1. ما هو الحدث الخاص ؟

الحدث الخاص هو برنامج يخدم أغراضًا متعددة لمؤسسة ما . ويمكن أن يساعد في رفع الوعي لقضية ما والعمل لجمع التبرعات لأجلها، ويسمح للجهة المانحة بالتعامل مع المستفيدين من المنح ، ورفع روح العطاء, وقد تم استخدام أحداث خاصة من قبل المنظمات لسنوات عديدة للمساعدة في رفع الوعي أو المال لقضية ما، وتم تشكيل هذه الأحداث على شكل حفلات مسائية لحفلات الشاي ، وحفلات الغداء والعشاء ، والتي تم توظيفها على نطاق واسع من قبل الأحزاب السياسية ، والنقابات ، وما إلى ذلك لجمع الدعم, وبالنسبة المنظمات الخيرية تم استخدام هذا النوع من الأحداث في وقت متأخر, وتطورت الأحداث الخاصة بجمع التمويل في العقدين الأخيرين وتشمل الآن معارض الفن ، والماراثون ، والرياضة المهنية ، وعروض الأفلام.

بالنسبة لك كشخص مهتم بصناعة حدث معين فيمكنك الإبتكار والإبداع في التخطيط لهو ولكن تذكر أن الحدث يجب أن يكون ممتعًا ومثيرًا للجمهور, ويساعدك في الوقت نفسه على تحقيق المخرجات المخطط لها من قبيل الدعم المالي.

2. كيفية تنظيم حدث خاص ؟

أولا : تخطيط الحدث:

 يمكن أن تتعقد عملية تنظيم حدث خاص بك أكثر من اللازم إذا لم يتم التخطيط للأمور بشكل جيد. ولكي ينجح الحدث ، يجب عليك الإهتمام بكل التفاصيل الدقيقة بغض النظر عن حجم الحدث الذي تخطط لتنظيمه فإن أهم عنصر لنجاحه هو التخطيط, وفي اللحظة التي تتصور فيها فكرة تنظيم الحدث ، يجب أن تجلس على الفور لتخطيط الخطة, و كنصيحة خذ يومياتك وسجل كل شيء تعتقد أنه سيكون مطلوبًا, وسيشمل ذلك إجابات لما، ولماذا، وماذا، ولمن, ومتى, و ابحث بدقة في النقاط, واكتشف ما إذا كان تنظيم الحدث الخاص هو أفضل حل ممكن لتحقيق الهدف المحدد, ولا تنسى مناقشة أعضاء فريقك المهمين حول الغرض من الحدث، والتواريخ ، والجمهور المستهدف، وأخذ ملاحظاتهم إذا كنت متأكدًا, والأن إبدأ في صياغة خطة التنفيذ والذي يجي تحتوي الخطة النموذجية على التفاصيل التالية:

1. هدف الحدث : لضمان النجاح وتوجيه فريقك، من المهم أن يكون لديك هدف محدد مسبقًا للحدث, و تأكد من أن الهدف يتماشى مع رسالة منظمتك ورؤيتك.
2.  نوع الحدث: ويجب أن يكون مكملاً للسبب الذي يتم تنظيم الحدث الخاص به. إن المحاذاة الدقيقة للهدف ونوع الحدث ستساعد في خلق تأثير أعمق بين المشاركين وترك انطباعًا دائمًا عن مؤسستك وحساسيتها للقضاي التي تعمل عليها.
3. التاريخ والمكان: اختر تاريخًا يمنحك الوقت الكافي لإجراء جميع الإستعدادات ويضمن أيضًا المشاركة القصوى في الحدث, وإحتفظ دائمًا ببعض التواريخ المؤقتة في خطتك وإنتهي من الموعد بمجرد حصولك على مكان مناسب لتنظيم الحدث .
4. الميزانية : يجب التخطيط لميزانية الحدث بعناية وتتضمن التكلفة التي سيتم تكبدها في الحدث وسيتم إستخدامها لتغطية تكلفة الحدثو ويجب تخصيص جميع الأعمال المالية لفريق التمويل، والذين يجب أن يحتفظوا بجميع سجلات التدقيق والمراجع المستقبلية .

