ينبغي أن تستند سياسات ومعايير الاستجابة الشاملة لحالات الطوارئ إلى فهم الاحتياجات والقدرات والمخاطر بجميع أبعادها المتعلقة بالضعف والقدرات وتعرض المستفيدين والأصول وخصائص المخاطر والبيئة ولتحقيق ذلك، يجب تعزيز جمع وتحليل ونشر البيانات المصنفة حسب الجنس والعمر و يعتبر التصنيف حسب الجنس والعمر و هو الحد الأدنى من المتطلبات لجمع البيانات وكذا حول العوائق الأخرى حيثما كان ذلك ممكنًا ومناسبًا ثقافيًا وتكييف الاستبيانات، ونماذج تقييم الاحتياجات، ومجموعة تحليل البيانات لتشمل تصنيف البيانات حول الجنس والعمر و التأكد من أن تدابير جمع البيانات شاملة، مثل ضمان التمثيل الواسع لمقدمي المعلومات الرئيسيين، ومناقشة مجموعة التركيز الشاملة وما إلى ذلك و بشكل مجمع لاحترام خصوصية البيانات وحماية البيانات الحساسة.

ويعد الوصول إلى المعلومات في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية قبل وأثناء وبعد حالة الطوارئ، حيث يمكن أن ينقذ الأرواح كما أنه أمر أساسي لتقديم المساعدة دون تمييز والتأكد من حصول المستفيدين على فرص متساوية في الوصول إليها وفيما يلي بعض النصائح حول تسهيل الوصول إلى المعلومات وإتاحتها للجميع عبر التشاور مع المستفيدين أو التواصل مع منظمات المستفيدين حول وسائل الاتصال المفضلة لديهم واختبار المعلومات مع النساء والرجال والأطفال لفهم العوائق التي تحول دون تلقي المعلومات ومعالجتها وفهمها من قبل المكفوفون، المستفيدين من أصحاب الإعاقات النفسية والاجتماعية، و الفكرية , وعلى فريق عمل الاستجابة القيام بتضمين المستفيدين الذين لا يستطيعون القراءة أو الكتابة واستخدم التعليقات لتحسين المواد الإعلامية والتواصل والتأكد من أن المواد الإعلامية يتم إعدادها في أشكال متعددة باستخدام تقنيات مختلفة، مثل الرسائل القصيرة والراديو والتلفزيون، والمعلومات المكتوبة واللوحات الإعلانية ومن خلال الاجتماعات أو المتطوعين الذين يقدمون المعلومات من منزل إلى منزل والتأكد من أن المواد الإعلامية الخاصة للعمل حساسة ثقافيًا وتستخدم لغة وأو صورًا تراعي النوع الاجتماعي.

ويمكن استخدام الموارد والتعديلات المختلفة لتسهيل الوصول إلى المواد في حالة استخدام المواد المطبوعة عبر استخدام ألوان متباينة قوية ; واستخدام خط بسيط وتقديم نسخة مع الرسومات واستخدم طباعة داكنة كبيرة أحرف بحجم على الأقل لمسافة عرض أمتار لمسافة أمتار والتأكد من توفير نسخ مطبوعة كبيرة من المواد المطبوعة , وفي حالة استخدام المواد الصوتية العمل على استخدام الإشارات الصوتية وحملات الشوارع والتوعية لتحقيق توزيع أكثر توازناً للإشارة وينبغي دمج المواد الصوتية مع المواد المطبوعة , وفي حالة استخدام المواد الإلكترونية العمل على استخدام ألوان متباينة قوية ; واستخدم خطًا كبيرًا الحد الأدنى، وتضمين خيار لتكبير النص وتصميم موقعًا إلكترونيًا يسهل الوصول إليه.

وتعتبر المواد سهلة القراءة طريقة جيدة لتقديم المعلومات والنصوص والمستندات التي يسهل فهمها للأشخاص الذين يعانون من صعوبات التعلم أو الإعاقات الذهنية ويجعل المعلومات في متناول الجميع، واتخاذ خياراتهم الخاصة. وبالنسبة لمواد الفيديو يجب التركيز على جعل الأفكار الصعبة سهلة الفهم وأن تكون الرسالة قصيرة وواضحة وعدم التكلم بسرعة كبيرة او ببطء وبالنسبة للمواد الصوتية يجب التأكد من أن المتحدث يتمتع بنطق جيد ونطق واضح وعلى فريق العمل الإنساني عند التعامل مع الناس عدم الكلمات الصعبة والتقنية والنسبة المئوية، والعمل على التحدث إلى الناس مباشرة ومحاولة مزج النص بالصور التي تساعد على فهم المحتوى.