تفضل العديد من الوكالات المانحة من المتقدمين للحصول على منحة لديهم تقديم مذكرة مفهوم شاملة حول مشروعهم المقترح قبل تقديم إقتراح مشروع كامل, وفي بعض الحالات يمكن لهذه المخططات أن تكون مهمة للغاية للحصول على معلومات متعمقة حول المشروع, وفي بعض الحالات الأخرى يمكن أن تكون مجرد نظرة عامة على فكرة المشروع, ومعرفة مدى صلاحيته للتمويل قبل المرور للمرحلة التالية وطلب كتابة مقترح مشروع متكامل, ومع ذلك فمذكرة المفهوم هي خطوتك الأولية للحصول على التمويل, فما هي ملاحظات المفهوم بالضبط؟ وكم من الوقت يستغرقه إعدادها؟ وما الذى يجب ان تركز عليه عند كتابتها؟.

مذكرة المفهوم هي ملخص موجز للمشروع ويتضمن مقدمة وخلفية وأهداف ونتائج مقترحة وعرض عام للميزانية بكل مبسط, ولا ينبغي أن يكون أكثر من 2-3 صفحات ما لم يكن للوكالة المانحة التي تتقدم لها متطلبات محددة, وإذا كنت ترغب في توفير معلومات إضافية ، فيمكنك دائمًا إرفاق مستندات مثل الملف الشخصي لمؤسستك, ويمكن إنتاجها في غضون ساعات أو بضعة أيام, ولكن البحث أمر حاسم للغاية في كلتا الحالتين والمخططين ذوي الخبرة لتطوير ملاحظات واسعة وتنظيم اجتماعات مع أصحاب المصلحة في المشروع قبل البدء في كتابة مذكرة المفهوم, والتي تعتبر وثيقة مهمة لإجراء أول اتصال ناجحمع الوكالة المانحة ، وهي التخطيط الأساسي لمشروعك. والتصميم الأساس لتطوير وثيقة اقتراحك عند إستقبالك ردود فعل إيجابية من الوكالة المانحة, وإذا كانت لديك فكرة مشروع في ذهنك وأنت تعرف الجهة المانحة المناسبة للتقدم فتقدم الأن.

كنصيحة, يجب أن تبدأ بالبحث عن الوكالات المانحة التي يمكن أن تمول فكرتك, ومن الأسهل كتابة مذكرة المفهوم بعد تحديد المتبرعين لأن هناك اختلافات كبيرة في أنظمتهم لقبول أفكار المشاريع, وعلى سبيل المثال يقبل بعض المانحين مذكرات المفاهيم في صيغة معينة , بينما يطلب الآخرون مجرد سرد بسيط, وتختلف إهتمامات الجهات المانحة وقد لا تكون بالضرورة نفس ما تعتقده. لذا يجب أن تكون أوراقك مصاغة بطريقة تجذب انتباه المانح على أساس المصالح المتبادلة, ولكي يحدث هذا ، قد تحتاج البحث ومعرفة المزيد عن الوكالة المانحة, وبمجرد نجاحك في تحديدها,وفكرة مشروعك جاهزة ، يمكنك حينها البدء في العمل على مذكرة المفهوم الخاصة بك.

تذكر أن فكرة مشروعك الخام وغير مهيكل و لن يفهمها أحد ولن تتعامل معها أي وكالة مانحة ما لم تقم بتحسينها وإعطائها بنية مناسبة, و لمنحها بنية مناسبة ، تحتاج تحسينها قدر الإمكان, وعندما تبدأ بذلك فبادر بسؤال نفسك أسئلة حول الفكرة وكيفية صقلها وتوضيحها.

