقرير يوثق تفاصيل مهمة من قبيل نقطة التوزيع، والعدد المخطط للمستلمين، والعدد الفعلي الذي حضر واستلم المساعدة، وكمية السلع أو النقود المتوفرة لتوزيعها وكم وزع منها بالفعل، ونسبة الفاقد في المخزون الخاص بالمساعدات العينية الغذائية أو غير الغذائية بسبب عدم صلاحيتها أو تلفها، وغالبا ما تقدم التقارير إلى مدير البرنامج والإدارة المحاسبية المتخصصة والذي يعملون على التأكد من سلامة الإجراءات الخاصة بالتوزيع، وعدم وجود فساد أو تحايل أو تواطؤ ما بين الموردين و القائمين بعملية النقل للمساعدات والعاملين في التوزيع، والتأكد من عدم وجود اختلاسات في عملية التوزيع، والعمل على وضع زيارات لمدير البرنامج وغيره من الإدارة العليا لعملية الصرف، ووجود مراقبين لعملية الصرف، وتتبع حالات عدم الامتثال لإجراءات التوزيع والإجراءات المتخذة لمعالجة المشكلة، وإيلاء اهتمام لنتائج وتوصيات كل مراقب لمواقع التوزيع، والخطوات التي اتخذها موظفو الموقع لمعالجة المشاكل، وتقييم أنظمة المراقبة على أساس منتظم للتأكد من أنها تلبي الأهداف، والتأكد من حفظ تقارير موقع التوزيع والتقارير من زيارات المراقبة في ملف وإتاحتها للنظراء والمانحين.