ثانيا :الإستعداد للحدث:

1. تشكيل الفريق: يتم دعم الحدث الناجح من قبل فريق قادر ومنظم بشكل جيدو ويجب عليك تحديد الأعضاء الرئيسيين في المنظمة ومسؤولياتهم اعتمادا على نطاق الحدث.
2.  فريق الإدارة الأساسية: لاتخاذ قرار بشأن السبب والحدث والهدف منه . يتمثل دور الفريق في الحصول على نظرة عامة على الحدث وخلق التآزر والتنسيق, ويجب أن يحتوي الفريق أساسا على أعضاء كبار في المنظمة ، وإذا كان ذلك ممكنا ممثلين من فرق مختلفة ، فإن هذا سيساعد في خلق التآزر وحل النزاعات .
3. فريق تخطيط الأحداث: يمكن أن يكون الحدث معرض فني أو مسرحي أو رياضة معينة كالماراثون وبالتالي يجب أن يكون هناك فريق يتمتع بالخبرة في التعامل مع نوع الحدث.
4. فريق الدعوة: الغرض من هذا الفريق هو تحديد ودعوة وإستضافة الجمهور المخصص للحدث, و يجب أن يكون الفريق قادرًا على تحديد الجمهور الذي يساعد في تحقيق الهدف.
5. فريق التسويق: التسويق والعلامة التجارية أمر بالغ الأهمية لنجاح الحدث, ويجب أن تصل رسالتك إلى أكبر جمهور ممكن بأكثر الطرق فعالية وبالتالي يجب أن يكون اختيار الرسالة والوسائط المختارة لانتشارها هو المسئولية الأساسية لهذا الفريق.
6. الجمهور المستهدف: يجب اختيار الجمهور بعناية. يمكن للجمهور المناسب أن يساعد في نجاح أو فشل الحدث, و ينبغي أن يكون الجمهور مرتبطين بالقضية, ولا يُنصح بدعوة الأشخاص الغير مهتمين بالحدث أو قضيته الأساسية.
7.  الصورة الإيجابية للحدث: إن إنشاء صورة إيجابية للحدث في وسائط الإعلام من خلال التواصل التسويقي هو عنصراً حاسماً في إدارة الأحداث الناجحة, ويجب أن تكون الاتصالات واضحة, وقادرة على التواصل العاطفي مع الجمهور المستهدف وتحفيزهم على المشاركة بحماس في الحدث مع أهمية اختيار وسيلة الإنتشار المناسبة للحدث بعناية لتكون قادرة على الوصول إلى الجمهور
8. الحصول على الموافقات اللازمة من السلطات: إن اتخاذ جميع الأذونات اللازمة من السلطات الحكومية لتنظيم الحدث الخاص بك مهم كي لا يتوقف الحدث بشكل سيء.
9. المواد الترويجية: يجب طباعة جميع المواد الترويجية الخاصة بالحدث ومشاركتها مع الجمهور المشارك.
10.  الرعاية: يمكنك دائما الحصول على الرعاية في حال لا يتوفر لك سيولة مادية لتنظيم الحدث ويجب عليك العمل على التواصل مع الرعاة في وقت مبكر لتضمن النجاح في توفير تكاليف الحدث الخاص بك.

ثالثا: تنظيم الحدث:

1. كن نشيطًا ومتحمسًا: يجب أن يكون جميع أعضاء فريقك نشيطين في اليوم الخاص بالحدث, ومن المهم أن تكون الأنشطة خلال اليوم مسلية للمشاركين.
2. تحية المشاركين والترحيب بهم: تأكد من أن فريقك موجود في المكان قبل الوقت بوقت كافٍ, و يجب عليك أنت وأعضاء فريقك الترحيب بالضيوف وإظهار الكرم في ضيافتهم.
3. حدد المتحدث: من المهم بالنسبة لك أن تكون حاضراً ، وأن تختار بعناية من الذي سيكون مسؤولاً عن الترحيب بالمشاركين وتقديم عرضًا مختصرًا عن المنظمة والغرض من الحدث, و تأكد من أنك تختار شخصًا لديه مهارات تواصل رائعة فيمكن للشخص غير المناسب أن يقتل الحدث كما يمكن للشخص المناسب أن ينقل هدف الحدث بشكل فعال للمشاركين
4. المواد الترويجية: احتفظ بجميع المواد الترويجية المتاحة وضعها على الطاولة بحيث يمكنك عرض تقاريرك وكتبك للمشاركين لفهم مهمة منظمتك.
5.  التواصل مع الأشخاص: تأكد من أن جميع الضيوف يحظون بحضور جيد ولا يشعرون بأنهم مستبعدون, وتواصل مع الناس أثناء تناول المرطبات أو الغداء أو فترات الراحة الأخرى .

رابعا: بعد الحدث: بمجرد اكتمال الحدث بنجاح ، يجب الحفاظ على خط مفتوح للتواصل مع الجمهور, و يتم إنشاء نقطة الاتصال بهم, و يجب أن يبقى المشاركون على علم بالأثر الذي أحدثته مشاركتهم ومدى التقدم الذي تحقق في القضية التي شاركوا في دعمها, وإذا كانت الميزانية تسمح بهدايا تذكارية ، فيجب مشاركة المقتنيات التذكارية أو النشرات الإخبارية معهم فهذه الإيماءات الصغيرة تساعد على إنشاء مجموعة ملتزمة من المشاركين الذين لا يشاركون فقط بشكل متكرر بل أيضًا يجلبون المزيد من الأشخاص الذين يتعاطفون مع قضية منظمتك في المستقبل.