إذا كنت ترغب بالقضاء على الفقر الموجود داخل المجتمع, فيمكنك أن تسأل نفسك لماذا يوجد الكثير من الفقر؟ وهل الناس غير متعلمين, وقد تكون هناك مشاكل بطالة, ويمكنك أن تسأل نفسك لماذا هناك قضايا نقص التعليم والعمالة سائدة بين هؤلاء الناس, وسوف تجد أسبابًا مثل ضعف الوعي ونقص المرافق التعليمية وعدم وجود مصادر مستقرة لكسب الرزق, وفي عملية طرح الأسئلة ، يمكنك إجراء زيارات للمجتمع, وبدء مناقشتهم حول المشكلة, وبالطبع قد لا يكون المجتمع تحليليًا مثلك، وقد يلومون الحكومة, ولكن بعض الأفكار ستجدها مفيدة بالتأكيد, وستساعدك بعد ذلك للتفكير في الحلول, إذا لم تكن هناك مرافق تعليمية أو أي وسيلة للتوظيف, فيمكنك شرح مذكرتك المفاهيمية أنك ترغب في معالجة هذه المشكلات من خلال إطلاق تدخلات مثل فتح مدرسة أو مساعدة مدرسة محلية موجودة مع بنية تحتية جديدة أو معلمين جدد أو تقديم آلية جديدة لكسب العيش يمكن أن تعزز دخل الأسر المعيشية, وهكذا مع أي فكرة إقتصادية أو إجتماعية أو حقوقية أو غير ذلك من الأفكار التي تعمل عليها.

بمجرد أن يصبح الهيكل الأساسي لفكرة مذكرة المفهوم الخاص بك جاهزًا ، يمكنك البدء في طرح أسئلة أخرى مثل الوقت الذي سيستغرقه التعامل مع هذه المشكلة ، وما هو النطاق الجغرافي لمشروعك ، ومن الذي سيكون المستفيدون الفعليون, وماذا سيكون التغيير الناتج بعد قيامك بتنفيذ المشروع ، وما هو تفرد مشروعك؟ وغير ذلك من الأفكار التي تعطي مذكرتك قيمة إضافية لمن يقراءه من الوكالة المانحة, وفي التالي هيكل مذكرة المفهوم:

• العنوان.

من المفترض أن يكون لمذكرة المفاهيم عنوان للمشروع ومن قدمه ، وتاريخ تقديمه،ويجب أن يكون العنوان قصيرًا و يعكس الفكرة العامة للمشروع .

• مقدمة أو خلفية.

يمكنك في هذا الجزء تحديد المشكلة التي تحاول معالجتها, وشرح الأسباب الجذرية لهذه المشكلة, وشرح مهاراتك الخاصة التي يمكن إستخدامها للحد من المشكلة أو سياسة الحكومة الداعمة لفكرتك , وتذكر أن تعطي إشارات لروايتك حتى تتمكن من تقديم الحقائق التي تدعمها عبر مقالات أو دراسات متاحة يمكنك الإشارة لها, وإذا أوضحت أن هناك فقرًا واسع النطاق في المنطقة ، فأنت تحتاج لتوفير بعض البيانات والمراجع, ومن الجيد أن تحاول إعطاء الأرقام من حيث الرجال والنساء والأطفال الذين يتأثرون بالمشكلة .

• الأهداف.

اذكر الأهداف, وعادة ما يكون الهدف هو التأثير على المدى الطويل لـ "الحد من الفقر" أو "تحسين الظروف المعيشية للناس", ويجب أن تكون الأهداف محددة وإذا توفرت أرقامًا ستكون أكثر فائدة.

• النتائج المتوقعة:

إشرح نتيجة مشروعك, ويمكنك سرد النتائج التي سيحققها المشروع خلال فترة تفعيله, وعلى سبيل المثال ، زادت 100 أسرة من الدخل من الزراعة.

• التعاون:

يشرح هذا العنوان تفرد مشروعك وسيكون مفيدًا للغاية, وبما أن الجهات المانحة مهتمة بمعرفة القيمة الجديدة التي تضيفها لهذا المشروع ، والنهج الإبداعي الذي ستستخدمه لمعالجة المشكلة.

• ميزانية:

سيكون القسم الأخير من المذكؤة المفاهيمية هو الميزانية. على الرغم من أن التحليل التفصيلي غير مطلوب ، إلا أنك ستحتاج إلى تقديم إحساس معقول بمدى المال الذي تبحث عنه من الجهة المانحة لتنفيذ المشروع. يمكنك أيضًا تقديم تفصيل سريع للعناصر الرئيسية, وذكر أي مساهمة منك أو من أي وكالة أخرى.